Автоматизация казначейства и бюджетирования за 2 месяца для торгового холдинга "Офисариум"

Заказчик

Офисариум (ООО «ПРАГМАТИК-35»)

Руководитель проекта со стороны заказчика

Андрей Чекмарев

Финансовый директор

ИТ-поставщик

Первый Бит, Нижний Новгород пл. Минина

Год завершения проекта

2022

Сроки выполнения проекта

Октябрь, 2022 - Ноябрь, 2022

Масштаб проекта

50 автоматизированных рабочих мест

Цели

Обеспечить переход системы автоматизированного управленческого учета (казначейство и бюджетирование) с ПО стороннего вендора на тиражное решение на платформе «1С».

Требования к новой системе: функционал типового продукта максимально перекрывающий потребности, регулярная поддержка изменений от разработчиков, открытый код, возможность настраивать и изменять систему в пользовательском режиме.

Результаты

Произведен переход с доработанного модуля для учета финансов на БИТ.ФИНАНС в кратчайшие сроки без сбоев в работе пользователей.
Настроены алгоритмы и маршруты согласования. Реализована возможность гибкой настройки согласования заявок на расходование ДС, реестра и плановых данных, в том числе с помощью мобильного приложения. Реализовано оповещение на почту о согласовании. Результат – работа с заявками на расходование стала проще и прозрачнее.
Система внедрена в типовом функционале, что позволило упростить и ускорить администрирование, сократить трудозатраты в подразделениях на 10%.

Уникальность проекта

Особенностью внедрения стали рекордные сроки запуска системы в эксплуатацию – 2 месяца. Этого результата удалось достичь благодаря объединенным усилиям проектных команд заказчика и интегратора, и грамотно выстроенных коммуникаций. Вовлеченность сотрудников Заказчика позволила не только реализовать проект без нарушения сроков, но и сократить бюджет проекта на 25%, т.к. часть настроек выполнили инхаус-разработчики.

Проект стартовал 1 октября, а уже к 30 ноября в «1С: Бухгалтерия + БИТ.ФИНАНС» перевели процессы управленческого учета:

Формирование и согласование заявок на расходование;
Формирование платёжного календаря;
Контроль дебиторской и кредиторской задолженности;
Планирование и сбор фактических данных по мастер-бюджетам.

Проект решает задачи импортозамещения

Да

Использованное ПО

Программное обеспечение: БИТ.ФИНАНС Управленческий учет для «1С:Бухгалтерия КОРП 3.0»
Мобильное приложение «БИТ.ФИНАНС. Визирование». Приложение представляет собой облегченную версию обработки «Рабочее место визирования» и предназначено для визирования документов с мобильных устройств.

Сложность реализации

Жесткие сроки перехода с ПО стороннего вендора требовали качественной предпроектной подготовки.

Специалисты Первого Бита провели обследование системы финансового учета холдинга и разработали дорожную карту проекта. Это позволило составить план-график и выделить на проект необходимые ресурсы как со стороны интегратора, так и со стороны заказчика.

Описание проекта

«Офисариум» — это крупный холдинг, который специализируется на комплексном обеспечении юридических и физических лиц канцелярскими товарами. Компания развивается в трёх направлениях:

Розничная сеть – 25 магазинов «Канцелярим» и 2 гипермаркета «Офисариум»
Корпоративные продажи товаров офиса юридическим лицам
Национальные проекты — комплексное сопровождение и снабжение учреждений по госпрограмме «Национальные проекты России»

На старте проекта компания вела учет в «1С: Бухгалтерия 3.0» с доработанным модулем для сбора заявок на расходование денежных средств, планирования БДР, а также сбора фактических данных по ДДС, доходам и расходам. Разработчик модуля для ведения управленческого учета не развивал продукт, поэтому компания столкнулась с ограничениями. Например, финансовая служба холдинга не могла вести учет по дополнительным аналитикам. Поддержка и доработка системы стала дорогой и трудоемкой.

В качестве нового решения был выбран продукт «БИТ.ФИНАНС Управленческий учет», разработанный компанией «Первый Бит», который интегрируется с основной поставкой «1С:Бухгалтерия предприятия КОРП 3.0».

План-график работ был разбит на этапы по каждому из контуров.

Работы по запуску подсистемы «Казначейство + Бюджет движения денежных средств»:

Сбор информации о текущих бизнес-процессах заказчика. Сбор требований, собеседование с ключевыми сотрудниками
Заполнение основных справочников (Ввод сценариев, статей оборотов, ЦФО, заполнение списка проектов, определение списка и структуры бюджетов (БДДС))
Настройка типовых прав пользователей на уровне базы
Настройки визирования (отрисовка и назначение алгоритмов визирования, заполнения справочника «Пользовательские условия»)
Доработка алгоритма смены статуса Заявки на расходования денежных средств
Обучение ключевых пользователей (заведение и согласование заявок, формирование реестров на оплату, формирование платежных документов и управленческих отчетов)
Оперативное планирование ДДС: настройка платежного календаря и отчетов по ДДС, настройка Рабочего места визирования)

Работы по запуску подсистемы «Бюджет Доходов и Расходов»:

Сбор информации о текущих бизнес-процессах заказчика, сбор требований
Заполнение НСИ (ввод сценариев, утверждение списка статей оборотов (БДР), загрузка статей в базу, определение списка и структуры бюджетов (БДР), настройка форм ввода бюджетов (БДР))
Обучение сотрудников (настройка форм ввода бюджетов, внесение плановых данных, согласование бюджетов, формирование управленческих отчетов)
Получение фактических данных БДР: настройка правил трансляции (механизм получения фактических данных)

География проекта

Северо-Западный федеральный округ: центральный офис в г. Вологда и филиалы в других городах присутствия подразделений холдинга