Внедрение единой системы закупок, планирования и бюджетного контроля

Заказчик:

Банк Открытие

Руководитель проекта со стороны заказчика

Мария Лысенко

Вице-президент. Начальник управления планирования и контроля

Поставщик

АйТи Капитал

Год завершения проекта

2019

Сроки выполнения проекта

Май, 2018 - Апрель, 2019

Масштаб проекта

9000 человеко-часов
2500 автоматизированных рабочих мест

Цели

Руководством ПАО Банк "ФК Открытие" и Центральным Банком РФ как санатором была поставлена задача по созданию и внедрению комплексного решения, позволяющего сделать единую методологию и автоматизацию управленческого учета по объединенному банку "Открытие + БИН Банк".

Основные бизнес-цели проекта :

Построение, унификация и оптимизация бизнес-процессов объединенного банка "Открытие", в который вливался БИН Банк

Сокращение трудозатрат и сроков сметного планирования, контроля расходов

Построение единой закупочной системы Банка с учетом 223-ФЗ.

Быстрый запуск подсистем в работу - через 3 месяца с момента старта проекта Заказчик должен провести планирование и бюджетную компанию всего банка уже из новой системы

Уникальность проекта

Ключевой особенностью данного проекта стало объединение автоматизации и методологии управленческого учета для нескольких юридических лиц, входящих в организационную структуру банка.
Построение единых и оптимальных бизнес-процессов в условиях объединения двух огромных банков - "Открытие" и "БинБанк"
Санация - все задачи под контролем Центрального банка

Трансформация филиальной сети во время проекта.

Неоднородный IT-ландшафт, большое количество интеграций со смежными системами.

Сроки запуска новой системы в эксплуатацию - беспрецедентно короткие для банка такого масштаба.

Банк и "Айти Капитал" смогли использовать гибкие современные подходы к проектному управлению.
Решение всех задач проекта удалось разбить на ряд учетных контуров, каждый из которых реализовывался как отдельный проект.

Использованное ПО

"1С:Учет и управление хозяйственной деятельностью банка :

Бюджетирование
Бюджетный контроль
Сметное планирование
Сопровождение закупочной деятельности
Согласование договоров и контракт-менеджмент
Подсистема интеграционного взаимодействия

Архитектура решения и масштаб проекта

В качестве платформы для автоматизации учетных процессов было выбрано тиражное решение фирмы "1С" для банков "1С:Учет и управление хозяйственной деятельностью банка".

9000 человеко/часов;
2 500 автоматизированных рабочих мест;
охват автоматизации - головной офис Банка и филиалы в 70 регионах России;
300 Гб - общий размер рабочей базы данных;
15 000 - среднее количество операций согласования в день;
2 500 - среднее количество вводимых документов в день;
800 одновременно работающих пользователей в системе;
более 2 500 - общее количество пользователей системы.

Настроены интеграционные взаимодействия с различными системами, входящими в ИТ-инфраструктуру Банка с помощью шины данных ActiveMatrix Service Bus (TIBCO).

Сложность реализации

Сверхкороткие сроки запуска первого блока в промышленную эксплуатацию - через 3 месяца с момента старта проекта Заказчик должен провести планирование и бюджетную компанию всего банка уже из новой системы, еще через 4 месяца - следующий блок "Исполнение договоров, исполнение платежей, бюджетный контроль", и далее через 3 месяца - блок "Закупки"

Постоянно меняющиеся условия во время проекта - Изменение бизнес-процессов "на лету", Объединение двух крупных банков в один + трансформация филиальной сети во время проекта

Описание проекта

К моменту старта проекта были озвучены планы по объединению ПАО Банк "ФК Открытие" и ПАО "БинБанк", в результате которого на рынке должен появится новый надежный и современный банк, активная клиентская база которого составит более 200 тысяч юридических лиц и 2,7 млн физических лиц.

Предпосылками для старта проекта стало отсутствие в объединенном банке единого информационного пространства по закупкам, договорам и оплатам в связке с бюджетом.

За основу была взято решение на базе платформы 1С:Предприятие –

«1С:Учет и управление хозяйственной деятельностью банка» -
В качестве интегратора для внедрения выбран разработчик системы компания АйТи Капитал

Результаты проекта

В новой системе, процесс управления расходами является единым: на каждом этапе согласования хозяйственной операции ответственному лицу доступна вся информация по обязательствам - сроки, плановая дата поставки, суммы, бюджетное распределение, протоколы тендерных решений, закупочная документация, листы согласования, графики оплат и другое.

Внедренное решение позволило существенно сократить время принятия решения при согласовании и значительно ускорить ключевые бизнес-процессы банка.

Ключевые результаты проекта в головном офисе и филиальной сети ПАО Банк "ФК Открытие":

оптимизированы трудозатраты за счет внедрения централизованного решения в двух операционных центрах и головном офисе банка;
ежедневные операции осуществляют порядка 2500 сотрудников;
система позволяет поддерживать процесс управления расходами в круглосуточном режиме;
существенно оптимизированы сроки прохождения документов;
организовано оперативное оформление и согласование десятков тысяч хозяйственных операций по каждой из которых настроены свои шаблоны маршрутов согласования, в которых в свою очередь участвуют "экспертные" подразделения банка;
сокращены трудозатраты финансового департамента на обработку хозяйственных операций, основная нагрузка по вводу первичных данных распределена теперь по потребляющим подразделениям банка. Механизм маршрутизации позволяет управлять ежедневной обработкой тысяч документов сотнями пользователей. Система маршрутизации не позволяет пользователю сделать неверные действия в системе, контролирует корректность заполнения полей, выполняет только необходимые на данном этапе записи в учетные регистры.

Реализация единого информационного пространства по закупкам, договорам и оплатам в связке с бюджетом в новой системе сделало процессы планирования и контроля банков группы более прозрачными. Виден весь путь оплаты от заявки на бюджет до закрытия дебиторской задолженности. Благодаря новой системе удалось оптимизировать бизнес-процессы, снизить трудозатраты многих подразделений и сократить сроки прохождения заявок

ОргСтруктура проекта - 20 человек со стороны

География проекта

Региональная сеть банков насчитывает свыше 745 офисов в 69 экономически значимых регионах страны. ПАО Банк "ФК Открытие" был сформирован в результате интеграции более, чем из 10 банков различного масштаба.

Дополнительные презентации:

Открытие_ПроектГода_АйТиКапитал.pdf