Повышение эффективности автоматизированной системы корпоративного документооборота
- Заказчик:
- ООО СК «Мосты и тоннели»
- Руководитель проекта со стороны заказчика
-
- Поставщик
- АКСИОМА-СОФТ
- Год завершения проекта
- 2023
- Сроки выполнения проекта
- Январь, 2022 - Октябрь, 2023
- Масштаб проекта
- 151 автоматизированное рабочее место
- Цели
- Проект построения современной, удобной, эффективной корпоративной системы электронного документооборота на базе программного продукта "1С:Документооборот" инициирован с целью формализовать и сократить время на обработку внутренних документов.
- Результаты
Результаты реализации данного проекта позволили решить все поставленные задачи:
- формализованы процессы работы с документами,
- сокращено время обработки документов,
- снижено количество сбоев при работе с документами,
- реализован контроль над исполнением процесса обработки документов,
- разграничены права доступа к данным.
Уникальность проекта
Уникальность данного внедрения заключается в том, что проект был разработан, с учетом достаточно сложной специфики бизнес-процессов компании. Команда проекта тщательно изучила каждый этап рабочего процесса, определила потребности в документообороте и разработала систему, которая наилучшим образом интегрируется в существующие операции компании.
Консультирование сотрудников не ограничивается просто знакомством с новой системой, но и включает в себя консультации и советы по эффективному использованию электронного документооборота в рамках их повседневных обязанностей.
- Использованное ПО
- 1С:Документооборот
- Сложность реализации
- В процессе реализации проекта столкнулись с тем что не вся требуемая информация в части исполнения процессов была предоставлена в рамках интервьюирования. Это было вызвано тем, что до начала проекта процесс работы с документами не был формализирован. Таким образом в рамках опытной эксплуатации были получены запросы на изменение настроек процессов и пересмотр прав доступа, не отраженные в проектном задании. Благодаря совместной работе всех участников проекта, как со стороны заказчика, так и со стороны исполнителя, все дополнительные замечания и предложения были учтены и реализованы в информационной системе до начала промышленной эксплуатации.
- Описание проекта
Реализация проекта, начиная с самого первого этапа, осуществлялась с соблюдением технологии проектного внедрения.
Первым шагом явился анализ текущих бизнес-процессов компании, по результатам которого были определены и сформулированы реальные потребности в электронном документообороте.
На основе предпроектного обследования было подготовлено техническое задание с функциональными требованиями к системе электронного документооборота (ЭДО).
На следующем этапе была установлена тестовая база в которой было проведено моделирование процессов и демонстрация работы проектируемой системы функциональным заказчикам.
Обязательным этапом является обучение сотрудников компании для освоения основных навыков работы и изучения функциональных возможностей новой системы.
После этого была проведена тестовая эксплуатация разрабатываемой системы для выявления и устранения возможных проблем в настройках системы.
По итогам тестовой эксплуатации была осуществлена доработка и донастройка информационной системы. Когда система ЭДО была готова, произошел ее запуск в реальных условиях работы.
В рамках технической поддержки системы осуществлялись консультации пользователей и регулярные обновления, что позволило создать условия для бесперебойной и качественной работы ЭДО.
Постоянный мониторинг производительности и оптимизация бизнес-процессов помогли обеспечить эффективное использование системы ЭДО в повседневных операциях компании.
- География проекта
- Центральный Федеральный Округ
