Документооборот и Казначейство в 1С:Управление Холдингом

• Создать единое и централизованное место обработки и хранения документации для сокращения трудозатрат и ускорение согласования и поиска документов;
• Обеспечить реализацию казначейской функции в единой информационной системе;
• Создать процесс взаимосвязанный с финансовым учетом для повышения качества планирования и контроля за движением финансовых потоков;
• Создать унифицированный подход ведения учета с целью соблюдения единого регламента работ для всех предприятий холдинга;
• Построить систему автоматизированных контрольных процедур с целью минимизации ошибок, возникающих в ходе работы пользователей в системе;
• Создать базу знаний и инструкции по системе для максимальной адаптации и ротации персонала;
• Обеспечить превентивный бюджетный контроль всех платежей.

ИТ-ландшафт представляет собой единое информационное пространство.

В качестве основы для внедрения был выбран продукт «1С:Управление холдингом» - система комплексного решения класса CPM (Corporate Performance Management)

• Приложение «Telegram» - как альтернатива согласования;
• Мобильное приложение «GPMKIT» для iOS и Android - как альтернатива согласованию, поиску и созданию документов в классической версии;
• Платформа 1С 8.3;
• IIS – веб – сервер;
• Microsoft Server - операционная система;
• Microsoft SQL Server – СУБД;
• Trello – для управления разработкой;
• Email — официальная коммуникация на проекте.

Коробочное решение не на 100% подходило под процессы компании, пришлось многое допиливать.

Сложность в реализации вызвала система управления правами, так как требовалось предусмотреть сложный персонализированный доступ на основании матричной ответственности.

Иттерационное тестировании функционала разработки заняло больше запланированного времени, ввиду высокой загруженности сотрудников от бизнеса операционной деятельностью.

Сведения о компании:

В ГК ГПМ КИТ входят компании, занимающие лидирующие позиции на своих рынках:

• ГПМ КИТ — управляющая компания бизнес-направление «Кино и тематическое ТВ, Производство прокат, дистрибуция.
• Централ Партнершип - российская кинокомпания, основанная в 1995 году‚ крупнейший российский прокатчик и дистрибутор контента.
• ТПО Ред Медиа - один из крупнейших российских холдингов по производству и дистрибуции тематических телеканалов для кабельного и спутникового вещания.
• Киностудия КИТ - организация производства полнометражных, телевизионных и документальных фильмов.

Предпосылки проекта:

• Множество информационных систем, полный автоматический обмен между которыми отсутствует
• Использование систем, обновление и развитие которых прекращено Фирмой 1С
• Используются различные продукты и отсутствует единая методика ведения учета

Повышать эффективность управление компанией без единой информационной системы уровня Холдинга — крайне затруднительно. Поэтому после обследования бизнес-процессов и потребностей активов специалисты компании остановились на системе «1С:Управление холдингом», которая максимально удовлетворяла потребностям компании в учете документооборота и казначейства, с учетом масштабирования проекта и объединения всех ключевых процессов в единую оболочку данных.

Автоматизировать именно Казначейство и Документооборот - представлялось наиболее логичным шагом на пути повышения эффективности управления Группой Компаний. Автоматизация должна принести ускорение работы, повышение контроля, снижение рисков нецелевого расходования, повышение качества управленческой информации. И дать возможность развивать ИТ-ландшафт в сторону бюджетирования, СЭД, МСФО.

В ходе реализации данных этапов было разработано ТЗ на информационную систему, создан и протестирован прототип ИТ-системы, реализованы интеграционные механизмы со смежными ИТ системами, проведено обучение пользователей, разработаны подробные инструкции, подготовлены и записаны видеоролики для новых пользователей системы.

В едином контуре системы отображаются все операции, связанные с казначейскими операциями.

Были учтены все требования по централизации платежей группы, повышению уровня прозрачности и управляемости, сокращению трудозатрат и времени.

Среди преимуществ Целевой модели можно выделить:

• Централизованное управление денежными средствами;
• Повышение уровня платежной дисциплины и дисциплины исполнения бюджета;
• Повышение качества и точности краткосрочного прогнозирования денежных потоков;
• Увеличение горизонта прогнозирования;
• Снижение расходов на банковское обслуживание;
• Снижение операционных рисков;
• Управление внутригрупповой задолженностью;
• Централизованное управление взаимодействием с банками;
• Контроль Заявок на платеж на основании стандартизированных бизнес-процессов;
• Централизованное управление валютными и процентными рисками;
• Централизованное исполнение платежей, получение и обработка банковской выписки в казначейской системе;
• Осуществление финансовых сделок компаний Группы в казначейской системе;
• Участие в согласовании договоров по финансовой деятельности;
• Формирование Заявок на платеж;
• Организация перераспределения лимитов БДДС при их перерасходе;
• Стандартизация процессов и технологий за счет единого ИТ-решения и регламентной документации;

Целевой моделью предусмотрено создание фабрики платежей как единого расчетного центра Группы Компаний и единого Казначейства как центра управления ликвидностью.

На момент окончания все цели проекта достигнуты. Развитие системы продолжается в соответствие с планами бизнеса.