Создание единой платформы электронного документооборота для Группы ЧТПЗ

Выполнить замену/внедрение единой системы электронного документооборота, обеспечив ее стабильную работу и расширение необходимого функционирования на современном программно-аппаратном окружении (устранение сбоев в работе) с обеспечением поддержки и дальнейшего развития системы."

Задачи:

 - Уменьшение количества систем, участвующих в организации документооборота (переход на единую систему);

 - Стандартизация правил (процессов) по работе с документами;

 - Замена системы СЭД ЧТПЗ (EMC Documentum) в связи с ее моральным устареванием, проблемами с эксплуатацией;

 - Обеспечение возможности дальнейшего развития функционала систем документооборота (собственными силами, внешними подрядчиками)

 - Реализация имеющихся на текущий момент потребностей в развитии

Группа ЧТПЗ — промышленная группа металлургического комплекса России, одна из крупнейших отечественных компаний-производителей трубной продукции. На протяжении нескольких лет в трубном дивизионе Группы ЧТПЗ использовали Documentum. В 2016 году руководство компании приняло решение о создании единой платформы электронного документооборота для всех предприятий группы. Тиражирование текущей системы оказалось невозможным из-за сложности развития и невозможности объединить все подразделения.

Внедрению системы предшествовало экспресс-исследование организации. Консультанты DIRECTUM подготовили проектные решения с планом реализации поставленных задач. Одним из требований была возможность работать в DIRECTUM через любой браузер, поэтому основным способом доступа к системе стал веб-клиент. Пилотный проект был стартован в мае 2017 года в Челябинском трубопрокатном заводе и Первоуральском новотрубном заводе, которые входят в трубный дивизион Группы ЧТПЗ. В рамках внедрения было организовано сотрудничество по ключевым задачам:

● классическое делопроизводство и организационно-распорядительный документооборот;

● работа с нормативными документами;

● работа с документами интегрированной системы менеджмента;

● управление совещаниями.

Интеграция DIRECTUM в ИТ-инфраструктуру предприятия – следующий важный этап внедрения. Было реализовано взаимодействие с 1С и комплексной информационной системой ЧТПЗ — ERP-платформой собственной разработки. Помимо этого, для модуля «DIRECTUM: Управление совещаниями» были доработаны механизмы интеграции с почтовым сервером Microsoft Exchange. Полученное решение было протестировано участниками рабочей группы трубного дивизиона ЧТПЗ, в которую вошли руководители ИТ-подразделений, отделов по документационному обеспечению, договорной работе и других служб. Для быстрого старта дистанционное обучение прошли более тысячи сотрудников. С декабря 2017 года к работе в DIRECTUM приступили 3 000 человек: от рядовых сотрудников до руководителей высшего звена. Помимо веб-доступа пользователи имеют возможность работать в системе через мобильные приложения Solo и Jazz, находясь вне своего основного рабочего места.