АО «Областной аптечный склад» – одно из крупнейших фармацевтических предприятий Южного Урала. Компания имеет широкую сеть розничных продаж и оптовый бизнес, работает с государственными учреждениями и логистикой.
Развитие устойчивых позиций на рынке требует новых инструментов для управления продажами, финансового планирования и управленческого анализа.
Ситуация до проекта.
Используемые ранее учетные системы осложняли развитие бизнеса. Во-первых, каждое подразделение вело учет в своей системе и они не были синхронизированы между собой, что влекло ряд сложностей:
Первичная информация и отчеты также формировались в разных системах, в том числе в ручном режиме в электронных таблицах без дальнейшего сопоставления.
Информация в бухгалтерском и оперативном учетах продаж различались.
Бюджетирование велось в произвольном формате, без привязки к системам учета и договорам.
Во-вторых, были не достаточно автоматизированы или вовсе не были автоматизированы важные бизнес-процессы:
Бухгалтерский учет, расчет операционной и чистой прибыли велись без аналитических раскрытий.
Вручную производились: план-фактный анализ подразделений, анализ прибыльности или убыточности аптек, анализ использования объектов недвижимости.
Отсутствовало вовсе: сценарный анализ данных, учет и распределение затрат по видам бизнеса, планирование и учет физических показателей расходов, факторный анализ.
Предприятию стала необходима единая информационная система, с помощью которой планировалось:
Повысить оперативность обмена информацией между подразделениями.
Обеспечить однозначность, прозрачность и целостность информации. Исключить влияние человеческого фактора на качество информационного взаимодействия.
Внедрить инструмент финансового планирования, в основе которого лежит делегирование финансового управления на Центры финансовой ответственности (ЦФО)
Обеспечить контроль расходов компании.
Обеспечить снижение уровня рисков.
Повысить гибкость и приспособляемость к изменениям.
Для решения поставленных задач была выбрана система «1С:Управление холдингом».
На сегодняшний день решение интегрировано со всеми внешними информационными системами: «1С:УПП», «1С:Документооборот», «1С:ЗУП», «WMS», «BI», «Маг-Аптека». Это, позволило отказаться от дублированного ввода данных и повысило скорость и качество принятия управленческих решений.
Проведено слияние информации со справочниками централизованной НСИ по утвержденным правилам. Организовано централизованное формирование и хранение НСИ по 15 аналитическим измерениям.
Ключевые результаты проекта.
Создано единое информационное пространство на основе КИС, котором подсистемы обмениваются данными в постоянно.
Каждое подразделение получает информацию в удобном для него виде, с необходимым уровнем аналитики.
Настроено бесшовное взаимодействие системы бюджетирования с подсистемой договоров, с учетом сценарного и проектного управления.
Разработаны универсальные аналитические отчеты с пакетным формированием фильтров и позволяющие сохранять неограниченное количество вариантов отчетных форм (более 200 отчетных форм по продажам).
Пользователи могут возможностью расшифровывать отчеты до состояния первичных документов. Специализированные отчеты рассылаются автоматически всем заинтересованным сотрудникам.
Руководители получили инструменты мониторинга и KPI на основе аналитических панелей, графиков и диаграмм.
Выросла эффективность финансового управления.
Ответственность по управлению бюджетами передана из планово-экономического отдела в ЦФО. Каждый ЦФО имеет возможность планировать деятельность подразделений, в режиме реального времени анализировать исполнение бюджетов, проводить факторный анализ и получать максимально полезную информацию.
Обеспечена возможность сценарного планирования годового бюджета: оптимистичного (пессимистичного) плана, прогнозного сценария.
Автоматизирован план-фактный анализ.
Обеспечен расчет операционной и чистой прибыли, а также рентабельности каждого вида бизнеса.
Получен факторный анализ доходов и расходов, который позволяет управлять конкретными элементами бизнес-процессов для повышения эффективности бизнеса.
Большая часть статей расхода рассчитывается на основе правил определения затрат, алгоритмы по каждой статье определены бизнесом.
Обеспечено гибкое планирование и бюджетирование с использованием предустановленных автоматических правил заполнения бюджетных форм и бланков, а также статистических данных прошлых лет, договорных условий.
Внедрены инструменты и механизмы:
управления активами (собственными и арендованными)
планирования и контроля эффективного использования объектов недвижимости.
планирования, контроля и анализа инвестиционных проектов, направленных на развитие бизнеса;
Бюджетная кампания на 2019 год была спланирована и проведена уже с помощью «1С:Управление холдингом».
