Отель автоматизировал регламентированный и управленческий учет в единой базе и ускорил сбор план-факта БДДС и БДР в 5 раз

Заказчик:

Парк-отель PORTO MARE

Руководитель проекта со стороны заказчика

Елена Павлючкова

Финансовый директор

Поставщик

Первый Бит, Нижний Новгород

Год завершения проекта

2022

Сроки выполнения проекта

Январь, 2021 - Февраль, 2022

Масштаб проекта

1450 человеко-часов

Цели

Создать единое информационное пространство для ведения регламентированного и управленческого учета за счет бесшовной интеграции систем «1С»
Повысить контроль платежей на соответствие утвержденным бюджетам
Уменьшить трудоемкость и ускорить сбор данных для управленческой отчетности
Повысить эффективность работы сотрудников, за счет сокращения ручных операций и отказа от дублирования данных в 1С, Excel, Битрикс24
Минимизировать транзакционные издержки путем оцифровки процессов (мгновенный транспорт заявок на расходование ДС от сотрудника к сотруднику)
Ускорить обработку результатов утверждённых заявок на оплату, их оплату и отражения факта БДДС согласно бюджету.

Уникальность проекта

Ведение регламентированного учета нескольких юридических лиц реализовано в «1С:Бухгалтерия» без изменения логики учетных операций, а система бюджетирования с многоуровневым бюджетом реализована в типовом функционале БИТ.ФИНАНС.
Минимальные доработки обеспечили простоту поддержки и снизили совокупную стоимость владения продуктом.
Архитектура предусматривает несколько обменов. Объединенная конфигурация является базой для консолидации управленческой информации из 1C:ЗУП, Logus HMS и iiko.

Результаты:

Автоматизированы процессы, которые велись в Excel: контроль задолженности, платёжный календарь, планирование и план-фактный анализ БДДС и БДР. Трудозатраты сократились на 30%
На 50% ускорено получение управленческой отчетности: сбор план-факта по мастер-бюджетам занимал 3-5 дней, а теперь формируется в режиме онлайн
Обработка заявок на оплату, составление реестра платежей, оплата заявок, отражение факта БДДС ускорены в 5 раз
Ускорен сбор регламентированной отчетности на 30.

Проект решает задачи импортозамещения

Да

Использованное ПО

Программное обеспечение:

1С:Бухгалтерия 8, редакция 3.0 / Внедренные подсистемы: Регламентированный учет: бухгалтерский, налоговый
БИТ.ФИНАНС: Управленческий учет для «1С:Бухгалтерия 8» / Внедренные подсистемы: Казначейство, бюджетирование, финансовое планирование, Мониторинг показателей, Управленческий учет, Финансовый анализ.

Дополнительное ПО:

Система управления рестораном iiko
База данных системы управления отелем (клиент-серверное приложение Logus HMS)

Сложность реализации

Ранее регламентированный учет отеля велся в «1С: Общепит». При этом, учет по общепиту и гостиничному бизнесу парк-отеля уже велось в профильных ПО, поэтому при переходе на новую систему отказались от конфигурации 1С:Общепит в пользу стандартной программы 1С:Бухгалтерия
Сложная архитектура обменов - загрузка учетных операций из сторонних систем 1С:ЗУП, iiko и Logus HMS в единую базу «1С:Бухгалтерия + БИТ.ФИНАНС»

Описание проекта

Парк-отель PORTO MARE – один из лучших гостиничных комплексов на территории Республики Крым. Отель был создан в 1961 году и считался популярным местом отдыха в СССР. После реконструкции в 2009 году комплекс обеспечил стандарты отдыха класса Luxe и защитил звание отеля международного уровня 4*.

За годы работы компания внедрила комплекс ИТ-решений для автоматизации различных контуров:

1С:Общепит - система для сбора и анализа данных бухгалтерского и налогового учета
1C:Зарплата и управление персоналом для ведения кадрового учета и расчета зарплаты.
iiko для автоматизации кафе и ресторанов, входящих в состав отеля
Для управления отелем применялось приложение Logus HMS.
Согласование заявок на оплату было реализовано в Битрикс.

Данные для управленческих отчетов приходилось собирать из разрозненных баз и анализировать в Excel. Процесс был трудоемким и длительным, для принятия оперативных решений он не годился.

Причины поиска нового решения для автоматизации финансового контроля и планирования:

Большое количество учетных операций – 150-300 в день.
Отсутствие параллельного отражения фактических данных в управленческом учете.
Трудоемкий процесс сбора, актуализации и анализа данных.
Отсутствие автоматического контроля заявок на расход ДС по бюджету.

В качестве решения была выбрана система БИТ.ФИНАНС. Управленческий учет на базе 1С:Бухгалтерия 3.0. Одной из задач проекта стала настройка загрузки учетных операций из сторонних систем (iiko, Logus) в единую базу «1С:Бухгалтерия + БИТ.ФИНАНС». Бесшовная интеграция «БИТ.ФИНАНС + Бухгалтерия» позволила использовать единые справочники, а операции бухгалтерского учета, дополненные расширенными аналитиками, стали основой для формирования управленческой отчетности.

В рамках проекта реализованы контуры:

Регламентированный учёт: бухгалтерский и налоговый учет, а также сдача отчетности нескольких юридических лиц ведётся в объединенной конфигурации «1С:Бухгалтерия + БИТ.ФИНАНС». Произведена унификация номенклатурных позиций, а права пользователей на изменение справочников ограничены в соответствии с ролью. Ведение учета ТМЦ в единой базе и ввод корректных остатков по учетным регистрам позволили автоматизировать раздельный учет НДС. Внесены доработки по учету ТМЦ в эксплуатации и на складе. Настроено получение развернутых фактических данных по зарплате из 1C:ЗУП. Настроена загрузка хозяйственных операций из сторонних систем (закупки и продажи в ресторанах, оплаты за номера в отеле, аренду оборудования и т.д.)

Казначейство: настроен процесс централизованной подачи заявок в «1С», здесь же проходит их согласование (ранее согласование велось в Битриксе). Для разных операций настроены различные схемы согласования. При этом, ведется контроль заявок на расходование ДС по утвержденному бюджету. В объединенной конфигурации реализовано ведение реестра платежей и его согласование.

Бюджетирование: формирование и согласование плановых данных всеми подразделениями ведётся в единой системе. Получение данных из операционных бюджетов в функциональные настроено зависимыми оборотами. План-фактный анализ по мастер-бюджетам формируется по различным аналитикам. Факт по БДР и ДДС отражается в момент формирования документа. Для обеспечения конфиденциальности права пользователей ограничены в разрезе ЦФО и статей. Время на подготовку отчетности сократилось, если ранее отчетность готовили в Excel 3-5 дней, то сейчас в режиме онлайн.

География проекта

Автоматизировано 65 рабочих мест в г. Алушта (Республика Крым)

Дополнительные презентации: