Комплексная оптимизация документооборота: МЭДО, КЭДО и бухгалтерия
- Заказчик:
- АНО «Федеральный центр компетенций»
- Руководитель проекта со стороны заказчика
-
- Поставщик
- RockITSoft
- Год завершения проекта
- 2021
- Сроки выполнения проекта
- Ноябрь, 2020 - Декабрь, 2021
- Масштаб проекта
- 350 автоматизированных рабочих мест
- Цели
- Сокращение бумажного документооборота и количества избыточных согласований
- Повышение качества функционирования внутренних бизнес-процессов ФЦК
- Автоматизация взаимодействия ФЦК с контрагентами
- Повышение уровня исполнительской дисциплины
- И как следствие, эффективная реализация национального проекта «Производительность труда»
Уникальность проекта
Реализованный проект не только полностью удовлетворяет внутренние цели АНО «Федеральный центр компетенций», но и соответствует стратегическим. С точки зрения оптимизации внутренних бизнес-процессов уровень доступности СЭД повысился до 99,8%, исполнительской дисциплины - до 98%. Увеличилась скорость ведения основных процессов документооборота: обработка входящей корреспонденции в 15 раз, оценка персонала в 10 раз, работа с договорами и доверенностями в 8 раз, создание ОРД и ознакомление с ними в 7 раз. Доля сотрудников, уверенно пользующихся СЭД, составила 100%.Успешные итоги проекта способствовали наиболее эффективной реализации национального проекта «Производительность труда» в части:
1. Передачи опыта заказчика в управлении процессами документооборота среди организаций-участниц нацпроекта
2. Выстраивания эффективной концепции безбумажного делопроизводства в организациях
3. Тиражирования результатов совместной работы с ИТ-поставщиков среди участников нацпроекта по услуге «Удобный документооборот»
- Использованное ПО
Directum RX, Directum Development Studio, КриптоПро CSP, Samoware, Communigate, 1С: ЗУП
- Сложность реализации
Ежемесячно в компании формируется более 12 000 документов. В условиях расширения штата ФЦК, увеличения количества предприятий-участников нацпроекта, и, как следствие, роста объемов документооборота задачи по:
- оптимизации бизнес-процессов компании
- созданию унифицированных бизнес-требований для внедрения СЭД на производственных предприятиях
- созданию проверенных единых стандартных сценариев документооборота и стандартизированных форм документов
- созданию уникальных форм и инструментов для контроля исполнительской дисциплины
потребовали глубокой вовлеченности специалистов со стороны ФЦК и RockITSoft. Основные виды документов были разделены на дополнительные категории, для каждой из которых были разработаны шаблоны и соответствующие регламенты согласования. Особого внимания в части оптимизации требовали 11 бизнес-процессов по ведению документооборота. Были определены границы 10 типовых сценариев по работе с документами и их согласованию.- Описание проекта
Для оптимизации деятельности ФЦК потребовалось полное переложение бизнес-процессов на СЭД в части:
- Взаимодействия с госорганами
- Подготовки соглашений с РОИВ и предприятиями-участниками
- Делопроизводства и кадрового документооборота
RockITSoft провел работы по развитию СЭД на базе Directum RX, внедренной в ФЦК, и обучил сотрудников работе в ней.
Для интеграции с МЭДО система была доработана с учетом специфики заказчика:
- Задача на регистрацию приходит виртуальному пользователю в рамках конкурентной работы сотрудников службы делопроизводства
- Создана управляемая папка «На регистрацию МЭДО» для выделения задач на регистрацию входящей корреспонденции в отдельный поток обработки
- Настроена обязательность заполнения полей «Количество страниц документа» и «Количество страниц приложений» инициатором при создании карточки исходящего письма
- Выполнено скрытие кнопок «Переформировать в обращение», «Перенаправить в другую организацию»
Для повышения уровня исполнительской дисциплины разработан модуль «Исполнительская дисциплина» с виджетами по личной дисциплине сотрудников и подразделений в целом, а также отчетами по контролю сроков исполнения поручений. Кроме того, около 70% штата ФЦК — сотрудники с разъездным характером работы в различных регионах России. Отсутствие стационарного рабочего места в командировках приводило к просрочке некоторых задач и снижению исполнительской дисциплины. Поэтому СЭД была переведена из формата десктоп-приложения на веб-клиент. Теперь сотрудники могут работать в системе через браузер на любой ОС (с ПК и смартфона) и мобильные приложения Directum: Solo и Jazz.
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) и цифровизация смежных бухгалтерских процессов:
Автоматизация оформления командировок проводилась с учетом, что сотрудники часто не могут лично отчитываться о прошедшей командировке и оформлять новую в бухгалтерии. Поэтому правила согласования были дополнены этапами в виде заданий ответственным исполнителям:
- Проверка заявки, формирование и организация подписания приказа
- Подтверждение возможности авансирования (проверка отсутствия задолженности)
- Формирование платежного поручения и документа с ЭП
- Подтверждение отправки оригиналов документов
- Получение оригиналов и организация подписания авансового отчета
Все необходимые приказы, реестры и платежные поручения формируются на основании сканов подтверждающих документов, а оригиналы прикладываются на завершающем этапе.
Были оцифрованы оформление работы в выходной день (служебная записка, приказ) и регулярная оценка персонала ФЦК (карта КПЭ, лист оценки, сводная ведомость оценки подразделения). Регламенты по согласованию настроены так, что при создании документа по шаблону пользователь не должен тратить время на выяснение списка обязательных согласующих. В рамках СЭД «HR-процессы» были внедрены направления: планирование графика и оформление отпусков, работа с кандидатами. Для сокращения трудозатрат и расходов на офисные нужды, а также исключения ошибок в бухгалтерском и кадровом учете была реализована двухсторонняя интеграция с 1С: ЗУП. В результате были выделены процессы отзыва из отпуска, оформления отпуска авансом, переноса в связи с больничным листом, обязательного планирования накопленных дней отпуска за прошлые периоды.- География проекта
- Москва
