Комплексная система автоматизации процессов рекрутинга с использованием речевых ассистентов с функцией RPA

Сеть Fix Price на конец июня 2023 года насчитывала в России и странах ближнего зарубежья более 6 тыс. магазинов и 12 распределительных центров. Ежегодно открывается в среднем по 750 точек. Компания постоянно нуждается в новых сотрудниках для открываемых магазинов и складов, а также в рекрутерах, чтобы обеспечивать непрерывно растущую потребность в персонале.

За последние пять лет пришлось удвоить количество рекрутеров — до 70 человек.

Чтобы снизить интенсивность расширения штата рекрутеров компания стала искать способы как максимально автоматизировать процесс рекрутинга и повысить его эффективность.

Цели проекта:

Проект был реализован в сжатые сроки. Через 3 месяца решение было проинтегрировано с уже работающими сервисами компании и запущено в работу в декабре 2022 года, продолжает непрерывно развиваться.

Было разработано комплексное решение - роботизированный сервис по подбору линейного персонала, который позволил автоматизировать весь процесс найма.

Роботизированный сервис представляет собой виртуальных-рекрутеров, которые ведут поиск и привлечение персонала ровно также, как это делает обычный сотрудник службы персонала, только все процессы полностью автоматизированы, настроены обмены для обеспечения бесшовности передачи информации по всему бизнес-процессу.

За период с декабря по октябрь сервис обработал почти 900 тыс. резюме, совершил более 900 тыс. звонков и отправил более 60 тыс. СМС с предложением о работе. В среднем виртуальный рекрутер записывал на собеседование 688 человек в месяц.

Сервис ведет поиск соискателей в круглосуточном режиме, при необходимости, обрабатывает более 1 тыс. резюме в сутки. Решение позволяет гибко увеличивать поток кандидатов при запуске новых магазинов без расширения штата рекрутеров, а после закрытия вакансий снижать скорость поиска.

Благодаря большому перебору и быстрому скорингу резюме стало возможным мгновенно делать предложение интересным кандидатам, в условиях дефицита соискателей работать на опережение и повышать шанс привлечения сотрудника.

Автоматизация позволила компании увеличить входящую воронку и количество направляемых на собеседование кандидатов, что показывает правильность выбранного пути. В перспективе планируется довести долю приглашенных на собеседование кандидатов роботизированным способом до 25%.

Проект уже принес ощутимую пользу компании, введется непрерывная работа над расширением круга задач автоматизации.

Следующие этапы развития проекта:

• Создание ассистентов-рекрутеров для поиска и набора высококвалифицированного персонала для офисов.
• Улучшение качества ведения диалогов, адаптация под ведение коммуникаций с более квалифицированным персоналом.

Омниканальная платформа Vocamate AI для роботизации коммуникаций и автоматизации бизнес-процессов. Платформа работает на базе отечественного и свободно распространяемого программного обеспечения: СУБД PostgreSQL, ОС Astra Linux.

Технологический стек: Язык разработки решения C#, Machine Learning Python, ASR и TTS Yandex SpeechKit.

В ходе проекта были с успехом решен ряд важных и масштабных задач.

Интеграции. Обмены выполнены посредством REST API, проведены интеграции решения Vocamate AI с телефонией, HR-системой и порталами работных сайтов. Решение было бесшовно интегрировано с внутренними ИС без изменения ИТ-инфраструктуры и прерывания работы сервисов.

Безопасность работы с персональными данными. Важной задачей было соблюсти все требования к безопасности работы с персональными данными. Взаимодействие Vocamate AI с ИС заказчика осуществляется по защищенным и сертифицированным протоколам связи. Несмотря на то, что обработка данных производится в облаке, персональные данные сохраняются в HR-системе заказчика.

Максимальная омниканальность. Реализованное решение представляет собой сложный омниканальный сервис, объединяющий в себе разные каналы коммуникаций и информационные системы. Необходимо было запоминать контекст взаимодействия в одном канале и продолжать работать с кандидатом в других каналах с учетом предыдущей истории взаимодействия.

При выборе подрядчика Fix Price проанализировал около 10 отечественных продуктов. Оптимальным решением стала омниканальная платформа Vocamate AI, которая позволяла комплексно решить задачу: создать интеллектуальных ассистентов и автоматизировать все бизнес-процессы, связанные с наймом персонала.

Ключевым критерием выбора платформы стала широкая функциональность и гибкость, а также простота и удобство создания роботов и внесения изменений в их задачи.

В проекте важно было подобрать наиболее оптимальные технические решения и инструменты для решения разнообразных задач и объединить их в единую, отлаженную систему.

Важным моментом является использование машинного обучения, а именно глубоких нейросетей, позволивших создавать интеллектуальных речевых роботов, которые понимают неожиданные ответы, улавливают контекст, могут действовать не по стандартному линейному скрипту.

На платформе была настроена автоматизация бизнес-процессов для решения роботами более широкого круга задач.

Кроме того, это low-code-платформа, что позволило заказчику самостоятельно вносить корректировки при запуске новых сервисов или изменении потребностей, планомерно вести работу по улучшению процесса коммуникаций роботов с кандидатами.

Система продолжает развиваться: добавляются новые каналы и схемы взаимодействия с соискателями, разрабатываются новые методы повышения конверсии.

Как выглядит процесс:

Робот сканирует выложенные в открытом доступе резюме потенциальных кандидатов на соответствие открытым в компании вакансиям (продавцов, администраторов, мерчандайзеров, работников склада и комплектовщиков), формирует рейтинг соискателей в зависимости от релевантности их опыта и профессиональных навыков, а затем самостоятельно звонит выбранным кандидатам.

Звонки совершаются параллельно в несколько потоков, благодаря чему за небольшой срок удается охватить максимальное количество потенциальных соискателей. С теми, кому неудобно разговаривать по телефону, робот-рекрутер связывается в мессенджере. Задача робота на этом этапе – выяснить, готов ли претендент рассмотреть предложение о работе, порекомендовать наиболее близкие к его району проживания вакансии, узнать, интересны ли ему условия и договориться о собеседовании, предоставив максимум полезной информации об организации и предлагаемой работе.

Виртуальный ассистент назначает встречу на удобное соискателю время, после чего кандидату приходит приглашение со всеми подробностями вакансии, а рекрутер видит отчет о контакте в базе данных.

Накануне собеседования робот-рекрутер звонит кандидату и напоминает о собеседовании для получения подтверждения, при необходимости переносит или отменяет встречу.

Роботы оставляют отметки о своей работы с каждым кандидатом в картотеке HR-системы. У человека всегда есть возможность проверить корректность работы виртуальных рекрутеров, вносить корректировки и вести работу параллельно с ними.

В данный момент решение используется для поиска и подбора персонала для магазинов, расположенных в 80 регионах России. География сети магазинов продолжает расширяться!

В дальнейшем планируется масштабировать проект на франчайзинговую сеть в странах ближнего зарубежья (Беларуси, Грузии, Казахстане, Киргизии, Латвии, Узбекистане, Монголии и Армении) с учетом их языковой и культурной специфики.