Как перевести в ЭДО 90% операций продаж и работать с электронными документами в учетной системе в 2 транзакции

Заказчик:: Tarkett
Руководитель проекта со стороны заказчика: Надежда Демина

Директор по проектам в логистике
Поставщик: ТерраЛинк
Год завершения проекта: 2021
Сроки выполнения проекта: Февраль, 2021 - Ноябрь, 2021
Масштаб проекта: 2500 человеко-часов
Цели: Командой Tarkett были поставлены амбициозные цели по достижению максимальной автоматизации процессов обмена электронными документами и их обработке в интерфейсе учетной системы, а также единовременному переходу на ЭДО трех российских предприятий Tarkett.

Уникальность проекта

Проект по единовременному переходу трех предприятий Tarkett в России на полностью автоматизированный ЮЗЭДО был выполнен командой ТерраЛинк совместно с заказчиком за 9 месяцев.

На данный момент:

100% внутригрупповых операций между предприятиями Tarkett переведены в ЭДО.
90% операций продажи товара внешним покупателям осуществляются через ЭДО.
Согласование и отражение в учёте документов полностью автоматизировано. Пользователи работают в интерфейсе учетной системы.

Максимальный охват контрагентов обеспечивается прямым подключением к сервисам 3-х операторов ЭДО с помощью мультиоператорной шины TerraLink xDE. Подключение новых контрагентов к системе занимает 2 часа.
Создан единый архив всех электронных документов.

Важно отметить, что все встречи в рамках такого масштабного проекта проходили в онлайн-режиме (в удаленном формате), сроки реализации попали на постковидный период и работа велась с распределёнными командами.
В процессе работы по проекту были проведены около 50 общих встреч и порядка 120 технических и статусных встреч различных составов команд + непрерывная связь всех ключевых пользователей и IT на этапах тестирования и запуска системы.

Использованное ПО

В результате конкурсной процедуры наиболее привлекательным оказалось предложение компании TerraLink по консалтингу и внедрению интеграционной платформы TerraLink xDE, которая обеспечивает единый интерфейс для работы со всеми типами электронных документов и прямое подключение к нескольким операторам ЭДО.

Сложность реализации

Проект начинался с нескольких важных этапов по анализу бизнес-процессов, концептуальному и техническому дизайну, тестированию, заключению договоров с операторами ЭДО, обучению пользователей. Эти этапы по подготовке и исследованию процессов длились 5 месяцев и обеспечили 90% успеха ЭДО проекта.

Единственная сложность, с которой столкнулась команда проекта в процессе реализации, - это сведение всех процессов воедино с точки зрения ИТ-инфраструктуры международной компании, а также согласование всех деталей между офисами Tarkett в России, Франции и Сербии на разных языках.

Описание проекта

В 2019 году Tarkett частично автоматизировала процессы обмена электронными документами для одного предприятия в России на базе собственной внутренней информационной системы, учетной системы и личных кабинетов (ЛК) операторов. Это обеспечило перевод 75% покупателей на ЭДО или более 80% документооборота по исходящим ТОРГ-12 и Счетам-фактурам. Основными недостатками такого решения являлись: частичная интеграция и работа в трех системах (УС, ЛК оператора, собственная система) с необходимостью поддержки разных вариантов доступа для сотрудников, отсутствие синхронизации процессов обработки документов из-за частичной интеграции систем (исправление документа через удаление), длительное подключение роуминга до двух недель и задержки с добавлением к ЭДО новых контрагентов. Эти ограничения не позволяли тиражировать такой подход на другие процессы и предприятия в России.

Проект на базе интеграционного решения TerraLink xDE стартовал в феврале 2021 года. Первая демонстрация решения состоялась 21 сентября 2021 года и в ноябре система была запущена.

На данный момент сотрудники Tarkett работают с электронными документами в интерфейсе учетной системы посредством всего двух транзакций модуля TerraLink xDE для SAP. Максимальный охват контрагентов обеспечивается прямым подключением к сервисам трех операторов ЭДО с помощью интеграционного модуля TerraLink xDE. Единый архив электронных документов организован в соответствии со всеми требованиями российского законодательства и дополнен возможностью доступа к документам из любой проводки учетной системы.

Ключевыми результатами реализации первой фазы проекта стали:

90% операций продажи товара внешним покупателям и 100% операций продажи и закупки товаров между предприятиями Tarkett были переведены на ЭДО;
в 2 раза сократился объем документов по отгрузкам после перехода на УПД;
2 часа занимает прямое подключение новых контрагентов к ЭДО.

География проекта

Проект по внедрению ЮЗЭДО для процессов продажи и прямых закупок потребовал единовременного участия всех ключевых подразделений трех российских предприятий Tarkett. География проекта охватывает Центральный офис в Москве, Заводы в Самарской и Московской областях, Сервис-центры в Новосибирске, Екатеринбурге, Ростове-на-Дону и Владивостоке, а также IT офисы Сербии и Франции. Клиентами проекта ЭДО являются контрагенты компании по всей России.

Дополнительные презентации:

Tarkett&TerraLink для GlobalCIO_2022.pdf