Внедрение системы управления проектной документацией на базе Pilot-ICE Enterprise для проектов реконструкции объектов аэропортовой инфраструктуры Шереметьево.

Цели:

· Повысить качество проектной документации;

· Ускорить процесс согласования документов;

· Гарантировать исполнение согласованного регламента взаимодействия между участниками проекта.

Планировалось решить их с помощью следующих задач:

· Организация единой, стандартизированной базы документации;

· Автоматизация процессов согласования проектной документации;

· Распределение прав доступа к базе;

· Фиксация коммуникаций и статистики работы по проекту;

· Сохранение истории изменений файлов;

· Обеспечение контроля соблюдения сроков и обязательств.

Программное обеспечение – Pilot-ICE Enterprise. Вместе с ним — комплект разработчика SDK, позволяющий написать индивидуальные решения прикладных задач в рамках конкретных проектов.

В системе используются технологии виртуальных документов – нередактируемый формат XPS.

Основная сложность – организационная – требовалось объединить в системе большое количество крупных компаний. При этом объединить – значит не просто подключить, а научить и замотивировать работать по методикам взаимодействия, разработанными ТПСН. Со стороны системы сложность обуславливалась требованием разделения ролей владельца экземпляра процесса и владельца процесса.

Перед этим нужно было ещё разработать регламент – с учётом многочисленных ролей участников, индивидуальных задач компании и сложностей бизнес-процессов.

Ход проекта

«ТПС Недвижимость» уделяют особое внимание выполнению регламентов взаимодействия с генеральным заказчиком, генеральным подрядчиком и проверяющими сторонами.

Внедрение системы вел департамент развития ИТ систем совместно с интегратором – АСКОН-Центральная Россия. Основные этапы – концептуальная проработка автоматизации бизнес-процессов, настройка функционала системы под бизнес-процессы ТПСН, подготовка персонала, разработка нетиповых модулей. Все эти мероприятия обеспечили методологическую целостность информационной системы и регламентов работы.

Таким образом система стала выполнять роль «арбитра» при анализе работы над проектом.

Рабочие процессы после внедрения системы

Следуя разработанному регламенту, проектировщик выкладывал документацию в среде Pilot-ICE Enterprise – загружал документы в заранее настроенную структуру проекта. Затем он выдавал задание на согласование техническому заказчику. Замечания заказчика объединялись в единый реестр, к которому был доступ у всех участников проектирования и согласовании документов. В реестре можно было увидеть характер замечаний, их количество и дату добавления.

Проектировщик принимал или отклонял замечания, аргументируя свое решение – это фиксировалось в системе. Поскольку в системе работают стороны, связанные договорными отношениями, четкая фиксация замечаний и реакций на них позволила организовать прозрачное взаимодействие. После устранения нарушений эксперты технического заказчика могли просмотреть обновленную редакцию документа.

Для согласования использовалась электронная подпись, которая есть у всех экспертов, подключенных к Pilot-ICE Enterprise. Кроме того, специалисты «ТПС Недвижимость» могли контролировать сроки согласования и наличие необходимых подписей.

Дополнительные наработки в ходе проекта

В ходе проекта возникали непредусмотренные задачи. Для их решения разрабатывались дополнительные инструменты:

· Модуль пакетного подписания документов;

· Доработка модуля отправки уведомлений на электронную почту;

· Модули управления замечаниями;

· Комплекс модулей «Матрица согласований».

Самые важные и ощутимые результаты проекта

· Организовали доступ всех участников проекта к актуальным проектным данным (создание единого электронного архива документов + обеспечение доступа к нему для всех участников проекта с гибко настроенными правами);

· Создали единое окно для взаимодействия всех участников – ушли от использования бумаги, предварительных согласований, мессенджеров и файлообменников;

· Настроили управление процессами проектирования и документооборота между сотрудниками; обеспечили возможность контроля сроков и состояния отдельных задач и соблюдения регламента;

· Настроили адаптированные типы отчётов по разным срезам информации как по проекту, так и по работе сотрудников.

Практический результат внедрения системы

Первый крупный реализованный с помощью Pilot-ICE Enterprise проект – реконструкция терминала С1 аэропорта Шереметьево.

Итог этого проекта – терминал открылся после трехлетней реконструкции. На месте старого здания построен семиэтажный аэровокзал площадью 127,3 кв. м. Терминалы С1 и B объединены единым внутренним пространством – вместе они образуют Северный терминальный комплекс Шереметьево. Одновременно запущен шестиуровневый паркинг, соединенный с терминалом С1 пешеходной галереей.

Проект международный:

· Управление системой – Москва и Московская область;

· Подрядчики ТПСН – Питер, Минск, Чехия, Польша, Сербия;

· Заказчики ТПСН – Москва, Краснодар, Новосибирск, Сочи.