Кроссплатформенная система автоматизации документооборота, бизнес-процессов и электронного архива

Заказчик:

«БАТ Россия»

Руководитель проекта со стороны заказчика

Ксения Овсянникова

Руководитель проекта

Поставщик

СЭД ТЕЗИС

Год завершения проекта

2021

Сроки выполнения проекта

Октябрь, 2019 - Ноябрь, 2021

Масштаб проекта

2330 автоматизированных рабочих мест

Цели

«БАТ Россия» — российское представительство транснациональной компании British American Tobacco. Реализует табачные изделия и никотиновые продукты по всей стране. В России представляет марки Dunhill, Kent, Vogue, Rothmans, Pall Mall, Lucky Strike и Ява.

Цели проекта:

Создание платформы для автоматизации и обеспечения полного жизненного цикла документооборота от инициирования документов до их архивации (включая процессы согласования, подписания, хранения и уничтожения).
Обеспечение непрерывности процессов за счет бесшовных интеграций с Контур.Фокус, Контур.Диадок, Контур.КЦР и внутренними учетными системами.
Обеспечение универсальности процессов в работе как с бумажными, так и с электронными документами.

Уникальность проекта

Реализована единая кроссплатформенная система, интегрированная с множеством внешних решений.

Автоматизирован широкий круг бизнес-процессов:

invoice-менеджмент: реализован универсальный и масштабируемый процесс для обработки 15 видов документов, включая бумажные, электронные и комбинированные пакеты документов;
полноценный контракт-менеджмент: система обеспечивает автоматический контроль процессов, проверку контрагентов, тендерных и авторизационных лимитов, наличия доверенностей и ЭП у подписанта;
автоматические механизмы для гибкой маршрутизации документов
одобрение и подписание договоров и закрывающих документов в мобильном приложении с использованием DSS-сертификатов;
нестандартный для СЭД процесс — согласование капитальных затрат (закупок оборудования) с автоматизацией и контролем на всех этапах;
интеллектуальное архивное хранение электронных и бумажных документов, включая функциональность массовой выгрузки, контроль срока хранения документов и процесс уничтожения.

Использованное ПО

СЭД ТЕЗИС
Система ЮЗЭДО Диадок
Сервис для проверки контрагентов Контур-Фокус
Система бухгалтерского учета SAP
Сервис корпоративного центра регистрации электронных подписей Контур.КЦР
Квалифицированная электронная подпись КриптоПро, в том числе облачные DSS
Сканирование документов через сканеры IXOS в хранилище документов на базе Open Text (SAP)

Сложность реализации

Из-за пандемии запуск системы провели полностью удаленно. Специалисты команды СЭД ТЕЗИС проводили демонстрацию каждого модуля, затем — обучение для ключевых пользователей. После этого в «БАТ Россия» тестировали работу системы по составленным заранее сценариям. С началом опытной эксплуатации силами проектной команды «БАТ Россия» проводилось также обучение для всех конечных пользователей.

В ходе проекта были автоматизированы специфические бизнес-процессы, отвечающие как глобальным политикам «БАТ», так и российскому законодательству.

В промышленную эксплуатацию все реализованные модули запускались параллельно.

Разработка новых модулей ведется параллельно с change management по текущей функциональности.

Для обеспечения возможности работы в едином рабочем пространстве потребовалось провести большое количество интеграций с системами российских и иностранных производителей.

Описание проекта

В СЭД ТЕЗИС работает 2 330 сотрудников «БАТ Россия». В месяц через систему проходит 25 000 документов. В рамках проекта реализованы модули «Контракт-менеджмент», «Invoice-менеджмент», «Согласование капитальных затрат» и «Архив». Далее — подробности об их функциональности.

Контракт-менеджмент

Модуль в СЭД ТЕЗИС в БАТ представляет собой бесшовную систему, покрывающую автоматический процесс от инициирования договора до его подписания и архивного хранения для отслеживания всего жизненного цикла договора со встроенным подпроцессами:

проверка контрагентов, в том числе их регулярный мониторинг;
управление матрицей авторизаций бюджетодержателей (Delegation of authorities);
согласование тендерных решений и ведения регистра тендерных решений с утвержденными тендерными лимитами;
ведение регистра доверенностей с контролем срока действия;
создание запроса на получение электронной подписи.

В процессе инициирования, согласования и подписания контракта учитываются результаты всех выше перечисленных подпроцессов. Помимо этого, процесс согласования контрактов включает в себя гибкую матрицу для настройки различных автоматических маршрутов с участием необходимых групп согласующих (экспертов).

В системе также настроены более 150 стандартных шаблонов договоров с защитой от их изменения, что позволяет сокращать маршруты и время согласования.

Invoice-менеджмент

Модуль включает в себя:

регистрация входящих пакетов закрывающих документов с использованием предварительно сгенерированных штрихкодов в СЭД ТЕЗИС;
валидация налоговыми экспертами, включая автоматический процесс распределения и маршрутизации документов в зависимости от их вида
для электронных документов подписание электронной подписью с контролем авторизационного лимита и наличия действующей доверенности у подписанта с последующей автоматической архивации в СЭД ТЕЗИС;
передача пакетов документов в учетную систему после окончания процесса валидации и подписания (обеспечивается интеграцией);
для бумажных документов предусмотрен процесс транспортировки в центральный офис и передача во внешний архив.

Согласование капитальных затрат

В СЭД ТЕЗИС настроен модуль «Согласование капитальных затрат». В данном случае это затраты на приобретение производственного оборудования. Когда в «БАТ Россия» принято решение о закупке оборудования, в СЭД ТЕЗИС создается и согласуется специальная карточка, также впоследствии происходит разнесение затрат по соответствующим заявкам/проектам. Состав согласующих определяется автоматически, в зависимости от суммы затрат и других условий. Гибкую матрицу определения участников настраивает администратор, участия разработчика не требуется.

Архивы документов

СЭД ТЕЗИС помогла «БАТ Россия» упорядочить хранение документов и упростить их поиск за счет создания единого архива для электронных и бумажных документов. Каждый документ сопровождается в системе уникальным штрихкодом, который позволяет отслеживать в системе на протяжении всего жизненного цикла документа.

В электронный архив передаются документы из Диадок и сканы бумажных документов. Благодаря добавленной в систему функции массовой выгрузки у «БАТ Россия» появилась возможность фильтровать не только карточки, но и вложения. Например, можно поставить одну галочку и выгрузить бухгалтерские документы для налоговой проверки вместе со связанными договорами и доп. соглашениям.

Система также интегрирована с глобальным хранилищем «БАТ» Open Text. Благодаря интеграции со сканерами IXOS в СЭД ТЕЗИС автоматически создаются карточки для документов, размещенных в стороннем хранилище. Для пользователей системы все документы выглядят одинаково, с ними можно выполнять одни и те же действия. Таким образом, у сотрудников «БАТ Россия» есть доступ ко всем документам, нет необходимости вносить их вручную в каждое хранилище, не происходит двойного хранения и дублирования.

В бумажный архив пересылаются документы из подразделений «БАТ Россия» по всей стране. К ним прикладывается реестр, который сканируется при отправке и получении, по этим же реестрам бумажные документы передаются на хранение во внешний архив. Таким образом при помощи системы можно отслеживать статус и местоположение бумажного оригинала вплоть до короба и папки в архиве. При необходимости документы из архива можно отозвать и вернуть их обратно. В системе реализован контроль сроков хранения документов, по окончании которых с помощью также автоматизированного процесса документы уничтожаются.

География проекта

Центральный офис «БАТ Россия» находится в Москве, производственное предприятие — в Санкт-Петербурге, контрагенты, с которыми взаимодействует компания при помощи системы — по всей стране.