Цифровизация юридически значимого документооборота в фармацевтической компании

Заказчик:

BIOCAD

Руководитель проекта со стороны заказчика

Михаил Мартынов

Вице-президент по информационным технологиям

Год завершения проекта

2023

Сроки выполнения проекта

Сентябрь, 2021 - Сентябрь, 2023

Масштаб проекта

1100 автоматизированных рабочих мест

Цели

Создать единый подход к созданию, согласованию и хранению юридически значимых документов в цифровом формате всей фармацевтической компании, связать и гармонизировать процессы документооборота с проведением оплат контрагентам.

Главная стратегическая цель для BIOCAD заключается в цифровизации юридически значимого документооборота компании, уход от использования корпоративной почты, чатов и звонков в ведении и согласовании хозяйственной деятельности. Итоговое ИТ-решение должно реализовать автоматизированную интеграцию с корпоративной ERP-системой для прослеживаемой связи процессов договорной работы и процессов проведения оплат внешним контрагентам компании, обеспечить технический надзор, опираясь на устав, политики и регламенты компании. Итоговое решение должно стать единым источником правды и местом ведения согласований документов по таким областям, как: договоры, доверенности, контрагенты, корреспонденция и совет директоров.

Как побочный позитивный эффект внедрения:

стандартизация ИТ-решения, уход от legacy-системы и локальных реестров, концентрация всех документов компании на единой платформе;
формирование DataLake для последующей оптимизации процессов компании;
четкий контроль за распространением и доступом к информации как внутри компании, так и с внешними контрагентами;
высвобождение ресурсов в подразделениях для выполнения квалифицированной работы; создание единой точки входа и обеспечение работы в «системе одного окна».

Проект внедрения OpenText «Legal» является одним из стратегических инструментов для управления эффективностью и поддержки динамичного развития бизнеса в соответствии с обновленной стратегией компании до 2025 года.

Результаты

«Чистота» и прослеживаемость данных — благодаря проекту появилась автоматизированная связь между документами юридических и финансовых процессов, обеспечено соответствие данных в системе юридическим документам и фактам проведения заказов в ERP-системе.
Минимизация юридических рисков — технический контроль исполнения процесс позволяет снизить внешнее влияние на процессы согласования документов и исполнение решений.
Повышение эффективности — работа с шаблонными договорами снимает с инициаторов рутину проработки текстовой части договора. Шаблонные договоры также не проверяются юридическим департаментом — система гарантирует отсутствие вмешательств в шаблонную часть.
Запущен тренд на регламентацию сервисных бизнес-процессов компании.
Повышение юридической грамотности сотрудников компании.
Целостность данных — при разработке ПО был выработан единый для всех подразделений подход к внесению данных, что позволяет нашей компании соблюдать целостность данных по принципам ALCOA.

Уникальность проекта

Данный проект — масштабный кейс цифровизации процессов ведения юридически значимого документооборота в российской фармотрасли. OpenText «Legal» реализует функционал создания и согласования контрагентов, договоров, доверенностей и область для ведения корреспонденции — всё это в автоматизированной связке с ERP-системой компании с автоматической проверкой прав, ролей и полномочий участников процессов, и техническим контролем оплат по внешним контрагентам.

Система позволяет видеть все принятые решение, действия пользователей и минимизировать риски манипуляций данными при проведении согласований.

Проект решает задачи импортозамещения

Да

Использованное ПО

OpenText Extended ECM, расширения OpenText Exstream, Exstream Empower, Kinematic eLND, Stratesys eCTD, Stratesys eQMS, Kinematic eTMF, Kinematic Business Application Builder, OpenText Integration Center, One Identity Management, SAP S/4HANA, Salesforce, СПАРК, 1С.

Сложность реализации

Сложность реализации заключается в том, что подобных решений, которые бы полноценно легли на требования и процессы компании, не существует на рынке — многие аспекты требуют масштабной кастомизации и разработки логики создания единой платформы. Для нас было важно в функционале и интерфейсе новой системы отразить все необходимые нюансы, при этом не усложнив пользовательский опыт.

Проектирование и анализ требований потребовало особых усилий в преобразовании методологий и консолидации бизнес-процессов направлений компании. Дополнительной сложностью явилось требование соответствовать GxP-практикам, правки функционала невозможны при проведении валидации. Упражнение заняло до полугода, и OpenText «Legal» был успешно валидирован и допущен к запуску.

Особым вызовом стала задача миграции данных из старой системы — потребовалось 9 месяцев предварительной работы по очистке и дообогащению данных договоров и контрагентов, а также вовлечение сотрудников из 70+ команд в данный процесс. Сложность была в том, что legacy СЭД не отражала ясный статус активности объекта, не контролировала корректность ведения данных и процессов, а также не имела автоматизированной интеграции с ERP-системой, из-за чего возникло множество источников правды и отсутствовали ссылки между одинаковыми объектами в разных системах.

Описание проекта

Проект полностью реализован за 2 года;
Четыре масштабных блока: договоры, контрагенты, доверенности и корреспонденция;
Уникальное кастомизированное решение на базе OpenText xECM, разработанное под специфику и внутренние процессы BIOCAD;
Охват всех 3500 сотрудников компании, 600+ из которых активно ведут почти весь документооборот компании;
Сервис и разработка предоставляются департаментом информационных систем BIOCAD по всем L1-L3 обращениям;
Полная замена legacy-системы электронного документооборота по функционалу;
Соблюдение требований GxP и Data Integrity (целостность данных) по принципам ALCOA;
На старте системы мигрированы, «очищены» активные документы: 10300 договоров, 860 доверенностей, 3080 контрагентов; Обеспечена «чистота» данных и соблюдение структуры документов;
70+ департаментов и отделов приняли участие в проекте;
Единый подход к внесению, хранению и аналитике данных в цифровом формате;
40+ шаблонов договоров и в разы больше вариаций для ускорения создания и согласования документов;
Автоматизация процессов в связке с ERP-системой компании и One Identity Management с проверкой прав, ролей и полномочий участников процессов, и техническим контролем оплат по внешним контрагентам.

Функционал системы:

Внедрены блоки: Контрагенты, Договоры, Доверенности, Корреспонденция;
Автоматизированный контроль сроков действия договоров, связанных документов по датам и условиям (срочный, бессрочный, автопролонгация). Создание заказов в ERP-системе автоматически блокируется при блокировке контракта или связанного контрагента;
Контроль согласованных лимитов взаимодействия и передача информации в ERP-систему;
40+ шаблонов договоров, которые динамически подстраиваются под условия контракта, что позволяет исключить взаимодействие и даже согласования юридическим департаментом;
Конструктор договоров на базе приложения «Exstream Empower»: автоматическое заполнение шаблонов данными, контроль изменений, удобство внесения данных. Редактирования в рамках «одного окна» без дополнительных текстовых редакторов;
Почтовые уведомления согласующих о назначенной задаче, инициаторов о статусе согласования и предстоящем истечении срока действия документа.
Централизованное управление доступами через согласования в One Identity Management и гранулярные роли для обеспечения информационной безопасности и режима коммерческой тайны;
Поиск объектов по ключевым словам, наименованиям и атрибутам;
Инструментарий оперативного и централизованно создания, изменения шаблонов договоров юридическим департаментом для минимизации юридических рисков;
Автоматизированное определение договоров, требующих рассмотрения и согласования Советом Директоров согласно уставу компании;
Интеграция с корпоративными ИТ-системами BIOCAD: ERP и CRM для аналитики данных, синхронизации состояния объектов между всеми системами из единого источника правды;
Обеспечение прослеживаемости принятых решений и внесённых изменений в юридические документы;
Аудит лог в веб-приложении всех событий системы.

География проекта

Проект распространяется на все производственные площадки компании BIOCAD в Российской Федерации и на сотрудников, работающих в удалённом формате.