Cистема аналитической отчетности в HoReCa на базе Qlik Sense в ТД «Волконский»

Основная проблема на момент старта проекта заключалась в ручной обработке данных посредством выгрузки в Excel из систем-источников. Отчеты были плоские, на их подготовку тратилось достаточно много времени.

Назрела необходимость в создании сводного аналитического решения — единой BI-платформы. В Qlik Sense привлекла возможность интерактивного анализа и наличие связей данных, а также скорость обработки и представления информации с соблюдением ее целостности.

Трансформация была направлена на несколько основных бизнес-процессов Торгового дома, так и остальных компаний международного холдинга «Гарез и Партнеры», в который входит Волконский.

Ключевые цели, которые были поставлены перед проектом:

• Унификация данных для их последующего анализа по направлениям
• Единая база для формирования финансового результата компании
• Единая база для анализа производственных показателей
• Единая база для анализа продаж

Сложность реализации заключалась в:

1. Одновременном внедрение целого комплекса систем – BI, ERP, интеграция с бухгалтерской системой
2. Необходимость поддержки нескольких моделей себестоимости, а также учета других специфических для HoReCa требований

Функциональные возможности BI-решения в разрезе бизнес-процессов:

1. Финансовый блок

Специалисты по финансам «Волконского» в сотрудничестве с GMCS проработали методологию сбора финансового результата по нескольким компаниям из источника данных — ERP-системы Microsoft Dynamics 365 for Finance & Operations (система была запущена в эксплуатацию в 2020 году). Из особенностей — реализован сложный алгоритм преобразования данных и сформированы дашборды в Qlik Sense, которые отображают финансовый результат по компаниям, а также дашборд, в котором консолидирована финансовая отчетность компаний, входящих в состав холдинга.

В итоге получена единая база с финансово-хозяйственными показателями деятельности компании, которой ранее не было. До внедрения приходилось собирать данные вручную из системы-источника: выгружать данные в Excel и делать ручную обработку.

2. Анализ коммерческой деятельности:

Для анализа коммерческой деятельности были разработаны дашборды Daily и Скидки — отображение результатов операционной деятельности: анализ выручки в различных разрезах, например, по типам оплат, суммы среднего чека, возможность сравнения разных групп показателей в разрезе разных аналитик, анализ эффективности скидок и акций. Дашборд, отображающий данные по маржинальному доходу и себестомости, АВС-анализ, дашборд с анализом закупочной деятельности.

3. Производственный блок

Производство работает в режиме 24/7. На сегодняшний день «Волконский» управляет 67 кафе-кондитерскими в России (Москва, Санкт-Петербург, Нижний Новгород, Воронеж) и на Украине (Киев), в числе которых как собственные кафе, так и открытые по системе франчайзинга. Для принятия эффективных управленческих решений по запуску производственных заказов, выпуску готовой продукции, списаниям продукции с производства требовалось разработать дашборд, отображающий аналитику по всему производственному блоку, и прозрачно показывающий ключевые этапы движения по номенклатуре — от полуфабриката и сырья до продажи готовой продукции.

Какие результаты мы получили:

• Переход к data driven управлению – скорость и качество подготовки управленческих и операционных отчетов: достигнута абсолютная прозрачность и понимание состояния ключевых финансово-хозяйственных показателей деятельности в режиме «здесь и сейчас».
• BI в связке с ERP-системой на базе Microsoft Dynamics AX 365 позволяет получать необходимую бизнес-аналитику для расширенного анализа и принятия решений на основе данных.
• Сотрудники могут строить отчеты самостоятельно и использовать данные в своей работе.
• Оптимизированы бизнес-сценарии как в отношении собственных кафе-пекарен, так и бизнес-процессов франчайзи
• Появилась возможность быстрее реагировать на колебания рынка, что особенно важно в текущей экономической ситуации, характеризующейся высокой степенью неопределенности.