Комплексная система управления арендным бизнесом (CSRBM)

Заказчик:: TENNANT Russia ( Теннант Россия)
Руководитель проекта со стороны заказчика: Алексей Никифоров

IT директор
Поставщик: Tennant, собственный отдел ИТ
Год завершения проекта: 2017
Сроки выполнения проекта: Январь, 2014 — Октябрь, 2017
Масштаб проекта: 450 человеко-часов
70 автоматизированных рабочих мест
Цели: Создать автоматизированную комплексную систему учета аренды (CSRBM) чтобы предложить клиентам абсолютно новую качественную услугу: «аренда уборочного оборудования», сохранить лидерство в созданной нише, выиграть конкуренцию у поставщиков дешёвого оборудования.
Благодаря системе, увеличивать обороты на 50% ежегодно.

Уникальность проекта

Благодаря оперативному созданию и внедрению услуги, мы первыми на рынке предложили данную услугу и сохраняем лидерство в новой нише.
Обороты компании выросли на 60% (9 мес 2017 VS 9 мес 2016).
Без многофункционально системы администрировать этот проект практически невозможно.
Учитывать арендную технику, которая может быть и Основными Средствами и может быть взята в аренду для последующей субаренды, качественно оказывать сервис (включен в стоимость аренды), поддерживать достаточный сток оборудования и запасных частей, грамотно управлять финансовыми потоками - задача не тривиальная.
В компании Tennant система была разработана и реализована своими силами на базе 1С 7.7 (Никифоров А.В)
В последствии по существующему Тех Заданию работа повторена в другой компании на базе 1С 8.3 силами сторонних программистов.
Для малых предприятий сделать подобную качественно работающую систему - серьёзных успех.
Ни у одной из рассматриваемых систем на рынке предложенного функционала нет.

Использованное ПО: 1С Предприятие 7.7,
1С Предприятие 8.3,
конфигурация "1С Управление Торговлей"
1С-Битрикс
Описание проекта: Компания Tennant – лидер по поставкам и обслуживанию уборочного оборудования (поломоечные машины, подметальные машины, пылесосы, коммунальная техника и т.п.). Стоимость одной единицы оборудования варьируется от нескольких сотен до нескольких сотен тысяч Евро. С 2014 года из-за внешних факторов (изменение курса валют, приход на рынок большого числа дешёвых поставщиков) сохранить лидерство стало сложно. Как известно, в мире достаточно развит рынок аренды недвижимости, сервис подписок на ПО, сервис подписок на мобильную связь и ТВ. В сфере ИТ многие компании арендуют мощности ЦОД. Сейчас в США анонсирована услуга по подписке на автомобили. Услуга по предоставлению оборудования в аренду была предложена в 2014 году впервые на рынке именно компанией Tennant. Благодаря новому виду деятельности, компания вернула себе лидерские позиции и смогла существенно расширить свою клиентскую базу за счет клиентов, которые не могут себе позволить купить качественное оборудование, но могут взять его в аренду. Ряд клининговых компаний, наших клиентов, смогли с нуля вырасти без серьёзных капитальных затрат именно благодаря аренде. Абсолютно все наши клиенты получили возможность пользоваться качественным продуктом без капитальных затрат. Для того, чтобы услуга оказывалась качественно требуется комплексная система автоматизации, которая решает следующие задачи для каждого из участников процесса : Собственник: - Полный контроль всего арендного парка, ROI в разрезе каждой единицы оборудования - Точная информация по доходам / расходам каждой единицы оборудования, по каждой модели оборудования, по офису продаж, по продавцу - Полный контроль поступления денежных средств, остатками на счетах, бонусами / штрафами менеджерам - Возможность прописывать индивидуальные бонусные схемы продавцам (фикс процент продавцу, абсолютная сумма по сделке, мультипликатор к плану продаж) - Гибкая система начисления штрафов менеджерам (устанавливается процент, устанавливается кол-во дней просрочки, после которого штрафы начинают начисляться) - Менеджеры получают бонусы только при выполнении всех условий сделки (полная отгрузка, полная оплата от клиента, полный возврат всех оригиналов документов, выполнение плана продаж) Менеджер по продажам: - информация по доступному стоку оборудования с указанием статусов: свободен для аренды, в резерве, на восстановлении и др. - получение данных об оплатах клиентов в реальном времени (автоматически) - онлайн информация обо всех сделках и начисленном бонусе - онлайн информация + автоматическая рассылка по долгам клиентов - онлайн информация + автоматическая рассылка по начисленным штрафам (за просрочку оплат) - автоматическая рассылка по клиентам, у которых наступает срок платежа - автоматическая рассылка клиентам текущих счетов - автоматическая рассылка клиентам информации о возникших долгах с полной детализацией - автоматическое уведомление менеджеров о клиентах, у которых ожидается платёж в ближайшие дни Руководители отделов продаж: - отчеты и рассылки по всем сотрудникам подразделения - гибкая система выплаты бонусов руководителям отделов Складской работник: - независимое отражение движения арендной техники (аналог ордерного склада) - неважно, что собой представляет арендное оборудование (основное средство компании или субаренда) - простые инструменты для выполнения необходимых движений (постановка на учет, резервирование, восстановление и т.п.) Администратор отдела продаж: - простая, интуитивно понятная система внесения контрактов - мультивалютный учет - автоматическая система выставления счетов с рассылкой клиентам по почте - отчеты по сверкам (должны были выставить счетов – выставили, должны были сделать закрывающих актов – сделали) - весь документооборот автоматизирован (контракты, изменения ставок, акты и т.п.) Сервисная служба: - при регистрации обращения от клиента на сервис, система автоматически сообщает, находится ли машина на гарантии, есть ли действующий арендный контракт, подразумевает ли арендный контракт бесплатный сервис. - система автоматически информирует, является ли обращение повторным - система автоматически информирует о долгах клиента - портал для регистрации и отслеживания заявок на сервис с двухсторонним обменом и авто информированием (*пилотный проект на 20.10.2017) - заявки превращаются в сервисные отчеты и закрывающие документы - сервисные инженеры имеют KPI, система начисляет им бонусы и отслеживает выработку - клиенты видят и контролируют все свои заявки и закрывающие документы на портале (автоматический обмен) - система оповещает, когда надо проводить ТО Отдел закупок: - более 90% запасных частей (несколько тысяч номенклатурных позиций), необходимые для ремонта арендного оборудования поддерживаются в необходимом кол-ве на складе с помощью автоматизированной системы закупок Финансовый директор: - консолидированный отчет по всем доходам и расходам арендного парка с детализацией до конкретной машины – периода – регистратора - универсальный инструмент (сдавать в аренду свои основные средства и оборудование, полученное в аренду) Финансовый контролер: - контроль выставления счетов (должны были выставить – выставили фактически) - контроль контрактов и данных складского учета (своевременный возврат оборудования из аренды, анализ оборачиваемости, процент простаивающего оборудования) - контроль оплат - контроль своевременного оказания сервиса - контроль качества и сроков оказания сервиса - контроль дебиторской задолженности (автоматическая рассылка, отчет) Конечный клиент: - автоматический биллинг - полный документооборот из системы - система напоминает, о просроченной задолженности - система напоминает, о приближающемся сроке оплаты - система обеспечивает наличие оборудование и запасных частей к нему на складе в достаточном количестве - система отслеживает время реакции на запросы клиента по сервису - удобный интерфейс для обращения за сервисом (* с 10.2017) - услуга аренды всегда оказывается качественно Все цели были достигнуты. Компания Tennant - лидер на рынке аренды и снова лидер по поставленному в РФ уборочному оборудованию. Рост оборотов составил 60% (9 мес 2016 года VS 9 мес 2017 года)
География проекта: 2 компании, Санкт-Петербург и Москва. Услугой, созданной благодаря комплексной автоматизации, пользуются клиенты из всех регионов Российской Федерации.
Дополнительные презентации:: CSRBM.pdf