Как удалось на 30% сократить трудозатраты на координацию перемещений более 1700 сотрудников Матч ТВ

Заказчик:

ООО «Национальный спортивный телеканал»

Руководитель проекта со стороны заказчика

Александра Гудаль

Руководитель группы координаторов

Поставщик

GROTEM

Год завершения проекта

2023

Сроки выполнения проекта

Январь, 2022 - Май, 2023

Масштаб проекта

1750 автоматизированных рабочих мест

Цели

Основная цель проекта – создание единой автоматизированной системы подачи, управления и обработки заявок на обеспечение сотрудников корпоративным транспортом, и, как следствие, сокращение трудозатрат группы координации транспорта, оптимизации процессов и снижению затрат на перевозки.

Задачи проекта:

Уход от разрозненных источников формирования заявок и создание единого окна на обеспечение корпоративным транспортом с соблюдением всех регламентов компании заказчика.
Создание единого полноценного автоматизированного рабочего места координатора-логиста для работы с заявками на обеспечение транспортом.
Реализация инструмента для отслеживания статуса заявки на обеспечение корпоративным транспортом «в режиме реального времени».
Разработка модуля планирования маршрутов с использованием внешнего сервиса Яндекс.Карты для возможности оптимального формирования маршрутов с учетом дорожной ситуации в режиме реального времени.
Создание гибкого механизма формирования маршрутов, внесения изменений в уже созданные маршруты и расформирования запланированных маршрутов, с возможностью внесения изменений в заявку в любой время.

Результаты

Перевод процессов из ручных в цифровые путём создания АРМ координаторов-логистов и приложения для подачи заявок на использование корпоративного транспорта с интуитивно понятным для пользователей интерфейсом.
После внедрения системы трудозатраты на обработку заявок и планирование маршрутов снизились на 30%.
Разработали стабильную отказоустойчивую систему, которая без потери быстродействия позволяет постоянно расширять количество новых пользователей (на текущий момент 1750 пользователей, продолжается увеличение за счет подключения региональных подразделений телеканала).
Обеспечили высокое качество выпуска новых релизов продукта и низкую стоимость поддержки за счет проведения регрессионного тестирования.

В настоящее время продолжается активное развитие и доработка системы. В ближайших планах реализация следующего функционала:

Мобильное приложение для автоматизации работы водителей. Функционал необходим для повышения удобства работы с маршрутами, изменениями в активных маршрутах, навигационными системами и информированием пассажиров.
Автоматическое построение маршрутов. Функционал необходим для повышения качества оптимизации сформированных маршрутов и еще большего сокращения трудозатрат координаторов-логистов. Автоматическое построение маршрутов планируется к реализации с помощью интеграции с внешним сервисом «Яндекс.Маршрутизация».
Разработка новых типов заявок на обеспечение корпоративным транспортом для покрытия всех бизнес-процессов заказчика (организация перемещений гостей и необходимых рабочих поездок, выходящих за рамки регламента телеканала).

Уникальность проекта

МАТЧ ТВ – Национальный спортивный телеканал с самым масштабным освещением спортивных событий в нашей стране и за её пределами. Ежедневный процесс создания телевизионного сигнала для вещания телеканала требует вовлечения огромного количества сотрудников и постоянные перемещения между локациями, спортивными объектами, городами и странами, не считая ежедневных перемещений на работу и с работы в ночные и утренние часы. Причем речь идёт как о простых маршрутах, когда творческий и технический персонал и другие работники телеканала перемещаются, например, по городу в рамках освещения события, так и о регулярных выездах больших съемочных групп для работы над проектами в городах на всей территории РФ.

За все эти перемещения в МАТЧ ТВ отвечает группа координаторов-логистов отдела транспортного обеспечения. До внедрения единого цифрового сервиса специалистам группы координаторов-логистов приходилось в ручном срочном режиме обрабатывать заявки и организовывать перевозки сотен сотрудников, обеспечивать съёмочные группы транспортом необходимой вместимости, формировать маршруты с учетом временных и региональных особенностей. И при этом стараться оптимизировать логистику, а соответственно и расходы на услуги доставки, поскольку перевозка сотрудников осуществляется как с помощью арендованного транспортного парка, так и с привлечение коммерческих сервисов, таких как Яндекс.Такси. Заявки в группу координации поступали из различных источников (телефон, e-mail,1С, мессенджер), что добавляло рутинного труда в процесс организации перевозок.

Разработанное в рамках проекта уникальное цифровое решение позволило перевести все процессы в единый сервис, сократить трудозатраты группы координации на 30% и силами всего 1-го координатора-логиста в спокойном рабочем режиме управлять ежедневными перемещениями сотрудников телеканала с максимальной оптимизацией маршрутов.

Система разрабатывалось «с нуля», поскольку на рынке нет аналога в виде готового решения, которое полностью покрывало бы все особенности бизнес-процессов заказчика в части обеспечения сотрудников корпоративным транспортом любого формата от легкового автомобиля до туристического автобуса.

Использованное ПО

Архитектура: Микросервисы + Микрофронтенды
Backend: .Net 6
Frontend: Angular
Мобильное приложение: Flutter
База данных: PostgreSQL
Логирование: SEQ
Контейнеризация: Docker/Portainer/Kubernetes
Брокер сообщений: Rabbit MQ
Мониторинг: Prometheus
ETL инструмент: Apache NiFi
Авторизация и аутентификация: MS IdentityServer 4
Фреймворк для работы с шиной: MassTransit
Кеширование: Redis
Push уведомления: FireBase
E-mail уведомления: MailoPost
Адресный классификатор: DaData
Картографический сервис: Яндекс. Карты

Сложность реализации

Для реализации системы использовалась микросервисная архитектура, что в дальнейшем позволяет развивать и масштабировать систему без потери быстродействия и без увеличения стоимости на её поддержку.
Данный проект стал первым для текущей проектной команды заказчика, реализованным по методологии управления «SCRUM». Это потребовало максимального вовлечение команды заказчика, но обеспечило получение регулярных и качественных результатов, имеющих ценность на каждом этапе.
Работа над созданием системы проводилась в несколько этапов через пилотирование с MVP-функционалом на ограниченную группу пользователей.
Для оптимальной реализации в системе e-mail уведомлений было принято решение об отказе от почтовых серверов заказчиков, использовавшихся ранее, в пользу запуска отечественного e-mail сервиса.
Большое количество тонкостей бизнес-процессов заказчика потребовало глубокого вовлечение архитектора, бизнес-заказчика и бизнес-аналитика для качественной проработки и реализации функциональных требований.

Описание проекта

В ходе проекта был разработан единый цифровой инструмент с использованием сервиса Яндекс.Карты. Система состоит из WEB-интерфейса и мобильного приложения:

WEB-интерфейс системы для работы координаторов-логистов и сотрудников офиса.
Кроссплатформенное мобильное приложение для всех сотрудников телеканала.

Единая система автоматизирует следующие бизнес-процессы заказчика:

Создание заявок на использование корпоративного транспорта, типизация заявок и учет регламентного времени.
Согласование заявок по маршрутам в соответствии с организационной структурой телеканала.
Учет созданных заявок и возможность контроля использования корпоративного транспорта.
Приоритезация и распределение заявок координатором-логистом.
Формирование маршрута и отображение всех точек маршрута на карте.

В рамках единой автоматизированной системы на обеспечение сотрудников корпоративным транспортом было разработано автоматизированное рабочее место координатора-логиста. Реализованные возможности АРМ:

Прием и обработка поступивших заявок, не менее 120 заявок за смену, более 250 пассажиров к перемещению.
Планирование маршрутов на базе картографического сервиса Яндекс. Карты.
Построение и изменение необходимого маршрута на карте с учетом дорожной обстановки в режиме реального времени.
Просмотр основой информации о точках прибытия/отправления конкретного маршрута (тип/время/адрес).
Пиктограммы отправления/прибытия на карте.
Одновременное отображение нескольких маршрутов на карте для возможной оптимизации.
Статусная модель маршрута.
Удобный интерфейс для перепланирования/расформирования маршрута (удаление или перенос одной, или нескольких заявок одновременно из одного маршрута в другой).
Интерфейсы со списком заявок, которые подлежат к планированию в рамках смены и интерфейс сформированных маршрутов.
Интеграция в систему Яндекс. Карты, которая наиболее удобно подстраивается под экран координатора-логиста.

География проекта

Российская Федерация