Централизованное управление закупками холдинга в единой ИС

Организовать управление закупками холдинга в централизованной информационной системе (ЦИС):

1. Обеспечивать автоматизированное управление, проведение и контроль реализации бизнес-процессов по контурам: закупки, казначейство и бюджетирование.
2. Настроить алгоритмы согласования заявок на закупку.
3. Реализовать проверочные отчеты по блоку закупок.

В результате проекта внедрения БИТ.Финанс Холдинг и настройки интеграции с системой регламентированного учета «1С:Бухгалтерия», компания «Велтэк» использует централизованную управленческую систему для ведения финансового учета по всему холдингу.

На сегодняшний момент автоматизирован блок закупок в системе БИТ.Финанс. Холдинг. Смотрите уникальное руководство по работе с данным блоком в прилагаемых материалах к описанию данного проекта.

Сотрудничество с командой Первого Бита (офис Белорусская) позволило нам в короткие сроки добиться ряда результатов. Контроль процессов закупок реализуется в централизованной единой управленческой системе по всему холдингу. Согласование заявок происходит без входа в учетную систему, а напрямую из приложения, что оказалось невероятно удобным решением для руководящего состава и позволило ускорить процесс в 2 раза. Мы не останавливаемся на достигнутых результатах и планируем с тем же составом команды Первого Бита реализовать адаптацию блоков казначейства и бюджетирования в соответствии текущим потребностям нашей компании.

Мы сотрудничаем с данным заказчиком с 2014 года, вместе развиваемся, растем, предупреждаем риски и решаем трудности. В результате упорного труда в рамках развития обеих сторон и многолетнего сотрудничества, сложности от корня «ложь» не имеют места быть при подходе прозрачного взаимодействия сторон.

До внедрения продукта БИТ.Финанс процесс закупок в компании Заказчика не контролировался, что приводило к неуправляемым расходам ввиду большого количества безакцептных заявок.

С 2014 года компания использовала продукт БИТ.Финанс. МСФО, как автоматизированное решение для формирования отчетности по международным стандартам.

Для организации централизованного управления закупками холдинга в единой системе заказчик перешел на соответствующую новым функциональным требованиям версию БИТ.Финанс Холдинг.

Проект был реализован по классической модели Каскад, ориентированной на достижение плановых результатов на каждом этапе.

В ходе реализации экспресс-обследования достигнуты результаты:

1. Получены данные для моделирования примеров на основании ряда интервью.
2. Ключевые пользователи смогли сформировать уточненные требования, изучив типовой функционал системы в рамках индивидуального обучения.
3. В рамках создания контрольных примеров в систему заведена НСИ, необходимая для проведения моделирования.
4. На основании анализа соответствия возможности системы требованиям функциональных заказчиков (ключевых пользователей) сформирован реестр функциональных разрывов, согласован перечень критических доработок.
5. Сформирована дорожная карта и бюджет проекта.

Этап моделирования проходил в параллели с опытно-промышленной эксплуатацией с целью предотвращения временного разрыва между доработками в тестовой среде и их переносом в рабочую базу. Как правило, в этом промежутке времени в основной системе возникают изменения ввиду плановых обновлений или внеочередных доработок со стороны Заказчика, которые не предусматриваются на этапах обследование и моделирование.

Таким образом, команде Исполнителя совместно с активной группой ключевых пользователей Заказчика удалось запустить систему в промышленную эксплуатация сразу после проведения следующих работ:

• Перенос НСИ – заведены справочники: Статьи оборотов, ЦФО. Выполнены первоначальные настройки программы (Настройки БИТ, Константы БИТ).
• Перенос алгоритмов согласования - заведен справочник Алгоритмы согласования, алгоритмы визирования.
• Настройка регистра права установки виз.
• Настройка прав пользователей на объекты БФ + RLS по статьям оборотов и ЦФО.
• Настройка алгоритма согласования для дополнительных условий по договорам.
• Настройка 5 пользовательских вариантов отчетов типовыми средствами.

Работы проводились удалённо на территории Исполнителя. Интервьюирование, приемо-сдаточные работы проводились с ключевыми пользователями Заказчика по средствам видеоконференции с помощью Skype, Zoom.