Двукратное ускорение работы линейного персонала с помощью софта и 13 терминалов сбора данных

Цели проекта:

• справиться с потоком покупателей;
• избежать больших очередей на кассе;
• устранить недовольство клиентов;
• ускорить и упростить работу линейного персонала с товаром;
• уйти от ведения записей о продажах на бумажных носителях, замедляющего процесс реализации медицинских товаров;
• сократить время на проведение инвентаризаций;
• снизить ошибки, обусловленные влиянием человеческого фактора;
• получить дополнительный инструмент для осуществления продаж не через кассу;
• оптимизировать процесс сборки заказов покупателям;
• подготовиться заранее в введению обязательная маркировка лекарств в Казахстане, чтобы к моменту продажи лекарств по Data Matrix кодам уже пройти все подготовительные этапы, наладить процессы и исправить возможные ошибки.

ПО:

• «Магазин 15» от «Клеверенс».

Оборудование:

• Терминал сбора данных Honeywell EDA51;
• Терминал сбора данных ScanPal EDA50.

Дополнительное оборудование:

• Термотрансферный принтер штрих-кодов Honeywell PC42t.

Сложность реализации заключалась даже в том, что обычная приёмка товара затягивалась у заказчика на несколько часов: пока принесут накладные, пока «забьют» в базу наименования, пока создадут новые документы. Поступления товара ежедневные и по несколько раз отвлекали от работы с покупателями в том числе и кассиров. А полностью «ручные» инвентаризации попросту не показывали актуальных остатков. Понятно, что руководство «Центральной аптеки» это не устраивало. Собственник хотел видеть сколько какого товара сейчас в наличии, что уже продали, что нужно заказать. Поэтому первоначально требовалось снизить влияние человеческого фактора и, как следствие, ошибки, уйти от записей проданного товара в «тетради», а также сократить время на выполнение ежедневных операций. Терминалы сбора данных сразу планировали использовать ещё и как дополнительное кассовое место, осуществляя продажи напрямую с ТСД.

Т.к. подрядчик ИТ-проекта уже ранее работал с заказчиком в плане интернет-магазина с «Битриксом», мониторил обмен и давал небольшие рекомендации по бухгалтерии, была предложена автоматизацию на базе «1С: Бухгалтерии». Это было связано ещё и с тем, что не все пользователи хорошо были знакомы с работой 1С.

Для полноценной работы ТСД настроили несколько баз: «1С: УТ для Казахстана 3.4» – для приёмки товара и реализации оптовых продаж, и «1С: Аптека для Казахстана» – для розницы. В основном сотрудники «Центральной аптеки» используют «1С: УТ». Если возникают перебои в системе — отключение электричества, наплыв покупателей, перегруженность касс – переключаются на другую базу и проводят продажи через ТСД.

У подрядчика ИТ-проекта не было готового списка задач, пожелания заказчика выполняли по мере их поступления. Сначала обновили лицензии «Драйвер терминала сбора данных» до «Магазина 15». Далее провели поэтапную автоматизацию: запустили ТСД для инвентаризаций, затем для приёмки, после этого для продаж. И реализовали возможность просматривать информацию о товаре по штрихкоду.

Такое поэтапное внедрение — сначала 2 ТСД, затем 3 и так далее — привело к тому, что на всех мобильных компьютерах стояли разные версии релизов «Клеверенс».

Именно из-за различных конфигураций «Магазина 15» и возникли в последующем перебои в работе и с выгрузкой документов и обработки: на одних ТСД закончился срок подписки и софт не обновили, на других продлили подписку на обновление только один раз. Запланировали обновить все лицензии до последнего релиза в ближайшее время, чтобы и софт, и ТСД работали корректно.

При помощи ТСД «Центральной аптеки» выполняют приёмку лекарственных препаратов, косметики, БАДов, проводят инвентаризации и осуществляют продажи. Всего в торговом зале и на складе задействовано 13 ТСД. Из дополнительного оборудования используют термотрансферный принтер штрих-кодов Honeywell PC42t.

Глобальные инвентаризации заказчик проводит 2 раза в год с полным анализом остатков, оприходованием излишков и списанием недостач. Для того, чтобы пополнить товарный запас достаточно ревизии по отделам по товарным группам. Это позволяет не закрывать аптеку на время пересчёта товара: рабочий день торгового зала до 24:00, успевают в течение рабочего дня.

Чтобы сотрудникам «Центральной аптеки было проще адаптироваться к новому режиму работы, подрядчик ИТ-проекта использовал типовой функционал «Магазина 15», так как он максимально прост.

Автоматизация коснется и направления сбора заказов, поступающих с сайта, выполняющегося по бумажным носителям через 1С.

Специалисты техподдержки «Клеверенс» помогли решить проблему с созданными на ТСД документами «Поступление товара», которые не отражались в системе учёта после выгрузки — посоветовали обновить конфигурацию ПО до последнего релиза.

Внедрение  позволило «Центральной аптеке» сократить время на проведение инвентаризаций, снизить ошибки и влияние человеческого фактора, в целом ускорить работу линейного персонала и получить дополнительный инструмент для осуществления продаж не через кассу.

Казахстан, Алматы – проект реализован в дружеской России стране.