Цифровая трансформация процессов организации деловых поездок в Национальной Медиа Группе

• Повышение лояльности сотрудников за счет внедрения централизованного сервиса по оформлению и отчетности по командировкам, выстраивания единого командировочного бизнес-процесса​

• Повышение операционной эффективности процессов, связанных с учетом, подготовкой документов за счет автоматизации и интеграции Ракеты и информационных систем​

• Цифровая платформа для организации командировок Raketa

• Бэкофисные информационные системы (документооборот, кадровая система, финансовая система)

Основной сложностью в ходе реализации проекта было найти баланс между требованиями заказчика и существовавшими на тот момент возможностями Ракета – по сути SaaS-решения. Специфические требования заказчика не всегда укладывались в дорожную карту развития Ракета, следовательно, специалистам с обеих сторон необходимо было найти такое решение, которое позволило бы добиться всех поставленных целей в условиях существующих ограничений.

Традиционная организация процесса деловых поездок, промежуточным звеном в котором является сотрудник тревел-агентства, не удовлетворяет современным требованиям:

• Это неудобно для путешественников, которые не видят перед собой все варианты билетов, гостиниц, жд билетов и пр, и таким образом не могут выбрать наиболее оптимальный маршрут и географию размещения (привлечение сотрудника тревел-агентства - в нашем случае - IBC - целесообразно в сложных случаях, в запросах, когда сотрудники не имеют возможности самостоятельно решить вопрос по поездкам и им требуется глубокая тревел-поддержка)

• Это неоптимально для компании, т.к. выбор того или иного билета либо гостиницы непрозрачен, т.к. нет информации о стоимости других доступных в момент бронирования вариантов

• Это неоптимально для компании, т.к. возможен перерасход средств из-за нарушение командировочных политик вследствие человеческого фактора

• Это неоптимально для компании, т.к. разорванные процессы планирования командировки и отчетности создают дополнительные трудозатраты на стороне бэкофиса.

В ходе проекта были выполнены следующие мероприятия:

• Проведен реинжиниринг процессов организации деловых поездок

• В рамках конкурса была выбрана платформа для организации командировок (Online Booking Tool) Raketa

• Проведена тесная интеграция платформы Raketa с бэкофисными системами (документооборот, кадровая система, финансовая система)

• Проведены доработки и настройки Raketa.

В результате получены эффекты:

• Повышение лояльности сотрудников

• Вместо планирования поездок через сотрудников тревел-агентств планирование теперь осуществляется сотрудниками в режиме self-service, что позволяет им организовать командировки наиболее оптимальным образом

• Авансовый отчет по итогам командировки оформляется в мобильном приложении

• Снижение операционных затрат

• Соблюдение тревел-политик сотрудниками теперь контролируется системой полностью автоматически

• Информация о наличии более дешевых вариантов перелетов/гостиниц и пр. доступных в момент организации командировки, полностью прозрачна

• Весь обмен документами осуществляется через ЮЗЭДО

• Сокращение времени проведения некоторых операций в учете до 9,5 раз