Цифровые кадровые процессы «Мон’дэлис Русь»

Задача проекта - внедрение современной информационной системы для кадровых процессов и документов.

Цель - повысить удобство и эффективность работы сотрудников и кадровых служб, сократить накладные расходы и трудозатраты.

Старт проекта в 2020 году хронологически совпал с экспериментом Министерства труда по использованию электронных документов, связанных с работой. Компания решила принять участие в эксперименте, соответственно, система должна была также отвечать требованиям Федерального закона 122-ФЗ.

«Мон’дэлис Русь» придерживается политики передачи ИТ-услуг на аутсорсинг. Поэтому важным критерием выбора ПО, помимо функциональности и удобства, было наличие облачного решения, а для иностранного руководства требовалась возможность перевода системы на английский язык.

Необходимость соответствия условиям эксперимента Минтруда – требованиям Федерального закона 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой».

Отсутствие широко известного опыта внедрения кадрового электронного документооборота в других организациях России.

Требования по безопасности и другие технологические требования глобальной компании.

Требования локализации интерфейса на английский язык.

Благодаря цифровизации кадровых процессов «Мон’дэлис Русь» удалось эффективно перевести сотрудников на удаленную работу. При этом:

• ускорилось подписание приказов по личному составу и основной деятельности, а также ознакомление с ними;
• упростилась работа с табелями учета рабочего времени и локальными нормативными актами;
• за счет создания единых электронных журналов упорядочилась регистрация документов.

Эффективность работы компании повысилась благодаря:

• управлению документами всеми участниками процесса в единой системе с возможностью контроля;
• преднастроенным правилам и контролю при планировании и переносе отпуска, оформлении командировок, доп. соглашений;
• автоформированию пакета документов по шаблонам;
• автоматическим напоминаниям сотрудникам и руководителям;
• доступу 24/7 сотрудников к системе и к оформленным документам c любого устройства;
• снижению трудозатрат сотрудников и сокращению рутинных операций.

Обложка специального модуля Directum RX содержит все действия, необходимые для управления отпусками: от планирования графика до подтверждения, переноса или отмены отпуска. Чтобы оформить заявление на отпуск, сотруднику достаточно воспользоваться соответствующей кнопкой, и система сама заполнит документ. Для удобства руководителей система формирует специальные отчеты о пересечениях командировок и отпусков, отслеживает количество неиспользованных дней отпуска.

Все кадровые документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) со стороны работодателя и простой электронной подписью — работника. Исключением станут только сотрудники, переведенные на дистанционную работу. Для них, в соответствии с законодательством, компания приобретет УКЭП.

Безопасность доступа к системе гарантируется с помощью аутентификации с использованием внешнего протокола Saml 2.0 посредством Microsoft Azure AD.

В первую очередь  перевели в электронный вид командировки и отпуска, а также ознакомление с локальными нормативными актами как самые массовые, чтобы увидеть значительный эффект уже в начале проекта.

Повысились контроль и прозрачность процессов. Что важно, благодаря внедрению Directum RX ознакомление с документами происходит до начала кадрового события. Работники могут в любой момент с любого устройства войти в систему, просмотреть нужный документ — для этого им не приходится обращаться в кадровую службу. Получили положительную обратную связь от сотрудников, их поддержку и одобрение дальнейшей цифровизации.

Руководство «Мон’дэлис Русь» планирует расширять функциональность системы.