Оптимизация автоматизированной системы управления документами и процессами на платформе «Docsvision»

Заказчик:: Городская администрация Иркутска
Руководитель проекта со стороны заказчика: Алексей Якунин

Начальник управления информатизации Администрации города Иркутска
Поставщик: RKIT (ООО "РКИТ")
Год завершения проекта: 2018
Сроки выполнения проекта: Август, 2018 - Ноябрь, 2018
Масштаб проекта: 203 человеко-часа
1200 автоматизированных рабочих мест
Цели: Поскольку СЭД является критически значимой информационной системой для администрации Иркутска, необходимо было: выявить причины падения производительности, добиться достижения показателей: открытие карточек всех типов документов, заданий, задач (входящие, исходящие, распорядительные, служебные) – не более 3-5 сек; перевести систему на обновленную версию платформы Docsvision 5.4.

Уникальность проекта

Масштабность. В администрации 18 подразделений, более 1200 сотрудников. Автоматизировано 10 крупных бизнес-процессов. Все процессы были тиражированы на подразделения с учетом их специфики в течение 1-2 лет. Система непрерывно развивается в течение 7 лет. 2. Разработана методика тиражирования, снизившая стоимость владения системой: специалисты администрации тиражируют систему, обучают пользователей без привлечения подрядчиков. 3. Проведено комплексное обновление СЭД, что обеспечило не только дальнейшее активное использование, но и развитие СЭД. Так в 2019 года запущен в тестовую эксплуатацию web-клиент (20 пользователей). Планируется подключение всех пользователей к web-клиент в 2019-20 гг, сотрудники администрации смогут работать с документами и поручениями через web-интерфейс, в том числе с мобильных устройств. 4. Разработана методика проведения испытаний, позволившая повысить производительность единой системы юридически значимого документооборота без остановки системы.

Использованное ПО

Платформа СЭД/ECM Docsvision, решения продуктовой линейки RKIT, методика испытаний RKIT

Сложность реализации

1. 1. Необходимо было провести испытания в режиме реального времени без прекращения работы системы.

2. Заказчик предоставил тестовую машину, соответствующую по параметрам рабочей станции пользователя администрации. На ней результаты испытаний были положительные. Однако на рабочих машинах пользователей производительность не достигала требуемых параметров. Причина оказалась в работе приложения Skype for Business, которое не было установлено на тестовой учетной записи, при этом было встроено в систему и замедляло ее работу на рабочих станциях пользователей. Специалисты РКИТ переписывали код, меняли разметку, так как необходимо было удалить невостребованное приложение из контролов таким образом, чтобы это не повлияло на функциональность системы.

Описание проекта

На момент старта проекта система функционировала 6 лет, было автоматизировано 10 ключевых управленческих процессов.

1. Входящая корреспонденция: учёт, исполнение, контроль.

2. Исходящая корреспонденция: создание проекта, в том числе ответа на входящий, согласование, визирование, регистрация.

3. Согласование, рассмотрение, исполнение, контроль внутренних служебных писем.

4. Согласование, регистрация, рассылка, исполнение, контроль распорядительных документов.

5. Поддержка работы высшего административного комитета Администрации г. Иркутска (ВАК).

6. Рабочие совещания – подготовка совещания, формирование повестки, учёт решений, рассылка, исполнение, контроль поучений.

7. Управление делами – регистрация исков, предписание, планирование работ, учёт судебных документов, контроль.

8. Обращение граждан, депутатов и организаций — регистрация обращений, распределение по ответственным подразделениям, создание поручений, контроль их исполнения, подготовка ответа заявителю в установленный законом срок 30 и менее дней.

9. Интеграция с ССТУ: автоматическое формирование отчетов и выгрузка данных о ходе и результатах обращений граждан на портал ССТУ.РФ.

10. Архивный фонд: автоматическое распознавание скан-копий более 300 тыс. документов постоянного хранения, автоматическая каталогизация, формирование дел, описей дел, справок, отчетов, выписок для соблюдения 30-дневного срока ответа по обращениям заявителей.

В день в системе регистрировалось до 4000 документов; в среднем 22 000 документов — в месяц. Генерировалось до 100 0000 заданий на исполнение и согласование ежемесячно (свыше 5 млн. за время использования системы).

К 2018 году производительность системы начала падать, что сказывалось на скорости открытия карточек (базовых объектов системы). В итоге это снижало показатели операционной деятельности всех подразделений организации, вызывало негатив со стороны пользователей и руководства.

Для выявления причин падения производительности системы был проведен анализ ресурсов, выявлены неиспользуемые ресурсы. Разработана собственная методика испытаний для подтверждения результатов проекта.

В результате масштабного исследования и тестирования системы:

· установлено накопительное обновление 11 платформы Docsvision;

· удалены неиспользуемые объекты системы, функциональность;

· оптимизирован механизм подгрузки документов при открытии карточек;

· включено предкэширование;

· оптимизирован программный код и элементы интерфейса.

Кроме того были выявлены факторы, негативно влияющие на производительность, в частности перегруженность карточке пакетами документов.

Результатом стало достижение параметров работы системы, указанных производителем платформы. В системе работают все структурные подразделения администрации, все сотрудники, работающие на АРМ, включая руководителей и вице-мэров. · 1200 пользователя зарегистрировано в системе; · в среднем 500 человек работают в системе каждую секунду. При этом скорость открытия карточек составляет 3-5 секунд. В настоящий момент система экономит 20% трудозатрат за счет электронного взаимодействия между подразделениями, автоматизированного поиска документов. Свыше 51 млн. рублей в год – экономический эффект от внедрения системы.

География проекта

18 комитетов, находящихся на территории г. Иркутска.