Переход от ведения закупочных процедур и управления инвестиционными проектами в Excel к "1С:ERP.Управление холдингом"

Цель проекта – построение современной комплексной системы управления предприятием на основе сбора и систематизации результатов учета хозяйственных операций по основным бизнес-процессам предприятия Заказчика и представление их в виде, необходимом для принятия управленческих решений.

Ключевыми задачами при реализации проекта были:

• Унификация закупочной деятельности, консолидация в единой базе процесса закупок по всем направлениям деятельности;
• Создание механизмов управления мастер-данными;
• Централизация процессов казначейства и управления финансами:
  • формирование платёжного календаря;
  • ведение страхового, залогового, кредитного портфелей;
  • подача и утверждение заявок на оплату, реестров платежей;
  • установка лимитов расходов и выплат ДС по БДР и БДДС;
  • ведение реестров инвестиционных проектов, оценка эффективности реализованных проектов.

• Построение многоуровневой бюджетной модели.

Так как учет в разных дивизионах холдинга ведется в разных программных продуктах, которые запускались и развивались независимо друг от друга, то и структура нормативно-справочной информации существенно отличалась качеством и методологией ведения.

Первой задачей при запуске системы 1С:ERP. Управление холдингом было не получение каких-то явных управленческих механизмов, а унификация нормативно-справочной информации, а также построение системы по управлению мастер-данными. Для решения этой задачи была спроектирована и разработана система по управлению данными. Так, пользователь одной из локальных баз при необходимости заведения нового элемента справочника, заходит в 1С:ERP. Упавление холдингом и создает элемент интересующего справочника. Для каждого справочника можно задать гибкие настройки реквизитов, обязательных к заполнению (зависит от конечной информационной базы–получателя).

После заполнения реквизитов, элемент справочника не записывается, а отправляется на согласование. Маршруты согласования также могут быть настроены максимально гибко (для каждого справочника можно задать свои маршруты в зависимости от базы получателя и от заполненных реквизитов). Система маршрутизации используется типовая с незначительными доработками. Ответственному пользователю проходит задача на проверку и утверждение элемента. После прохождения маршрута согласования утвержденный элемент отправляется в базу-приемник. Для осуществления оперативной миграции данных, были разработаны вебсервисы для обмена со всеми информационными базами холдинга.

Для администратора мастер-данных были разработана рабочие места, в которых он может получать оперативную информацию об:

• Отклоненных заявках;
• Доступности информационных баз;
• Ошибках обменов.

Вторым этапом проекта была консолидация процессов казначейства по всем организациям холдинга. До старта проекта все операции по управлению денежными средствами выполнялись в локальных информационных базах, а процесс консолидации информации выполнялся в таблицах excel.

Третьей очередью проекта была автоматизация учета инвестиционной деятельности. До проекта автоматизации карточки проектов и сбор фактических затрат велись в файлах эксель, администрирование и расчеты ввиду большого портфеля инвестпроектов занимали значительное время. Для выполнения этой задачи была существенно доработана нормативно-справочная информация, разработана карточка проекта, а также механизмы планирования проекта. Для получения фактических данных по исполнению проекта были настроены интеграционные механизмы с локальными базами, а также удобные аналитические отчеты, что позволило получать информацию консолидировано в информационной системе.

Завершив проект, предприятие-заказчик получило современный инструмент консолидации и управления движением денежных средств. Можно выделить следующие результаты:

1. Централизованное казначейство - управление денежным потоком холдинга с одного места и один Платежный календарь.

2. Автоматизирована работа с инвестиционными проектами.

3. Разработанная "с нуля" MDM-система. Справочники Контрагентов и Партнеров, Договоры с контрагентами и Кредитные договоры, Статьи ДДС, Пользователи, Подразделения - едины для всех учетных систем холдинга (заносятся только в общей базе), что дает снижение влияния человеческого фактора и ускорение обработки данных).