Разработка и внедрение модуля «Оценка эффективности персонала» на базе системы DIRECTUM

Заказчик:

УК «Локомотивные технологии»

Руководитель проекта со стороны заказчика

Мария Качановская

Директор департамента оплаты труда, оценки и подбора персонала

Поставщик

ООО "МайТэк"

Год завершения проекта

2018

Сроки выполнения проекта

Сентябрь, 2017 - Февраль, 2018

Масштаб проекта

547 человеко-часов
10000 автоматизированных рабочих мест

Цели

Цели проекта:

1. Упорядочить требования к деловым качествам сотрудников и создать возможность гибкого управления компетенциями;

2. Исключить вероятность фальсификации результатов оценки за счет закрепления авторства за оценивающим;

Сформировать наглядное представление о текущем уровне компетенций персонала в разрезе отдела и компании;

3. Выявить кадровый резерв компании на основании свободного рейтинга сотрудников.

Уникальность проекта

Уникальность проекта: индивидуальное решение в области управления компетенциями сотрудников, разработанное под потребности функционального Заказчика на базе системы DIRECTUM. Проект необычный с точки зрения концепта и методологии: от правил расчета до удобной реализации в DIRECTUM. Здесь видна сильная проработка математических и логических подходов к оценке персонала на основе мирового опыта. Проект раскрывает огромный потенциал в развитии процессов кадровых служб в СЭД и для крупных компаний. Решение разрабатывалось под существующую методику проведения оценки персонала заказчика с автоматизацией процесса проведения оценки соответствия сотрудников требованиям компании и выявлению точек дальнейшего развития. До внедрения решения компания проводила ежегодную оценку компетенций специалистов исключительно на бумажных носителях. Процесс оценки носил цикличный характер и отличался высокой трудоемкостью: ручная обработка, корректировка и анализ значительного пакета документов, а также очное

Использованное ПО

Использованное ПО, оборудование и вспомогательные системы

Система электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM.

База данных: MS SQL 2012.

Операционная система: Windows 2012R2.

Веб сервер: IIS.

Электронная подпись: КриптоПРО 4.0 для квалифицированной ЭП и внутренний удостоверяющий центр на базе Microsoft Windows для неквалифицированной ЭП.

Основная инфраструктура системы, 7 серверов:

1. WorkFlow + служба сеансов.

2. Веб доступ.

3. Веб-сервисы интеграции.

4. Кластер MS SQL.

5. Служба преобразования в PDF.

6. Файловое хранилище.

7. Тестовый сервер.

А также ферма терминальных серверов для подключения удаленных пользователей. Количество узлов увеличивается по мере подключения пула новых пользователей.

Сложность реализации

Адаптация текущего алгоритма по оценке корпоративных компетенций и разработка удобного и понятного интерфейса, соответствующего особенностям методики. Внедрение данного модуля предполагает предварительную работу компании по созданию и определению оценочных компетенций сотрудников в соответствии с требованиями организации.

Описание проекта

Проект реализован в течение 5 месяцев, в два этапа:

1 этап: автоматизация процесса заведения и согласования инициативных целей;

2 этап: автоматизация оценки корпоративных компетенций и ее ежегодного запуска.

В рамках каждого этапа были использованы стандартные инструменты внедрения: исследование, проектирование, настройка, тестирование, обучение, сопровождение.

· Проектная команда «МайТэк» - 3 человека.

· Внешние: 4 эксперта со стороны заказчика.

В основу решения заложена Методика проведения оценки персонала, существующая на предприятии, она позволяет:

· Измерить, на основании достижения сотрудниками КПЭ, результативность работника. · Реализацию сотрудниками ЦЕЛЕЙ.

· Измерить уровень развития корпоративных компетенций.

Внедренный модуль ««Оценка эффективности персонала на базе СЭД DIRECTUM» позволяет:

• Задать должности или группы должностей, по которым планируется провести оценку. • Создать перечень компетенций, на соответствие которым мы хотим оценить (с распределенным по уровням согласно методике оценки описанием). • Завести бланки оценок на выбранных сотрудников, куда автоматически подтягиваются все заведённые в системе показатели и компетенции. • Формировать отчетность по каждому этапу прохождения оценки.

В модуле также реализована поддержка двусторонней оценки компетенций с закреплением авторства (со стороны сотрудника и руководителя).

По итогам работы модуля:

• Индивидуальный бланк оценки на каждого сотрудника, содержат развернутые результаты прохождения оценки (согласуются и к делам). • Сформированную базу данных, которая позволяет оценить динамику развития каждого сотрудника.

Все результаты оценки используются для построения общего рейтинга эффективности сотрудников.

В ходе работы были разработаны и автоматизированы следующие документы:

· Бланк оценки работника.

· Мониторинг инициативных целей.

· Итоговый рейтинг.

Результаты внедрения модуля «Оценка эффективности персонала на базе СЭД DIRECTUM»:

· На 90% сократилось время на заполнение оценочных бланков.

· Исключение ошибок заполнения - 85%.

· Соблюдение методики оценки – 100%.

· Сокращение времени составления отчётности – 90%.

· Перевод бланков оценок и отчетности в электронный вид.

Эффекты от внедрения модуля «Оценка эффективности персонала на базе СЭД DIRECTUM»:

· Сокращение длительности подготовки бланков оценки;

· Сокращение времени поиска бланков и сопутствующих документов;

· Ускорение согласования и проведения оценки;

· Сокращение числа невыполненных заданий;

· Ускорение подготовки итогового рейтинга;

· Снижение затраты на создание копий и печать бланков и отчетов;

· Сокращение времени передачи документов на исполнение и согласование;

· Повышение исполнительская дисциплины сотрудников;

· Снижение потерь бумажных экземпляров документов.

· Получение четкой картины уровня знаний, навыков и умений персонала;

· Создание централизованной базы требований к личностно-деловым качествам;

· Формирование кадрового резерва;

· Планирование сотрудником развития компетенций.

Количество пользователей, охваченных автоматизацией по проекту, более 5500 человек.

Количество автоматизированных ТОП-менеджеров (работающих в системе), порядка 800 человек.

Упрощен порядок работы с бланком оценки за счёт разработки и внедрения интерактивных веб-форм для взаимодействия руководителей подразделений и их подчиненных, автоматизирован алгоритм подбора и оценки корпоративных компетенций на основании общих библиотек.

Созданное количество документов:

● Количество документов, создаваемых в реализованном модуле в полугодие - от 140 до 1500 (в зависимости от периода оценки и количества должностей).

· Количество задач, создаваемых в полугодие от 280 до 3000 (в зависимости от периода оценки и количества должностей).

География проекта

10 локомотиворемонтных заводов и около 90 сервисных депо по всей России в 8 часовых поясах. Модуль «Оценка эффективности персонала» используется во всех организациях ГК ЛТ (производственную базу составляют 10 локомотиворемонтных заводов и около 90 сервисных депо по всей России) в 8 часовых поясах, с момента внедрения в рамках модуля создано порядка 5500 бланков оценок, содержащих информацию о текущем уровне развития персонала и выявленных точках развития. Трудоемкость проекта 547 часов.

ГК ЛТ - крупнейший работодатель России, численность персонала насчитывает более 60 тысяч человек, в системе DIRECTUM зарегистрировано более 10 000 пользователей.

Дополнительные презентации:

Отзыв по автоматизации процессов по оценке персонала в ГК _ЛТ_.jpg
МайТэк. Отправленная заявка на Глобал ЦИО.pdf