Разработка автоматизированной системы управления договорами аренды и расчета арендной платы

Цель проекта – сокращение трудозатрат на расчет и подготовку отчетности по аренде.

Задачи проекта:

• Внедрение автоматизированной системы взаиморасчетов с арендаторами;

• Обеспечение полной сопоставимости данных регламентированного и управленческого учета (за исключением отдельных видов операций);

• Обеспечение универсальности механизмов начисления арендной платы;

• Подготовка к оптимизации методологии бухгалтерского учета в части аренды и бухгалтерского плана счетов.

1С:Управление холдингом, 50 рабочих мест

Выполнены интеграции с программными продуктами сторонних фирм.

В период законодательных ограничений ввиду распространения пандемии вируса COVID-19, количество дополнительных соглашений выросло в 4 раза (до 1 000 штук в квартал). В программе корректно отразились и были учтены нестандартные условия дополнительных соглашений.

Таким образом, на практике удалось проверить гибкость настройки алгоритмов расчета арендной платы в пользовательском режиме без выполнения дополнительных доработок.

Ситуация до внедрения

АО "ТПС Недвижимость" с 2004 года реализует проекты в области коммерческой недвижимости. В управлении компании 700 000 кв. м. торговых площадей. Объекты находятся в Москве, Краснодаре, Новосибирске и Сочи.

Для оперативного учета в компании использовалась доработанная конфигурация на базе программных продуктов фирмы “1С”. Часть расчетов проводилась в электронных таблицах. Уровень автоматизации не соответствовал потребностям бизнеса:

• Часть показателей в договорах рассчитывались вручную, процесс занимал много времени, возникал риск ошибок;

• Появлялась проблема в отражением новых условий в договорах. Конфигурация требовала доработки. Возникала серьезная нагрузка на ИТ-подразделение;

• Для корректного ведения бухгалтерского учета требовалось вести десятки субсчетов;

• Требовались более эффективные инструменты для контроля дебиторской задолженности, сроки оплаты в договоре часто не совпадали с информацией в программе.

Трудозатраты на развитие и поддержку программы превышали экономическую эффективность.

Руководством АО "ТПС Недвижимость" было решено начать проект, задачи которого - создание и внедрение цифрового решения, отвечающего задачам бизнеса. Партнером выбрана компания "1С-Рарус". Основой для построения информационного пространства стало решение на базе "1С:Бухгалтерия КОРП" и "1C:Управление холдингом".

Результаты проекта

Разработана конфигурация, позволяющая:

• Хранить информацию по каждому помещению ТРЦ и историю изменений;

• Регистрировать договоры аренды и дополнительные соглашения к ним с учетом условий и событий, влияющих на начисление арендной платы;

• Рассчитывать арендную плату с учетом специфики каждого вида начисления, учитывая возможные факторы:

• Ставки арендной платы;

• Скидки;

• Товарооборот арендаторов;

• Автоматические индексации ставок арендной платы и иных фиксированных показателей;

• Тарифы поставщиков коммунальных услуг и объем предоставленных услуг;

• Площадь помещений и площадь ТРЦ;

• Произвольные события, влияющие на дату начала/окончания действия начислений или изменения отдельных параметров начислений;

• Зависимость суммы начислений от параметров, измеряемых по шкалам.

• Рассчитывать арендную плату в зависимости от источников данных (как автоматически, так и по выбору пользователя):

• алгоритм расчета текущего вида начисления, указанный в договоре аренды;

• алгоритмы расчета смежных видов начислений, указанных в договоре аренды;

• исторические данные прошлых начислений по договору;

• исторические данные среднего/максимального размера арендной платы по всем договорам за определенный период;

• данные сторонних программ.

• Получать подробную расшифровку полученного расчета арендной платы;

• Начислять пени и штрафы;

• Формировать счета на оплату арендаторам;

• Вести пролонгацию договоров в автоматическом режиме;

• Автоматизировать алгоритм формирования документов реализации и счет-фактуры к ним в бухгалтерском учете;

• Вести бухгалтерский учет с детализацией до вида начисления и периода взаиморасчетов без необходимости модификации плана счетов бухгалтерского учета, что обеспечивает сопоставимость с управленческим учетом;

• Отражать переуступки прав по договорам аренды в управленческом и бухгалтерском учетах;

• Усилить контроль за дебиторской задолженностью и сократить ее;

• Формировать управленческую отчетность с детализацией по договорам аренды, видам начислений и периодам взаиморасчетов.

Эффект:

• Цифровое решение позволяет без выполнения доработки и без потери аналитики задолженности по бухгалтерскому учету сократить число субсчетов:

• По счету 62 сократить количество субсчетов на 91 (со 102 субсчетов до 11);

• По счету 76.АВ отказаться от всех субсчетов (32 субсчета).

• Усовершенствована работа с дополнительными соглашениями — без увеличения объема привлекаемых трудовых ресурсов, количество дополнительных соглашений выросло с 300 до 1000 в год, причем вариативность вносимых изменений стала выше. В денежном выражении экономия составила 2 180 880 руб. за 2020 год;

• Снизились трудозатраты на расчет и начисление арендной платы. Экономия составляет 1 335 000 руб. в год;

• За счет доступности настройки алгоритмов начисления арендной платы исключена необходимость доработки конфигурации при внедрении новых способов расчета. Экономия составляет 780 000 руб. в год;

• За счет снижения затрат на параллельный расчет арендной платы в стороннем ПО достигнута экономия 445 000 руб. в год;

• За счет гибкости и детализации отчетов достигнута экономия 300 000 руб. в год;

• За счет развития функционала по работе с обеспечительными платежами (в т.ч. с гарантиями) достигнута экономия 445 000 руб. в год;

• За счет решения проблемы с параллельным вводом корректировок взаиморасчетов по БУ и УУ достигнута экономия 890 000 руб. в год;

• За счет функции формирования расшифровок к начислениям достигнута экономия 110 000 руб. в год.

Цель проекта достигнута, существенно сокращены трудозатраты на расчеты арендной платы, повышено качество и эффективность отражения взаиморасчетов с арендаторами в учетной системе.

Информационная система помогла пережить сложный 2020 год. Нам удалось справиться с обработкой существенно возросшего количества дополнительных соглашений к текущим договорам аренды, отразить и учесть все изменения.

Экономический эффект от внедрения:

• сокращение трудозатрат в подразделениях: в 1,5 раза;

• ускорение получения управленческой отчетности: в 2 раза;

• ускорение обработки заказов: в 3 раза.

Центральный федеральный округ РФ, Южный федеральный округ РФ, Сибирский федеральный округ РФ