Внедрение и интеграция комплексного решения автоматизации оздоровительного фитнес-курорта Вилла Плёс.

Заказчик:: Direct Group
Поставщик: UCS
Год завершения проекта: 2017
Сроки выполнения проекта: Май, 2017 — Октябрь, 2017
Масштаб проекта: 1000 человеко-часов
30 автоматизированных рабочих мест
Цели: Основная цель проекта - автоматизация рабочих мест фитнес-курорта, объединение всех департаментов в единую эко-систему, интеграция ИТ оборудования сторонних производителей.

Уникальность проекта

Само внедрение такого рода отечественного ПО является единственным на всей территории РФ. Нет ни одного отеля или санатория в России, где взаимодействие всех служб интегрировано между собой ИТ решений российского разработчика в таком объеме: отель, ресторан, spa, фитнес, склад и т.д.

Использованное ПО: UCS Shelter - ядро системы - PMS система для управление бронированиями, заездами гостей, обслуживанием номерного фонда и т.д.
UCS Abonement - управление фитнес программами и SPA
UCS R-Keeper - управление рестораном, баром, магазинами
UCS Storehouse - управление складом
WIFI система Ruckus
TV система Hoteza
Замковая система Hefele
АТС на базе Avaya
CRM система amoCRM
1С Бухгалтерия
Описание проекта: Подготовительный этап В рамках подготовительного этапа были поставлены задачи обследования рынка с целью поиска именно комплексного ИТ решения, которое могло бы работать сразу во многих подразделениях курорта (служба размещения, уборка номеров, бронирование, фитнес, SPA, ресторан и бар, кухня). Но, к сожалению, таких комплексных решений просто не существует. Большинство западных ИТ систем представляют из себя только PMS (Property management system) для управления отелем. Аналогично и российская система UCS Shelter является только PMS системой, но у данного вендора (UCS) имелось еще 3 продукта, которые можно было объединить в одно целое на единой платформе. После детального изучения документации о возможностях всех компонентов, показа демо для представителей ИТ и бизнес пользователей заказчика, а также анализа успешных внедрений на территории РФ и СНГ было принято решение о внедрении программного комплекса UCS. В пользу решения говорило больше количество успешных внедрений, отечественная разработка (а значит и стоимость), совместимость и поддержка многочисленных сторонних производителей оборудования, которое также планировалось внедрять на объекте. Выполненные работы До начала внедрения ПО необходимо было подготовить инфраструктуру - локальная сеть, серверная комната, АТС, WIFI, система управления замками, ТВ. Как только все подготовительные работы были завершены, подрядчик получил согласованные бизнес требования по настройке компонентов и их интеграции. Основные требования включали: Управление бронированием Управление заездом, выездом гостей Управление финансами (начисления, списании, доп услуги) Управление номерным фондом (доступен, уборка, ремонт) Управление службой горничных (задачи сотрудникам, управление расходными материалами, складом) Управление конференц-залами и другими доступными для бронирования помещениями Регистрация и управление анкетными данными гостя по результатам консультации с диетологом и фитнес-менеджером Управление посещениями групповых и персональных тренировок (расписание, бронь) Управление посещением SPA процедур (расписание, бронь) Управление питанием гостя (персональное меню, расчет калорий) Автоматизация ресторана, кухни (холодный, горячий цеха, бар) Складской учет (поступление, списание товаров, продуктов питания) Интеграция с ККМ, платежными терминалами для безналичной оплаты Интеграция с телефонной системой для биллинга разговоров и идентификации гостя Интеграция с замковой системой (магнитные карты гостя) Интеграция с WIFI системой для авторизации гостя по фамилии и номеру комнаты Интеграция с телевизионной информационной системой (персонализированный ТВ контент, доп услуги, информационный справочник) Интеграция с 1С бухгалтерией Интеграция с CRM системой отдела продаж Финансовая и управленческая отчетность После детального изучения всех требований был составлен план внедрения: Приезд специалистов по внедрению. Каждый отвечал за свой модуль. Приезд специалистов по настройке и обучению персонала. Каждый отвечал за свой модуль. В результате внедрения все модули ПО были настроены и интегрированы между собой. В процессе тестовой эксплуатации один за одним к системе были подключены АТС, WIFI, TV и замковая система, реализована выгрузка данных в 1С, безналичная оплата и интеграция с CRM. От начала до конца процесс непосредственной установки и настройки занял 2 месяца. Риски и сложности 1. Ограниченность выбора ПО для отельного бизнеса. По сути приходилось выбирать из двух решений - крупное западное решение, которые устанавливается во всех мировых отельных сетях и более доступная отечественная разработка, не уступающая по функционалу, но известная только в РФ и СНГ. 2. Заявленная вендором поддержка сторонних компонентов и стороннего оборудования. В итоге данных риск сработал для АТС, но вендор доработал интеграцию своими силами. 3. Производительность системы и ее компонентов. Учитывая масштаб курорта риск был минимальным и по факту не проявил себя. Система работает быстро и стабильно. Основной сложностью как и в любом проекте внедрения ПО была интеграция между собой систем и оборудования разных вендоров. Чем больше точек сопряжения, тем больше шанс отказа, больше требуется контроль. Дополнительные ресурсы были потрачены на интеграцию UCS Shelter и АТС Avaya, а также на интеграцию с CRM. Некоторый период были проблемы и сбои с выгрузкой данных в 1С Бухгалтерию, но все успешно решилось правильной настройкой на обеих сторонах. Результаты и их значимость для курорта Внедрение программного решения UCS позволило гармонично объединить работу всех подразделений фитнес-курорта. Все сотрудники могут эффективно взаимодействовать между собой, получать доступ к необходимой информации о госте и его пожеланиях. Например, информация об ограничениях питания гостя, введенная в систему диетологом, доступна шеф-повару и технологу на кухне. А пожелания по интенсивности фитнес-тренировкам отмеченный отделом продаж в CRM доступны фитнес-тренеру еще до приезда гостя, таким образом он может составить программу с учетом этих пожеланий. Помимо этого гости курорта получили огромное удобство при использовании услуг отеля, когда все службы своевременно проинформированы между собой и никто не переспрашивает один и тот же вопрос несколько раз. Например, для авторизации в wifi сети необходимо ввести только фамилию и номер комнаты. При использовании ТВ система уже знает кто ей пользуется и приветствует гостя.
География проекта: Система установлена, настроена и успешно выполняет свои задачи на территории фитнес-курорта в Ивановской области, деревня Шаляпино. Также некоторые пользователи работают с ней из головного офиса в г. Москва.
Дополнительные презентации:: Архитектура внедрения Вилла Плёс.pdf
Описание курорта Вилла Плёс.pdf