Построение и автоматизация процессов планирования в одном из крупнейших химических предприятий России

Заказчик:

АО «Пигмент» (торговый знак КРАТА)

Руководитель проекта со стороны заказчика

Виктор Ценев

ИТ-директор

Поставщик

Первый Бит, Воронеж

Год завершения проекта

2022

Сроки выполнения проекта

Май, 2022 - Декабрь, 2022

Масштаб проекта

2121 человеко-час

Цели

Повышение объемов реализации и выпуска готовой продукции, увеличение прибыли от продажи продукции, снижение складских запасов, увеличение оборачиваемости активов
Вести планирование продаж, производства, закупок и все другие процессы предприятия в единой системе
Получать и использовать достоверные и взаимоувязанные планы, с возможностью их детализации
Автоматизировать процессы планирования и сбора факта. Ключевые критерии: планы должны создаваться на основании друг друга, планирование должно быть скользящим, с различными горизонтами планирования: год, квартал, месяц, день
Минимизировать ручной труд при формировании планов и анализе фактических результатов

Результаты

Автоматизация объемно-календарного планирования продаж, производства, дополнительных потребностей, закупок, расчет плановой себестоимости, планирование поступления денежных средств по клиентам и исполнение бюджета продаж.
Все основные подразделения АО «Пигмент» работают в единой учетной системе. Это позволяет оперативно получать достоверную информацию о соответствии и целостности данных. Данные можно быстро проверить, все документы формируются на основании данных уже введенных в систему.
Автоматизированы процессы формирования планов. Один план создается на основании другого и соотносятся между собой. Минимизирован ручной труд на ввод и обработку данных.
Автоматизировано согласование документов в системе электронного документооборота.
Разработаны печатные формы и отчеты, которые позволяют быстро провести анализ состояния системы планирования.
На 20% ускорено получение управленческой отчетности.
На 10% сокращены операционные и административные расходы.
На 10% увеличен объем выпускаемой продукции.

Уникальность проекта

Для удобства работы специалистов привели максимальное количество процессов в систему одного окна (когда все необходимые данные доступы из документа планирования). Для этого необходимо было доработать систему под итоговые требования:

Планирование продаж
— Заполнение по эталонному плану для формирования плана продаж «по кнопке».
— В годовой план добавлены показатели: выручка, прибыль, плановая рентабельность, план продаж предыдущего года, ожидаемое выполнение бюджета предыдущего года, фактические продажи на текущий год, фактическая рентабельность. Все эти значения формируются «по кнопке» в необходимом разрезе.
— В перспективный 3-х месячный план продаж добавлены данные предпланового периода для расчета точного ожидаемого остатка продукции на складе на начало планируемого периода: остаток на складе и фактическая продажа в предпланируемом периоде, ожидаемая сдача продукции цехом в предпланируемом периоде, ожидаемые продажи до конца предпланируемого периода.
— Необходимые отчетные формы для формирования и анализа плана продаж и план-фактного анализа.
Планирование производства
— Реализована форма для формирования плана производства в одном окне, так же «по кнопке», заполняются данные по определенному алгоритму (на основании данных уже введенных в систему планов продаж), данные об остатках продукции и полуфабрикатов, данные выпуска продукции аналогичного периода прошлого года.
— Реализовано разузлование продукции до полуфабрикатов, с разделением на выпуск и потребность каждого полуфабриката по цехам и продуктам, при необходимости выпуск полуфабриката может быть скорректирован на основании остатков полуфабрикатов в цехах.
— Реализован расчет в материалах по готовую продукцию и полуфабрикаты по каждому периоду на основании спецификаций.
— Формируется график производства в разрезе дней на основании 3-х месячного плана производства.
— Разработан документ по отслеживанию ожидаемого выпуска продукции, в котором ежедневно данные о фактическом выпуске уточняются в разрезе месячного плана производства. Данные ожидаемого выпуска используются в планах продаж для расчета ожидаемого остатка первого планируемого периода.
— Реализованы отчетные формы для проведения анализа план-факт в необходимых разрезах, с необходимой аналитикой.
Планирование закупок
— Реализована форма для планирования каждого подразделения в одном окне, так же «по кнопке». Заполняются данные по определенному алгоритму (на основании данных о потребности в материалах уже имеющихся в системе из планов производства).
— Реализован предплановый период и расчет, по его данным, начальных остатков на первый планируемый период.
— Реализовано порядка 10 форм дополнительных отчетов.
— Потребности и изменения потребностей в материалах так же фиксируются в системе, разработана система отчетов дающая возможность в удобном виде проводить их анализ.
Планирование денежных средств (ДС)
— Реализовано планирование ДС на основании денежных планов продаж по клиентам.
— Разработаны отчеты план-факт по поступлениям ДС и прогнозированию кассовых разрывов.
— Реализована возможность отслеживания помесячного исполнения годового бюджета продаж, оценки затрат по плану производства и поступлению ДС по плану продаж по клиентам.

Использованное ПО: Был осуществлен переход с разрозненных систем учета: корпоративной ИС "Крата" и 1С:УПП на единую систему "1С:ERP", которая бесшовно интегрирована с другими ИС предприятия: "1С:ЗУП" и "1С:Документооборот".
Сложность реализации: Необходимо было разработать единую систему планирования для всех подразделений предприятия, в которой было бы удобно составлять взаимосвязанные планы по различным сценариям работы, а также вносить ежедневные корректировки и контролировать фактическое выполнение планов по различным аналитическим показателям.

В качестве основной системы для АО «Пигмент» было выбрано решение «1С:ERP Управление предприятием» версии 2.5.

Корректировка графиков производства цехами проводилась на бумаге вручную. Месячные планы продаж и планы производства корректировались ежедневно на основании корректировок заказов покупателей. Для того, чтобы повысить точность объемно-календарного планирования, необходимо было разработать систему взаимоувязанных планов «год-квартал-месяц-день» на основе сценариев планирования.
Описание проекта: Учет и планирование в АО «Пигмент» велись в 2-х основных системах: корпоративно-информационной системе собственной разработки «КРАТА» и «1С:Управление производственным предприятием», между которыми была настроена система обменов данными. Поскольку планирование продаж в «1С:УПП» было построено по номенклатурным группам, а планирование производства — по номенклатуре, то данные о предложениях к наработке продукции приходилось вносить вручную. Годовые планы продаж формировались в Excel. Графики выпуска продукции и полуфабрикатов цехами по дням формировались в «1С:УПП» и сверялись с общим планом производства вручную. Все это оказывало влияние на скорость и точность процессов планирования. Сверка планов была трудоемкой и выполнялась частично. Процесс согласования и уточнения планов проходил в полуручном режиме. В результате это приводило к повышенным складским остаткам готовой продукции и сырья на складах, образованию неликвидов, выпуску не всегда востребованной продукции.

Реализация планов производства с детализацией до дня. План-фактный анализ

По графику производства, формирующемся в "1С:УПП" технологи цехов проводили расчет потребностей в сырье, полуфабрикатах, энергоресурсах, таре и вспомогательных материалах. Необходимо было постоянно проводить фактические корректировки графика производства и месячные планы продаж и производства.

Проблема «несинхронности» планов была решена с помощью единой детализации продукции во всех планах. Для проверки сходимости планов используется отчет «Сбалансированность планов».

Благодаря ресурсным спецификациям система «1С:ERP» автоматически определяет компоненты, из которых изготавливается продукт и состоят этапы его производства. Они дают возможность получать прозрачную структуру данных о продукции, полуфабрикатах и материалах, которые необходимы для планирования. Разузлование плана производства до полуфабрикатов и последующий расчет потребности в материалах проходит в автоматическом режиме, за счет информации ресурсных спецификации.

Взаимосвязь планов позволяет сократить трудозатраты: потребности в сырье, полуфабрикатах, таре и вспомогательных материалах для планов закупки формируются автоматически. Ежедневно для план-фактного контроля за работой цеха заполняется документ «Ожидаемый выпуск», который позволяет отслеживать уточненный факт выполнения графика производства. В удобном режиме формируется прогноз, при анализе можно посмотреть, как менялся факт.

Управление закупками

План закупок формировался ежемесячно и корректировался при изменениях в потребностях производства, но в плане не всегда учитывалась информация по характеристикам. Появлялись расхождения при заказе и оприходовании, списанию материалов на выпуск на основе спецификаций по плану и факту.

При переходе в «1С:ERP» процесс закупок ускорился, потребности по закупкам сырья и материалов составляются на основе планов производства. Расширен горизонт планирования на четыре месяца вперед по отечественному и импортному сырью, используются алгоритмы скользящего планирования и предплановый период для уточнения остатков. Планы закупок ежедневно корректируются на основании изменения потребностей планов производства. Доработана система отчетов по закупкам и планированию остатков материалов по дням на основании заказов поставщикам и расходам на производство по дням.

Управление продажами

Для подразделений продаж созданы сценарии годовой план продаж и перспективный план продаж на 3 месяца с различными детализациями по подразделению и менеджерам. Реализован алгоритм расчета уточнения планового остатка продукции на первый планируемый период, за счет данных о реализации и выпуске продукции. Дополнительно реализована возможность составления планов поступления денежных средств по клиентам и продажи по персональным ценам.

Расчет плановой себестоимости продукции

Для оценки прибыли от производства реализован механизм формирования и расчета плановой себестоимости продукции плана производства. Расчет плановой себестоимости был значительно доработан в части распределения цеховых, общезаводских и коммерческих расходов. Алгоритм распределения плановых затрат был доработан в соответствии с расчетом фактической себестоимости. Проведена доработка отчетов.

Для всех планов настроены разделение прав доступа и автоматизирован контроль задач сотрудников и согласования их внутри «1С:Документооборот».
География проекта: Предприятие базируется в г.Тамбов. Продукция компании АО «Пигмент» поставляется во все регионы России, более чем в 25 стран ближнего и дальнего зарубежья. Продажи на экспорт в настоящее время составляют 31 % от всего объема отгрузок.