Создание комплексной информационной системы оперативного учета на базе ERP

Создание единой информационной системы ведения оперативного учета продаж, закупок, склада, оперативного пооперационного учета на производстве в режиме «день в день», финансового и объемно календарного планирования.

Повышение эффективности, достоверности и сокращение трудозатрат на сбор оперативной, управленческой отчетности.

• 1С:ERP выступает в качестве основной системы управления предприятием.
• 1С:ERP бесшовно интегрирована с системой документооборота и контроля исполнительской дисциплины 1С:Документооборот 8

Ситуация до внедрения, информация о компании:

Ранее для ведения оперативного учета на предприятии использовалась целая связка информационных систем для каждой группы бизнес процессов в отдельности:

• Анализ данных и прогнозирование, управление денежными средствами (казначейство), финансовое планирование – специализированные формы EXCEL, частично 1С: Предприятие 7.7. Бухгалтерия.

• Продажи (сбыт) – разработка сотрудников предприятия на базе 1С: Предприятия 7.7. Бухгалтерия.

• Закупки (снабжение) и управление отношениями с поставщиками – специализированные формы EXCEL.

• Склад и логистика – EXCEL, складские материальные карты с классификаторами, другие бумажные носители

• Оперативный учет на производстве – самостоятельная разработка сотрудников предприятия

• Электронный документооборот, согласование, контроль исполнительской дисциплины – MS EXCEL, бумажные носители

Результаты проекта:

Финансовый отдел:

• Сокращены трудозатраты на согласование заявок на расходование денежных средств за счет электронного согласования в рамках одной информационной системы.

• Усилен контроль и прозрачность проведения казначейских платежей, в том числе по платежам по 275-ФЗ.

• Уменьшена трудоемкость обработки документов при подготовке финансового плана организации.

• Повышена прозрачность и достоверность данных.

Сбыт:

• Автоматизирован процесс консолидации заявок клиентов в план продаж и процесс передачи плана продаж в ПДО для оценки выполнимости плана. Реализована возможность корректировок плана продаж за счет предоставления разовых заявок.

• Внедрен механизм план-фактного контроля выполнения плана продаж.

• Ввод и хранение данных в единой информационной базе, а также гибкая настройка отчетов позволяют группе реализации и плановой группе: оперативно предоставлять руководству и клиентам достоверную информацию, касающуюся деятельности отдела продаж.

• Получение оперативных данных из отчетов по оплатам и отгрузкам клиентам позволило сократить сроки отгрузок на 15%.

• Для группы реализации разработан удобный механизм подбора коробок при формировании отгрузочных документов: в единой форме подбора отображаются все необходимые данные, влияющие на отгрузку (остатки, параметры извещений и прочее).

• В два раза повышена оперативность и на 30% снижена трудоемкость предоставления оперативной управленческой информации руководству предприятия. То есть вся информация, вводимая в единую базу данных, структурирована таким образом, что большая часть запрашиваемых отчетов собирается из системы оперативно, то есть в режиме онлайн.

• Повышена достоверность предоставляемой руководству информации, практически все отчеты могут расшифровываться до документа - источника.

Производственно - диспетчерский отдел:

• Автоматизирован процесс построения плана производства на основании плана продаж. Реализована возможность внесения корректировок по разовым заявкам отдела продаж.

• Вся информация вводится в единую систему, что позволяет оперативно, а главное достоверно проверить переданные данные от ПДО в другие отделы и избежать перепроизводства и конфликтов.

• Также по введенным данным оперативно и достоверно формируются отчеты.

Снабжение

• Трудозатраты на формирование заявок на закупку сокращены 25% за счет использования шаблонов закупок.

• Внедрен и автоматизирован контроль исполнения (обеспечения) заявок на закупку поступающих из производственных подразделений.

• Внедрена возможность формирования заказов поставщику на основании общей потребности, сформированной заявками производственных подразделений.

• Сокращены трудозатраты и повышена прозрачность осуществления финансовых платежей по заказам поставщикам за счет автоматизации процессов согласования заявок на расходование ДС. Каждый сотрудник ОМТО в режиме онлайн может проверить на какой стадии согласования находится его заказ.

• На 50% сокращено время, затрачиваемое на контроль оплат поставщику за счет возможности формирования отчета по состоянию оплат по заказам поставщикам.

Склад

• Достигнуто двукратное уменьшение трудозатрат сотрудников складской службы за счет внедрения механизма оприходования комплектующих и материалов на основании сформированных ранее сотрудниками ОМТО заказов поставщикам.

• Получен инструмент контроля, анализа движений и остатков в любой момент времени.

• Получен инструмент контроля отгрузки со склада в производственные подразделения (также используется службой ОМТО).

Производство

• Внедрено описание производственных процессов изготовления изделий с управлением детализацией описания требуемых для производства ресурсов.

Получен инструмент по визуализации структуры изделия, что позволило в 2 раза сократить время корректировки/внесения изменений в конструкторскую и технологическую документацию.

• Руководитель производства может заранее спрогнозировать негативное развитие ситуации по ходу производственного процесса относительно плановых сроков.

• Система обеспечивает прозрачность учета и позволяет видеть пооперационный состав работ и расход материалов на каждую партию запуска.

• Рабочие места операторов и мастеров цеха повысили оперативность внесение информации. Достигнут показатель пооперационного ввода информации по изделиям «день в день».

• Система позволяет в режиме онлайн видеть прохождение партии изделий по маршруту и определить местонахождения партии с детализацией до мастера исполняющего операции.

• Сокращено время на формирование сменно суточного рапортам мастера.

Общие результаты

• Единое информационное пространство хранения информации.

• Систематизация и оптимизация бизнес-процессов предприятия, достигнутое при участии проектной команды АО ВЗПП-С.

• Повышение квалификации сотрудников организации.

• Механизм формирования документов на основании позволяет исключить ручной ввод данных. Это значительно экономит время и уменьшает количество ошибок. Не возникает необходимости дублировать ранее введенную информацию.

• Быстрое получение актуальных данных всеми сотрудниками предприятия (остатки по складам, мастерам, финансовые план-фактные отчеты, взаиморасчеты с клиентами и поставщиками, оперативная управленческая отчетность организации)

• Автоматическое формирование стандартизированных форм на печать.