Переход с SAP на 1С:ERP за полтора месяца

Заказчик:

Zentiva

Руководитель проекта со стороны заказчика

Вероника Каширина

Финансовый директор

Поставщик

«КОРУС Консалтинг»

Год завершения проекта

2022

Сроки выполнения проекта

Март, 2022 - Май, 2022

Масштаб проекта

3674 человеко-часа

Цели

У компании завершался срок доступа к SAP, но оставались важные задачи: поддержка ежедневной операционной деятельности, формирование ежемесячного пакета корпоративной отчетности, а также подготовка регламентированной отчетности за II квартал 2022 г.

Цель — внедрить «1С:ERP Управление предприятием» в максимально сжатые сроки.
Задача первого этапа — автоматизировать блоки продаж, закупок, склада, расчета себестоимости. На втором этапе проекта — автоматизировать финансовый и управленческий учет.
В новой системе необходимо было учесть специфику фармацевтической отрасли: партионный учет медицинских препаратов и прослеживаемость цен лекарств по всей цепочке внутри России.

Уникальность проекта

Первоначальный срок отключения SAP — 1 апреля, позже его сдвинули на июнь. Интеграторы ставили срок внедрения 1С:ERP — к Новому году. Мало кто верил в успешность проекта. Но некоторые обстоятельства были на нашей стороне: до всех событий мы готовили данные для перехода на новую версию корпоративного SAP. Благодаря этому опыту, мы знали, как правильно и быстро подготовиться к внедрению ERP.

Проект перехода стартовал 23 марта, а уже 5 мая мы выполнили в новой системе первые отгрузки и приемки товаров. В рамках второго этапа команда запустила управленческий, финансовый и налоговый учет. Таким образом мы в срок сформировали в ERP-системе управленческую отчетность и закрыли II квартал 2022 года.

В результате внедрения системы компании удалось улучшить некоторые процессы в области оперативного и управленческого учета. Появилось больше гибкости в отчетах, которые учитывают особенности российской компании.

Проект решает задачи импортозамещения

Да

Использованное ПО

«1С:ERP Управление предприятием»

Сложность реализации

У нас были внутренние ограничения: никакого повторного продления использования SAP не предполагалось.
Отгрузки не должны были останавливаться.
Важно было избежать частичного или полного двойного ввода документов.
При таких сроках требовалось удвоенное внимание вопросам интеграции, в частности финансового и операционного контура.
Так как переход был с операций за май, пришлось потратить значительное время на загрузку остатков в систему, чтобы получить баланс на 01/01, 31/03, 30/04, но это спасло от «склеивания» квартала в Excel.
Сыграл человеческий фактор: больничные, декреты сотрудниц.
Вынуждены были принять жесткие организационные меры: на время отменили отпуска, забюджетировали двойные оплаты консультантам, приготовились работать сверхурочно (впрочем, при реализации проекта на крайние меры приходилось идти редко).

Описание проекта

Zentiva — международная компания, которая специализируется на разработке, изготовлении, маркетинге и продаже фармацевтической продукции. В России «Зентива Фарма» занимается поставками широкого ассортимента лекарственных и косметических товаров.

Компания использовала корпоративную версию SAP и готовилась к переходу на более новую версию, но планы были нарушены неясными перспективами вендора. Руководство приняло решение о переходе на «1С:ERP Управление предприятием». В качестве партнера по реализации проекта выбрали ГК «КОРУС Консалтинг».

В проекте были четко расставлены приоритеты, на первом месте стояли отгрузки. Через полтора месяца после старта ИТ-специалисты запустили оперативный контур, включая блоки продаж, склада и закупок. В новой системе было важно учесть специфику отрасли: партионный учет медицинских препаратов и прослеживаемость цен лекарств по всей цепочке внутри России. Необходимо было максимально опираться на типовую функциональность, чтобы уложиться в срок и обеспечить методологически правильное решение.

После запуска оперативного контура команда приступила к автоматизации управленческого, финансового и налогового учета, в опер.контуре начали работу над автоматизацией редких складских операций, доработку складских форм. Это удалось сделать в обозначенные сроки, мы подготовили управленческую отчетность за май и далее закрыли II квартал уже в новой системе.

На реализацию второго этапа проекта, который включил внедрение финансового модуля, было дополнительно потрачено 3 703 человеко-часов наших сотрудников и специалистов «КОРУС Консалтинг».

Проектная команда также интегрировала «1C:ERP» с WMS и другими инструментами компании, выполнила ряд доработок в части оперативного учета, контроля отгрузок и печатных форм.

Решение не только устранило зависимость от SAP, но и открыло для компании новые возможности:

Повысило уровень автоматизации при формировании управленческой отчетности в первые три рабочих дня после окончания периода.
Для финансовой службы появились удобные аналитические отчеты.
Упростились некоторые процессы по оперативному учету.
Операции по прочим движениям и списаниям стали более удобными.
Получили больше гибкости, отчеты учитывают особенности российской компании.

Факторы успеха:

Были готовы методологически: много лет назад компания сблизила IFRS и бухгалтерский учет; широко использовались начисления (accruals) при отсутствии документов.
Выбрали ИТ-партнера, который не испугался жесткого дедлайна и был готов к смелым вызовам, обязался быстро вывести на проект высокопрофессиональную команду.
ИТ-консультанты постоянно находились в офисе заказчика и плотно работали с сотрудниками; c нуля вырастили супер-пользователей внутри компании.
Специалисты и руководители участвовали в проекте с максимальной вовлеченностью, в т.ч. на ежедневных статус-митингах.
Выделили бухгалтерам время на обучение работе в новой системе через постепенный запуск финансовых процессов (банк, авансовые отчеты, счета поставщиков, взаимозачеты, агентская схема и т.п.).
Перенос остатков и оборотов по счетам и объектам учета был сделан по принципу 1:1, все идеи по улучшению, объединению, добавлению аналитик оставили на будущий год.

География проекта

Российская Федерация