Автоматизация кадровых процедур общего центра обслуживания логистической компании «Лорус» с помощью платформы SimpleOne

Цифровизировать кадровые процессы бэк-офиса в сжатые сроки:

• Устранить непонятные, непрозрачные процессы в работе бэк-офиса;

• Установить контроль качества оказания внутренних услуг;

• Предоставить каждому сотруднику возможность формировать запросы в едином окне;

• Создать общее информационное пространство;

• Подготовить почву для перехода на электронный документооборот.

Основной сложностью проекта являлось сопротивление изменениям со стороны рядовых сотрудников кадрового подразделения. Вся деятельность становилась прозрачной и измеримой, что не нравилось многим сотрудников. В ходе проекта активно применялись практики вовлечения сотрудников в проектирование и их мотивация функциональными возможностями платформы.

Дополнительные трудности возникли, когда в ходе проекта уволился главный заказчик проекта. Новая команда пришла с новыми идеями, что потребовало пересмотра функциональных требований к проекту.

«Лоруc» — географически распределенная компания с численностью 400 человек. Головной офис находится в Москве, обособленные предприятия в Краснодаре, Ростове, Санкт-Петербурге, Екатеринбурге, Ульяновске, Заволжье, а склады в Подмосковье. До проекта все эти подразделения обслуживала дирекция по персоналу, находящаяся в головном офисе. Так же там сконцентрированы бухгалтерия, АХО и первая линия поддержки ИТ.

В логистических компаниях все процессы традиционно нецифровые, требуют большого количества персонала. Так и в «Лорус» все было исключительно на «ручном управлении». Процессы велись в «1С», но существенная их часть проходила за рамками системы — по почте, в Excel, по телефону. Часть данных из-за этого часто терялась. К концу 2019 года в «Лорус» поняли, что достигли масштаба, при котором бэк-офис нужно оптимизировать. Подтолкнула к старту проекта пандемия и связанный с ней переход на удаленную работу. «Лорус» начал искать систему, подходящую для автоматизации сервисных бизнес-процессов. Проведя сравнение нескольких платформ, сделал выбор в пользу российской системы SimpleOne.

Внедрением системы занимался партнеры компании SimpleOne Devoteam Group и «Лорус Лабс».

В ходе проекте были внедрены следующие компоненты системы:

1. Портал самообслуживания для сотрудников

Ключевой элемент системы, где пользователь может оставлять запросы на кадровое администрирование: заказ справок, оформление командировок, отпусков. Всего автоматизировано 29 кадровых процедур (20 запускает инициатор, 9 запускаются автоматически по расписанию). Можно отслеживать статус заявок, осуществлять поиск по заявкам.

2. Системный интерфейс, в котором работают исполнители

Буквально цифровое рабочее место исполнителя, где он обрабатывает запросы, формирует задачи, смотрит планы выполнения каждой задачи, отчеты, аналитику и т. д.

3. Интерфейс интеграции с «1С»

Реализована полноценная двусторонняя интеграция с системой «1С:ЗУП».

Помимо основных компонентов, в рамках проекта реализованы: база знаний; механизм массовой рассылки; модуль уведомления пользователей и исполнителей по запросам при изменении статуса/добавлении комментария; система оценки выполнения запросов; планы выполнения с визуализацией большого количества шагов кадровой процедуры, модуль согласования пользователем на портале.

Результаты внедрения

После автоматизации кадровых процедур ОЦО на платформе SimpleOne каждый процесс теперь обрабатывается в цифровой системе, которой пользуются 400 сотрудников и 30 исполнителей. Работа исполнителей стала намного прозрачнее.

Результаты в цифрах:

· На 90% сократились трудозатраты по массовым рассылкам

· На 40% возросла производительность сервисных служб

· На 75% сократились трудозатраты на коммуникации

· Прием сотрудников ускорился на 60%

· На 95% вырос уровень качества обслуживания

В течение 2021 года на базе платформы SimpleOne планируется автоматизировать АХО, бухгалтерские процедуры, создать полноценный электронный архив системы с электронной цифровой подписью и корпоративный портал.