Автоматизация дистрибьюторской отчетности как фундамент для эффективной CRM-системы

1. автоматизировать обработку колоссального объема дистрибьюторской отчетности, чтобы снизить нагрузку на сотрудников, обеспечить максимальную корректность данных и обеспечить оптимальный по срокам финансовый оборот

2. создать инструмент быстрого оперативного управления и планирования сбытом на непредсказуемом рынке продукции для сельского хозяйства

3. получать данные о продажах и стоках в едином источнике и формате, прозрачном для всех сторон. Эти данные берутся за основу для расчета премий и сотрудникам компании, и дистрибьюторам.

Основная сложность, с которой мы столкнулись, была административная. Мы были первопроходцами автоматизации дистрибьюторской отчетности в своем сегменте, согласовать проект с партнерами было непросто ー только на второй год после запуска недоверие было преодолено. Пришлось действовать постепенно, гибко реагировать на возражения партнеров, их страхи, технические ограничения, разъяснять пользу использования системы. В результате удалось полностью перевести всех дистрибьюторов на автоматическую загрузку отчетности.

В результате, за счет особенностей работы сервиса CISLINK DTS, дистрибьюторы тоже получили ряд преимуществ:

1. Сервис позволяет надежно подтверждать объемы всей реализованной продукции ー без ошибок и с точностью до единицы товара. Это имеет значение при расчете премий, когда борьба идет за каждый литр препарата.

2. Отслеживание отгрузочных цен позволяет избежать демпинга, соблюдать региональные коммерческие условия, поддерживает здоровую конкуренцию и позволяет выжить небольшим локальным поставщикам.

3. Своевременно проведенные расчеты позволяют оперативно вернуть в оборот средства ー полученными премиями дистрибьюторы могут сразу закрывать кредитные линии.

Для удобства работы и создания прозрачных отношений с дистрибьюторами, мы сделали специальный модуль на Power BI для их самостоятельного доступа, чтобы они могли видеть, проверять и, в случае необходимости, сразу комментировать, не дожидаясь накопления большого объема информации. Таким образом дистрибьюторы сразу видят, на какой объем продаж выходят.

Реализация проекта заняла несколько лет. Но мы пришли к поставленной цели: избавились от ручной обработки десятков тысяч накладных и также ручного переноса данных о продажах в CRM-систему ー спроектировали и полностью автоматизировали передачу данных о реализации товара во всей цепочке. Теперь нам доступна актуальная и подробная информация об отгрузках продуктов каждому клиенту, в каждое хозяйство.

Впечатляет и достигнутая точность данных. Два раза в сезон делаем выборочную сверку данных в системе и бумажных копий документов ー качество данных ДТС и наши усилия по слаженности работы всех компонентов ландшафта свели количество расхождений до минимума.

Важно понимать особенности сельскохозяйственной отрасли. Погодная волатильность, климатическая специфика, сезонность, делают скорость получения данных и реагирования на конъюнктуру критичной для успеха нашего бизнеса.

В первую очередь все преимущества проекта оценили сотрудники отдела продаж. Менеджеры, зная потенциал своих хозяйств и анализируя подтвержденные отгрузки, могут оперативно принять меры, если текущие объемы меньше спланированных. Сезон короткий, времени ждать неделями отчеты нет.

Также на ежедневной основе контролируются остатки дистрибьюторов, что позволяет управлять объемом стоков, прогнозировать и планировать дополнительный объем, а также не допустить излишние количества продуктов на складах дистрибьюторов.

Для отдела маркетинга своевременное получение данных о продажах конечному потребителю дает преимущество для запуска кампаний, акций, а также мониторинга рынка на текущий день.

Скорость и точность данных важны также для финансовой стороны компании. Поддержание актуального состояния данных во всей цепочке позволяет нам рассчитывать и выплачивать премии в срок.

CISLINK DTS поддерживает еще один критически важный для нас функционал ー автоматическая обработка и проверка данных, принятых задним числом. Это позволяет оперативно учитывать возвраты и другие изменения: все они доступны в CRM-системе уже на следующий день. Таким образом во всем объеме постоянно поддерживается актуальное состояние данных. Раньше актуальность была просто недоступна, а перепроверки требовали отдельной большой ручной работы.

Продукты компании ООО "Сингента" распространяются на всей территории РФ. Своим успешным опытом мы поделились с коллегами из Казахстана ー сейчас проект реализуется в их подразделении.