Автоматизация поступления в университет

Стек технологий и интеграции.

1. ASP.NET Core, С#, Python, React.js, Figma, Microservices, Kubernetes, PostgreSQL.

Облачное решение и микросервисы позволили:

• быстро масштабироваться в период пиковой нагрузки;

• использовать разный стек технологий в одном решении;

• легко и быстро осуществлять доставку обновлений IT-продукта;

• ускорить разработку за счёт микрокоманд;

• обеспечить достойную отказоустойчивость 24\7.

ФИС ГИА — сервис Рособрнадзора. Интеграция для сбора и проверки информации поступающих.

Moodle — система управления курсами. Интеграция для проведения вступительных испытаний.

Интеграция с 1С.

Автоматизация процесса поступления всего вуза за три месяца — задача из разряда «что-то фантастическое». Вся работа над цифровой платформой ЮФУ сопровождалась постоянно меняющимися гос. требованиями, давлением дедлайнов. Но несмотря на перечисленные ниже трудности, приёмная компания Южного федерального университета прошла успешно.

Жёсткие сроки

Ввиду постоянно меняющихся условий и активной разработки новых российских информационных систем — требования систематически обновлялись. Приходилось перерабатывать критически важную функциональность и изменять логику интерфейса.

Команде INOSTUDIO пришлось адаптироваться под наши задачи и внешние неконтролируемые факторы, поэтому они:

• увеличили количество IT-экспертов с 15 до 40;

• использовали выходные дни и ночные часы, чтобы не отставать от графика.

Государственные ИС

Так как государственные информационные системы находились в активной стадии разработки, во время проведения приёмной кампании приходилось неоднократно вносить изменения в исходный код цифровой платформы. Молниеносная реакция была необходима, чтобы обеспечить своевременную передачу данных в ИС России (по причине изменений протоколов передачи данных со стороны государственных информационных систем).

Маппинг данных

Многие исходные данные, которые отправлялись в различные государственные ИС, имели или неэквивалентные идентификаторы, или совершенно другие значения. Например, в информационной системе платформы ЮФУ были одни ID для очной формы обучения, в государственной ИС — другие, не имеющие ничего общего с первыми. Или в одной системе было всего 5 типов условных данных, во второй — 4, в цифровой системе — 3. И так далее по всем справочным данным.

Для решения подобных ситуаций мы произвели маппинг данных — спроектировали таблицы соответствия для всех информационных систем.

Игра не по правилам

Некоторые находчивые абитуриенты обходили правила приёма заявлений. В цифровой системе ЮФУ создавали профиль и намерено заполняли некоторые формы с ошибкой или пропускали их вовсе. После делали дубли аккаунтов с идентичным ФИО, но с другими email. Пропускали поле с ИНН, по которому проходила верификация, выбирали разные направления обучения и регистрировали похожий профиль при помощи суперсервиса «Госуслуги».

Поступающие специально создавали дубли и усложняли процесс проверки заявлений, чтобы повысить шанс на поступление в ЮФУ. И чтобы не допустить возможности случайного зачисления, мы отслеживали такие дубли. На основе данных написали алгоритм поиска, который находил совпадения, и после объединяли все дубли.

Иностранные абитуриенты

При интеграции с внешними информационными системами было принято около 1000 заявлений от иностранных поступающих. Во многих заявлениях отсутствовали важные социальные данные, что впоследствии не позволяло синхронизировать их в разных ИС.

Совместо с нашими экспертами команда INOSTUDIO сформировала алгоритм выявлениях таких коллизий и разработали решение для подобных ситуаций.

Обсудив цели, команда INOSTUDIO ознакомилась с процессом проведения приёмной кампании вуза, изучила подобные цифровые решения на рынке и провела первичный анализ целевой аудитории. По итогу остановились на следующих идеях:

• сделать логичный, интуитивно понятный UX/UI для абитуриентов — разработать «единое окно» для поступления и подачи заявления о зачислении;
• подготовить полезный инструмент для сотрудников — менеджеров приёмной комиссии ЮФУ.

При помощи единой цифровой платформы планировали сократить бумажный документооборот, минимизировать количество ошибок при подачи документов и настроить сбор статистики для улучшения системы.

В очень сжатые сроки в период постоянно меняющихся требований государства нам удалось сделать следующее:

• автоматизировать процесс подачи заявления, согласий и всей необходимой информации со стороны абитуриентов;
• автоматизировать процесс верификации информации от поступающих;
• автоматизировать процесс создания и регулярного обновления конкурсных списков;
• автоматизировать процесс подготовки приказов о зачислении и отчислении абитуриентов;
• автоматизировать процесс получения дополнительной информации об абитуриентах из внешних сервисов, например «Госуслуги»;
• обеспечить процесс выгрузки всей вышеперечисленной информации во внешние системы по требованию законодательства, например в ФИС ГИА.

Дизайн. В процесс поступления в вуз вовлечены три целевые аудитории. Это абитуриенты, их родители, которые помогают им с заполнением различных форм, и менеджеры приёмной комиссии, проверяющие заявления.

Требовалось создать максимально простой и понятный интерфейс, который будет подсказывать школьникам и их родителям, что им делать на пути поступления в университет. И позаботиться о ключевом звене всего процесса — сотрудниках ЮФУ.

Так как при проверке десятки тысяч заявлений включается человеческий фактор и повышается риск совершения ошибок, было необходимо:

• выделить при помощи дизайн-решений блоки с информацией, которые требовали тщательной проверки менеджерами;
• подготовить подсказки, которые бы указывали на поля, которые были недавно изменены абитуриентом.

Южный федеральный университет (ЮФУ) — крупнейший научно-образовательный центр юга России. За 100 лет непрерывного обучения студентов зарекомендовал себя в качественной подготовке высококвалифицированных специалистов. Сейчас Южный федеральный университет (ЮФУ) ассоциируется с инновационным пространством в Таганроге, которое выпускает лучшие IT-умы на российский рынок.