ELMAT GROUP повысили эффективность планирования и на 20% ускорили согласование заявок

Заказчик:

ООО "Коралл-Сервис" (ГК "Элмат")

Руководитель проекта со стороны заказчика

Илья Благодатский

Финансовый директор

Поставщик

"Первый Бит" (ООО "Бизнесресурсы")

Год завершения проекта

2022

Сроки выполнения проекта

Ноябрь, 2021 - Март, 2022

Масштаб проекта

50 автоматизированных рабочих мест

Цели

Автоматизация всех процессов казначейства - прием заявок на платежи, контроль, согласование, исполнение.
Оперативный контроль БДДС (бюджета движения денежных средств) - автоматическое формирование на основе заявок платежного календаря.
Автоматическое формирование план-факт БДДС, как результат - повышение качества оперативного планирования, избежание кассовых разрывов.
Контроль целевого расходования денежных средств - возможность отслеживать в любой момент всю цепочку от заявки до исполнения.
Повышение прозрачности процессов движения денежных средств для руководства.
Снижение бумажного документооборота в Группе компаний.

Уникальность проекта

Для компании спроектировали дополнительные аналитики типов потоков денежных средств: внешних и внутренних, чтобы в дальнейшем формировать консолидированный бюджет движения денежных средств по всей ГК.

Для формирования бюджетной структуры была сформирована и настроена в Бит.Финанс матрица ответственности, позволяющая понять, какое подразделение отвечает за планирование, контроль и исполнение заявок по каждой статье. Для построения платежного календаря планируемые поступления решено было создавать как на основании счетов на оплату, так и на основании графиков платежей.

Специалисты 1С:Первого Бита с помощью компоновки данных в типовом отчете настроили формы план-фактного отчета бюджета движения денежных средств и платежного календаря.

Было реализовано мобильное приложение, которое позволило оперативно согласовывать платежи.

Использованное ПО

Был использован продукт "Бит.Финанс", поставка "Проф".

Использовалась также конфигурация "1С: Бухгалтерия предприятия. Корп", в которой у заказчика осуществлялся управленческий учет.

В ходе внедрения проекта была создана объединенная конфигурация "Бухгалтерия предприятия.КОРП+Бит.Финанс".

Сложность реализации

При старте проекта учет велся в 4 разных базах "1С: Бухгалтерия предпрития.Корп".

В ходе проекта было предложено объединить бухгалтерский учет в одной базе и использовать ее для управленческого учета и автоматизации процессов казначейства.

С начала 2022 года Заказчик перешел на единую базу, организовав перенос остатков и объединение данных.

Это позволило существенно сократить затраты на синхронизацию справочников и настройку обменов между базами.

Описание проекта

ELMAT Group - промышленно-торговая группа предприятий различного профиля, которая объединяет:

три производственных комплекса ООО «Элмат», где изготавливается мебель для дома и офиса, а также широкий ассортимент мебельной фурнитуры.
ООО «Коралл» - лидер на российском рынке посуды, ежегодно выпускает более 40 новых серий посуды и товаров для дома.
ООО «Коралл-Сервис» - организация складского хранения и грузоперевозок продукции группы компаний по всей России и за рубеж.
ООО «Кама-Юг» - управление коммерческой недвижимостью ELMAT Group.

Каждая из компаний, входящих в ГК "Элмат", вела учет в отдельной бухгалтерской базе в 1С:Бухгалтерия 8 КОРП. Процессы казначейства были автоматизированы частично: заявки на расходование денежных средств (покупка материалов, ремонт, закупка рекламы и пр.) все подразделения вручную вбивали в самописной системе «ОПТ», которая предназначается для производственного учета и не рассчитана для бизнес-процессов казначейства и бухгалтерии. Инициатор распечатывал заявку и лично подписывал ее по всей цепочке согласования: у руководителей, в бухгалтерии и только потом передавал в казначейство. Данный процесс занимал до двух рабочих дней и его было сложно проконтролировать: можно было распечатать заявку и миновать какую-нибудь подпись, в этом случае сотруднику приходилось заново все подписывать, либо в работу принималась заявка, не согласованная со всеми ответственными лицами. В итоге, все заявки попадали казначею, который также вручную проверял их на предмет соответствия бюджету и формировал платежные поручения.

Исполнение платежей не было привязано к заявке, в связи с чем необходимо было разносить факт в файлах Excel и план-факт бюджета движения денежных средств запаздывал минимум на сутки.

Уникальность и инновационность проекта

Консолидация и аналитика потоков движения денежных средств

На момент старта проекта статьи движения денежных средств не соответствовали статьям управленческого учета, поэтому собирать факт бюджета движения денежных средств на основе бухгалтерских аналитик было невозможно, требовались ручные корректировки при формировании отчетов. В ходе совместной работы и согласования НСИ выполнялся совместный анализ финансовой структуры, удалось привести справочники Статьи оборотов, ДДС, БДДС к единообразию, их структурировали по видам деятельности: операционные, инвестиционные, финансовые и установили соответствия между статьями. Это позволило сократить трудозатраты сотрудников бухгалтерии на формирование платежных поручений и казначейства на формирование платежей.

Создан справочник центров финансовой ответственности, в который вошли все подразделения компаний, которые планируют свои бюджеты и формируют заявки на расходы (отдел снабжения, отдел маркетинга, транспортный отдел и т.д.).

Планирование и контроль исполнения бюджетов

Для формирования бюджетной структуры была сформирована и загружена в Бит.Финанс матрица ответственности, позволяющая понять, какое подразделение отвечает за планирование, контроль и исполнение заявок по каждой статье. На основе данной матрицы были настроены формы ввода бюджетов и права пользователей. Раньше любой исполнитель из любого подразделения мог сделать заявку на расходование денежных средств по любой статье, подписать ее и передать в казначейство, из-за этого заявки могли дублироваться, создаваться некорректно, а главное - размывалась ответственность за исполнение бюджета. Был формализован процесс согласования заявок на расходование денежных средств в виде единого алгоритма согласования. Это обеспечило прозрачность процесса согласования, возможность исполнителю видеть, на каком этапе находится выполнение его заявки.Для того, чтобы факт отражался в отчете, в том числе по операциям, не связанным с подачей заявок (комиссии банков, валютные комиссии и т.д.), были настроены правила трансляции. Важной проблемой было отражение курсовых разниц и сумм переоценки валюты, в том числе при обязательной продаже валютной выручки. Настройка правил предполагала проверку на этапе моделирования: изменение остатков денежных средств должно было равняться сальдо оборотов по бюджетам. Это снизило трудозатраты финансового отдела, т.к. раньше приходилось сводить отчеты вручную в Excel. Также сократились трудозатраты бухгалтерии, поскольку платежные поручения создавались автоматически на основании заявок.
Для построения платежного календаря планируемые поступления решено было создавать как на основании счетов на оплату, так и по графикам договорам. Прогнозы платежа было решено сделать методом трансляции из формы ввода оперативного бюджета.

Ранее была настроена нестандартная структура отчетов: выборочные показатели отражались в нескольких формах одновременно, бюджет движения денежных средств был разнесен на несколько отдельных таблиц. Специалисты 1С:Первого Бита с помощью компоновки данных в типовом отчете настроили формы план-фактного отчета бюджета движения денежных средств и платежного календаря, которые были максимально приближенны к привычному для Заказчика виду.

В ходе проекта обучили около 50 конечных пользователей, осуществлено моделирование настроек системы в тестовой базе и перенос в рабочую базу, сопровождение на этапе запуска в опытно-промышленную эксплуатацию. На протяжении проекта Заказчику оказывалась информационно-методологическая поддержка на основании опыта аналогичных проектов. Это позволило привести в соответствие методологию Заказчика с методологией Бит.Финанс и осуществить внедрение без этапов проектирования и разработки.

География проекта

Был автоматизирован процесс казначейства в центральном офисе, г. Калуга (50АРМ).

Дополнительные презентации: