Централизованное управление договорами

Заказчик:

inSales

Руководитель проекта со стороны заказчика

Али Ширалиев

Финансовый аналитик

Поставщик

Первый Бит, офис Белорусская

Год завершения проекта

2023

Сроки выполнения проекта

Октябрь, 2022 - Август, 2023

Масштаб проекта

20 автоматизированных рабочих мест

Цели

Организовать централизованное согласование договоров в единой системе.
Автоматизировать процессы бюджетирования и казначейства на основании договорных обязательств.
Обеспечить единое хранилище договоров с доступом к истории согласования.

Результаты

По итогам сдачи работ Заказчик получил инструмент централизованного управления договорами. Согласование документов проходит в электронном виде в единой системе. Реализованы различные алгоритмы согласования договоров, настроены визирование и механизм оповещений для каждого участника договорного процесса.

В результате проекта компания Заказчика:

Ведет автоматизированный учет оплат по данным договоров и системно контролирует лимиты.
Проводит сквозное планирование поступлений и расходов денежных средств.
Своевременно исполняет процессы согласования и ведет прозрачный учет договоров.

Уникальность проекта

Контроль качества ведения учета договоров реализовали за счет настройки оповещений на корпоративную почту участникам процессов согласования через созданные типы событий: «Назначение и выполнение задач», «Требования по визе», «Закрытие задач». У каждого события есть срок и сигнализирующие оповещения, что позволило обеспечить прозрачность учета договоров и своевременное исполнение процессов ответственными.

Пользователям были заданы роли, каждая из которых определяла доступные к просмотру типы и части данных и, соответственно, ограничения к редактированию и к просмотру. Для решения данной задачи был настроен механизм разграничения прав доступа пользователей на уровне записей (RLS).

Все работы выполнялись и сдавались удаленно с предоставлением записей демонстраций новых возможностей для дальнейшего использования в целях обучения сотрудников. Запуск новой системы производился переносом наработок из модельной базы в рабочую.

Данный подход к реализации работ позволил снизить время затраты Заказчика на избыточную вовлеченность в проект и по итогам завершения работ получить готовое решение с полным набором обучающих материалов, понятных действующим и доступных новым пользователям.

Использованное ПО

Бит.Финанс. Управленческий учет», 1С:Бухгалтерия 8 КОРП.

Сложность реализации

В рамках автоматизации учета договоров были настроены алгоритмы согласования проектов договоров, при которых у ряда пользователей требовалось настроить дополнительные права с возможностью автоматического заполнения управленческих аналитик и вывода индивидуальных форм для инициаторов процесса ведения проектов договоров.

Описание проекта

В качестве решения для обеспечения достижения поставленных целей было выбрано решение «Бит.Финанс. Управленческий учет», плавно интегрируемое к используемой основной системе регламентированного учета – 1С:Бухгалтерия 8. КОРП, что позволило обеспечить непрерывность бизнес-процессов Заказчика в рамках бухгалтерского и налогового учета.

Ключевые задачи проекта:

Реализовать различные алгоритмы согласования договоров, настроить визирование и механизм оповещений для каждого участника договорного процесса. Данный блок задач являлся высокоприоритетным.
Реализовать контроль данных по утвержденным лимитам бюджетного планирования по БДР и БДДС (справочник Бюджеты, Настройки форм ввода бюджета, Форма ввода бюджета), установить контрольные значения по заявкам (лимитам).
Консолидировать регламентированный учет из нескольких баз данных в единую.

Сам проект был реализован по типу «быстрый старт». Данный формат предполагает гибридный подход, основанный на консультационном внедрении с элементами технической поддержки при настройке системы ресурсами Заказчика с логической последовательностью выполнения работ по функциональным блокам и механизмам:

Нормативно Справочная Информация (НСИ)

Проанализировав полученные от Заказчика методологические материалы, а именно, финансовую и бюджетную структуру по ДДС; статьи БДДС (по форме БИТ), карты визирования заявок на расходование ДС, форм ввода бюджетов, реестры платежей и условия разграничения прав доступа к данным, команда исполнителя провела моделирование на типовом функционале Бит.Финанс и оказала консультации по общим настройкам решения, включая константы и настройки пользователей, по настройке НСИ (ЦФО, Статьи оборотов, Бюджеты, сценарии планирования, дополнительные аналитики по статьям) и дополнительных аналитик.

Бюджетное планирование

В результате консультаций по настройке бюджетов, форм ввода бюджета, вводу плановых данных с помощью формы ввода бюджетов команда Заказчика самостоятельно настроила процессы бюджетного планирования, а пользователи смогли применять полученный функционал сразу после получения консультаций по работе с документами "Установка контрольных значений", "Корректировка бюджета", "Корректировка контрольных значений", "Актуализация бюджета".

Казначейство

После настройки типовых механизмов подсистемы Казначейство и «рабочего места Казначея» силами исполнителя, функциональные заказчики системы получили консультации п работе с документами "Прогноз платежа", "Заявка на расходование ДС", "Планируемое поступление ДС", "Закрытие документов планирования", «Реестр платежей», а пользователи прошли обучение по работе с документом "Заявка на расходование ДС".

Сбор факта.

После настройки работы механизма по сбору факта команда исполнителя оказала консультации по настройке механизма трансляции и формализовала правила трансляции с плана счетов БУ на статьи ДДС в формате БИТ.

Визирование

После консультации по настройке механизма согласования было принято решение передать эту задачу команде исполнителя. В результате настройки "Рабочего места Визирования" пользователи прошли обучения по работе с функционалом визирования в соответствии фактическим правилам согласования.

География проекта

Проект был реализован в удаленном формате, приемо-сдаточные работы и консультации пользователей производились посредством онлайн видео конференций.