Directum HR Pro в «Европлан»: от эксперимента к полноценному КЭДО

Показатели эффективности проекта значительно превысили ожидаемые:

· в 5 раз сократилось время, которое сотрудники тратят на оформление кадровых документов;

· с 5 минут до 1 секунды сократилось время архивации документа;

· 3 минуты вместо 15 требуется работникам на оформление заявления на отпуск, а специалисты отдела кадров тратят на его обработку 2 минуты вместо 5;

· с 25% до 97,5% выросла удовлетворенность сотрудников от процесса подписания приказов на отпуск;

· с 6% до 87% увеличилось количество подписанных оригиналов приказов, полученных отделом кадров в течение 24 часов.

По оценке команды, после внедрения КЭДО на всех участках кадровой работы планируемый экономический эффект по сравнению с бумажным документооборотом составит до 9 млн. руб./год.

До внедрения системы сотрудники оформляли заявления на предоставление или перенос отпуска в бумажном виде. Сначала документ подписывался линейным руководителем, а затем попадал в отдел кадров на проверку. Если заявление было составлено неверно, сотрудник переделывал его, и процесс повторялся.

С переходом на Directum HR Pro заявления создаются и подписываются в электронном виде. Изменился и порядок согласования: теперь документ сначала проходит проверку на корректность в отделе кадров и, если нет замечаний, отправляется на подписание руководителю сотрудника.

После согласования заявления специалист по работе с персоналом создает приказ. Раньше ему приходилось распечатывать документы и относить на подпись руководителю организации. С переходом на КЭДО необходимость печатать приказы исчезла. Сотрудник отдела кадров в пару кликов отправляет документ на подпись директору.

После того как приказ или локальный нормативный акт утвержден руководством, сотрудник может ознакомиться с документом в электронном виде. Для этого не нужно обязательно присутствовать в офисе, а специалисты кадрового отдела вовсе в процессе не участвуют.

Также с внедрением системы компания отказалась от этапа архивирования документов, так как сейчас они автоматически сохраняются в системе с обеспечением юридической значимости.