Создание системы управления закупками на базе «1С:Управление холдингом»

Заказчик:

ООО «УК «Региональный оператор»

Руководитель проекта со стороны заказчика

Алексей Гуреев

Директор по информационным технологиям

Поставщик

1C-Рарус

Год завершения проекта

2023

Сроки выполнения проекта

Январь, 2020 - Март, 2023

Масштаб проекта

205 автоматизированных рабочих мест

Цели

Автоматизация закупочной деятельности ГК «РТ-Инвест» для выявления на ранних этапах планирования потребностей подразделений в товарно-материальных ценностях, работах, услугах и определения наиболее эффективных методов и инструментов закупок для удовлетворения потребностей в требуемые сроки и с минимально возможными затратами.

Результаты

Автоматизация позволила уйти от ведения документации в табличном редакторе. Технические задания, обоснования цен контрактов, коммерческие предложения, проекты и итоговые версии договоров, заявки на закупку - вся информация содержится в единой системе.
Увеличилась эффективность работы дирекции по закупкам. В результате детальной регламентации процесса планирования и подачи заявок повышена управляемость проведением закупок и загрузкой менеджеров. Снижены риски срыва сроков поставок.
Система помогает управлять оценкой предложений поставщиков в соответствии с регламентом закупочной деятельности, процессами квалификации и аккредитации поставщиков. Выросла объективность принятия решений в закупочных процедурах. Выполняется строгий контроль соблюдения бюджетов закупок
Реализована бесшовная интеграция подсистемы закупок с «1С:Документооборот». Настроен бизнес-процесс согласования документации. Скорость обработки заявленных потребностей выросла в 2 раза.

Уникальность проекта

Взаимодействие участников процесса закупок происходит в режиме единого окна. Руководитель получает информацию о реальной загрузке сотрудников и подразделений. Менеджеры готовят планы закупок, формируют лоты, проводят конкурентные закупочные процедуры. Закупочная комиссия согласовывает документацию и выбирает победителей торгов. Финансовые сотрудники контролируют исполнение бюджета. Службам внутреннего контроля система дает информацию для оценки экономически целесообразного расходования средств предприятия. Нарушения выявляются до наступления негативных событий, а не по факту свершившегося. Таким образом, система управления закупками помогает контролировать весь процесс - от планирования потребностей до контроля оплат и исполнения договоров.

Использованное ПО

«1С:Управление холдингом 8».
Интеграция с «1С:Документооборот».

Сложность реализации

Проект охватывал разнородные процессы закупок компаний-субъектов 223-ФЗ и коммерческих предприятий, что привело к необходимости реинжиниринга процессов для их унификации, а в ряде случаев, наоборот, к их локальной кастомизации.

Была реализована особая ролевая модель, при которой учитывались не только права пользователей на доступ к объектам, но и доступы на уровне записей в зависимости от доступных ЦФО и специфики совместных закупок.

Интеграционный контур в части согласования документов закупки в «1С:Документооборот» и договорной работы также представлял собой непростую задачу реализации ввиду разных методов интеграции и необходимости методологической проработки.

Одной из самых сложных задач на проекте было создание единого рабочего места для менеджеров по закупкам, которое должно было содержать полную детальную информацию о состоянии закупки с момента заявления до оплаты. В ходе проекта задача была успешно решена.

Описание проекта

«РТ-Инвест» - крупнейший оператор по обращению с отходами в Подмосковье. Компания обслуживает 3 из 7 кластеров Московской области: Сергиево-Посадский, Каширский и Рузский, а также объекты в Казани и других регионах. В периметр управления компании входят региональные операторы; транспортные компании; комплексы по переработке отходов; заводы по энергетической утилизации отходов; переработка вторичных материальных ресурсов; капитальное строительство.

Группа компаний закупает в больших объемах оборудование и спецтехнику, автозапчасти, горюче-смазочные материалы, хозтовары, привлекают подрядчиков по обслуживанию техники, поставщиков лизинговых, финансовых и других услуг. «РТ-Инвест сталкивались с некоторыми сложностями в формировании плановых потребностей в товарах и услугах, и затягиванием процесса закупок. Разработанные инициаторами закупок документы были разрозненными из-за отсутствия унифицированных шаблонов и единой нормативно-справочной информации. Чтобы обеспечить оптимальные условия поставок требовалась категоризация потребностей и организация совместных закупок по компаниям холдинга.

Руководство «РТ-Инвест» приняло решение о создании единой системы управления корпоративными закупками на базе решения «1С:Управление холдингом 8». ИТ-партнером проекта стала компания «1С-Рарус», с которой холдинг продолжил сотрудничество после автоматизации казначейского процесса. В контур автоматизации закупок вошло 10 юридических лиц, находящихся под управлением «РТ-Инвест», среди них 4 комплекса по переработке отходов.

Компания «1С-Рарус» модернизировала систему управления закупок следующим образом:

В системе категорируются и агрегируются потребности холдинга, выполняется лотирование для обеспечения свободной конкуренции на рынке поставщиков. Разработан функционал по планированию совместных закупок.
Разделен учет закупок в отношении способов и этапов проведения закупочных процедур для коммерческих компаний и для организаций, ведущих деятельность в соответствии с 223-ФЗ. Автоматизирована подготовка к размещению и проведению закупочных процедур на нескольких электронных торговых площадках.
Доработан дополнительный контроль закупки у единственного поставщика. Реализован функционал, позволяющий по результатам закупочной процедуры определять несколько победителей на полную сумму закупки.
Разработан сквозной отчет «Расширенный план закупок» с полной информацией о закупочных процедурах. Отчет помогает менеджерам выстраивать очередность и корректировать работы. Подготовка аналитики для внутренних целей и отчетности в госорганы стала проще, обеспечена прозрачность и достоверность информации.
Разработан «Закупочный кодекс» группы компаний. Управляющая компания унифицировала процедуры и выстроила организацию закупочной деятельности в соответствии с кодексом, настроенным в «1С:Управление холдингом 8».

В дальнейшем планируется развивать и масштабировать подсистему закупок на другие юрлица холдинга.

География проекта

Московская область, Казань и другие регионы