Автоматизация 4700 рабочих мест РУДН с помощью "1С:Документооборот государственного учреждения"

Заказчик:

ФГАОУ ВО "РУДН"

Руководитель проекта со стороны заказчика

Сергей Широкий

Начальник отдела сопровождения ЕИС

Поставщик

1С-Рарус

Год завершения проекта

2018

Сроки выполнения проекта

Февраль, 2018 - Декабрь, 2018

Масштаб проекта

10000 человеко-часов
4700 автоматизированных рабочих мест

Цели

РУДН является участником национальной программы 5-100. Цель Проекта 5-100 — улучшить позиции группы ведущих российских университетов на глобальном рынке образовательных услуг и исследовательских программ. Выполняя задачи программы 5-100, РУДН развернул 40 проектов развития. Для прозрачного управления этими стратегическими проектами была нужна современная информационная система. Также руководство университета нуждалось в упорядочивании административной работы: сотни документов и рутинных операций могли быть сокращены с помощью цифровизации.

Задачи проекта:

Решение операционных задач.
Унификация выходных форм документов.
Унификация процессов движения документов.
Сокращение времени на подготовку документов.
Увеличение прозрачности движения документов по процессу.
Установка сроков выполнения каждого этапа жизненного цикла документа.
Повышение доступности документов.
Обеспечение работы пользователей из любой географической точки.
Повышение прозрачности и управляемости стратегических проектов развития университета.
Облегчение организации, проведения и распространения решений собраний различного типа.
Повышение результативности управления поручениями.

Уникальность проекта

В авторизированной системе работает около 4700 человек.
Проведено онлайн- и офлайн-обучение более 1,5 тысяч человек, организована горячая линия для поддержки пользователей.
Благодаря методологии Agile организовано постепенное, бесконфликтное вовлечение сотрудников университета в использование новых информационных технологий.
Автоматизированный документооборот объединен с привычными способами наложения резолюций и передачи поручений. Для этого разработано и интегрировано с СЭД мобильное приложение для ректора.
Особенности бизнес-процессов классического университета описаны и стандартизированы. Настроены бизнес-процессы для создания, маршрутизации и хранения потоков более 100 тысяч документов в год.
Автоматизированы специфические процессы: закупки, оформление заявок на командирование, ротация профессорско-преподавательского состава и др.

Использованное ПО

Ситуация до внедрения

Российский университет дружбы народов был основан 5 февраля 1960 года.

Сегодня РУДН — один из лучших российских университетов, входит в мировые рейтинги THE, QS и RUR.

РУДН — первый университет в России, который получил 5 звезд в 5 категориях рейтинга QS Stars.

Объединяя знанием людей разных культур, РУДН формирует лидеров, которые завтра сделают мир лучше.

РУДН — сложный административный организм, структура которого включает институты, факультеты, кафедры, научные объединения, центры и лаборатории, филиалы в других городах. Действует система довузовского и послевузовского образования, куда входит аспирантура, докторантура и ординатура.

Университет ведет активную международную работу, поддерживая связи с зарубежными образовательными и научными центрами. Всего в составе РУДН — более 1000 административных единиц, связанных вертикально и горизонтально.

Сложная, разноплановая деятельность университета требует эффективного управления сквозными и локальными процессами, в которые вовлечены тысячи участников. Для этого используются различные инструменты учета и управления.

По мере развития видов деятельности и технологий университет внедрил программное обеспечение разной функциональности, от разных вендоров. Ключевыми продуктами для интегрированного управления деятельностью университета стали программы платформы "1С:Предприятие":

"1С:Документооборот государственного учреждения",
"1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8",
"1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8",
"1C:Управление холдингом".

Также использовались другие информационные системы на различных платформах.

Согласованная работа тысяч людей стала важным условием для роста и развития университета.

Работа по старинке — с передачей бумаг из рук в руки, телефонными согласованиями, долгими паузами между этапами принятия решений — ограничивала РУДН в его стремлении в будущее.

Идея автоматизации управленческой, административной и образовательной деятельности, включая документооборот организации была инициирована и поддерживается ректором университета, академиком Владимиром Михайловичем Филипповым и руководством вуза.

Сложность реализации

Дополнительная информация к описанию проекта

Три фактора определили успех проекта:

Заинтересованность ректора и руководства университета и в цифровой трансформации вуза.
Объединение в команду специалистов РУДН и "1С-Рарус", имеющих многолетний опыт автоматизации на платформе "1С:Предприятие" и обладающих глубокими знаниями бизнес-процессов университета и его потребностей.
Итерационная схема внедрения с непрерывным анализом обратной связи от пользователей и поэтапным вводом в действие объектов и программных модулей. Такой подход обеспечил успех внедрения, несмотря на сложность оргструктуры, многочисленность объектов документооборота и большое количество сотрудников.

Внедренные программные продукты 1С:Документооборот государственного учреждения :

Приказы
Служебные записки
Протоколы
Заявки
Управление мероприятиями

Архитектура решения и масштаб проекта

Количество пользователей системы: 4700.
Количество активных пользователей: 1500.
Количество одновременно работающих пользователей: 500.

Описание проекта

Результаты проекта

Внедрение программного продукта решило следующие задачи:

делопроизводство;
учет и хранение документов;
постановка и решение тактических задач с использованием мобильного приложения;
организация доступа из любой точки мира в зоне покрытия сети интернет;
планирование проектов и управление задачами в их рамках;
анализ деятельности в разрезе проектов;
управление совещаниями;
учет и контроль исполнения поручений;
управление заявками на внутренние работы.
Управление документооборотом

Ежегодно в университете создается и утверждается более 75 тысяч приказов различного типа и десятки тысяч других документов. В результате автоматизации:

проекты документов (приказов, протоколов, служебных записок) подготавливаются на базе унифицированных форм, процессы согласования запускаются на основании шаблонов бизнес-процессов;
задачи согласования, утверждения, подписания, рассмотрения и регистрации выполняются в электронном виде;
за счет ограничения количества повторных согласований сроки согласования документов сократились примерно в 2,5 раза;
повысилась достоверность прогнозов сроков издания документов;
выросло качество подготовки документов благодаря стандартизации форм;
для ректора университета создана удобная мобильная рабочая среда: в специальном приложении можно просматривать, править и накладывать резолюции, используя стилус или клавиатуру.
Ежемесячно в системе ЭД разрабатываются новые шаблоны документов.

Учет и хранение документов

В результате внедрения программного продукта "1С:Документооборот государственного учреждения 8" университет обеспечен единой базой данных хранения документов. Электронная база документов и бумажный архив дубликатов, сохранения которого требует законодательство, объединены с помощью технологии штрихкодирования.

Сотрудники университета, независимо от их должности и территориального расположения, могут быстро найти необходимый документ, используя его идентификационные признаки.

Интеграция СЭД с прочими информационными базами Университета

Одна из задач внедрения "1С:Документооборот" — объединить в единой системе потоки документов, генерируемые в разных информационных базах университета. На сегодняшний день выполнена интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятие":

"1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8": реализован механизм обмена данными об организационной структуре организации и сотрудниках, обмен данными по кадровым приказам;
"1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8": реализован механизм обмена данными по финансовым показателям проектов, которые ведутся в "1С:Документооборот государственного учреждения 8";
"1C:Управление холдингом 8": реализован механизм обмена служебными записками на закупку. Согласование служебных записок производится на стороне "1С:Документооборот государственного учреждения 8", в "1C:Управление холдингом 8" документы поступают на исполнение.

Архитектор системы, Р.Р.Аглямов резюмирует: "Для повышения эффективности управления административными процессами: оборотом документации, ведения проектов, согласования и контроля выполнения решений был выстроен и автоматизирован процесс документооборота. Эффект от использования новой системы, построенной на базе решения "1С:Документооборот", очевиден. В прошлом остались неудобные электронные таблицы и телефонные согласования. РУДН обеспечен единой базой данных хранения документов. Снизились затраты на управление проектной деятельностью. Создано специальное мобильное приложение, в котором можно оперативно просматривать, править и накладывать резолюции. Плодотворное сотрудничество с компанией "1С-Рарус" принесло положительные результаты, в наших ближайших планах продолжение работы по интеграции с другими информационными системами, развертывания системы контроля исполнительской дисциплины, дальнейшая стандартизация форм документов и процессов движения информационных потоков, создание специализированного мобильного приложения для всех сотрудников университета".