Организация безопасного и распределенного сервиса печати на промышленном предприятии полного цикла

Заказчик:: Акционерное общество "РЭП Холдинг"
Руководитель проекта со стороны заказчика: Кирилл Григоров

Руководитель портфеля проектов
Поставщик: Konica Minolta
Год завершения проекта: 2017
Сроки выполнения проекта: Сентябрь, 2016 — Декабрь, 2016
Масштаб проекта: 720 человеко-часов
1300 автоматизированных рабочих мест
Цели: • Оптимизация расходов на печать и поддержку печатной инфраструктуры;
• Увеличение доступности сервиса печати;
• Повышение качества печати;
• Обновление и унификация парка печатного оборудования;
• Переход от множества поставщиков к единому провайдеру услуг печати;
• Снижение трудозатрат на поддержку и обслуживание парка печатных устройств;
• Повышение контроля за процессами печати.

Уникальность проекта

• Сокращение парка печатных устройств на 50%: с 342 устройств до 170;
• Сокращение объёма печати на 20%;
• Прогнозируемые прозрачные постоянные затраты на весь период действия контракта в течении ближайших лет;
• Уменьшение количества обращений пользователей по вопросам сервиса печати на 30%;
• Сокращение трудозатрат на поддержку сервиса печати на 70%;
• Среднее время на решение 1 обращения от бизнес-пользователей сократилось в 6 раз.

Использованное ПО: • Печатное оборудование Konica Minolta: bizhub 227, Bizhub с3550, Bizhub С258, Bizhub 4050;
• YSoft SafeQ 5 - единый драйвер печати, система управления и контроля печатной инфраструктуры.
Описание проекта: В рамках подготовительного этапа специалисты Konica Minolta провели масштабный предпроектный аудит текущей инфраструктуры печати в помещениях «РЭП Холдинга» в Санкт-Петербурге на площадке Невского завода. На основе данных аудита разработан проект оптимизации с учетом особенностей бизнес-процессов, документооборота и организационной специфики «РЭП Холдинга». По результатам аудита был подготовлен расчет экономической эффективности оптимизации сервиса печати. Внедрение на основной производственной площадке «РЭП Холдинга» - ЗАО «Невский Завод» - было осуществлено в сжатые сроки – в течение двух недель, несмотря на сложности, связанные с территориальной распределенностью помещений, где установлено оборудование, а также перемещениями сотрудников предприятия, связанных со сменой расположения подразделений компании. По результатам успешного внедрения, проект был масштабирован и проведена оптимизация сервиса печати на второй производственной площадке «РЭП Холдинга» - заводе «Электропульт». Количество помещений, где размещено оборудования - более 20 (офисные и промышленные помещения), общая площадь помещений составляет более 138 000 м2. В рамках реализации проекта специалистами Konica Minolta было произведено: • Замещение мультивендорного парка печатных устройств, состоявшего преимущественно из морально и физически устаревших персональных несетевых аппаратов, на унифицированное производительное оборудование Konica Minolta; • Установка программного решения SafeQ для контроля доступа к функциям печатных устройств и получения детальной отчетности по всем заданиям печати / копирования / сканирования; • Подключение ряда аппаратов к внутренней сети через Wi-Fi в связи с отсутствием возможности подключения к сетевым розеткам Было принято решение оставить в эксплуатации более 60 аппаратов другого вендора так как их ресурс еще не был выработан, и заменить их на оборудование Konica Minolta позже, по факту завершения срока эксплуатации. Для сокращения затрат на печать были установлены правила: • Печать только после обязательной авторизации пользователи на МФУ с помощью бесконтактных магнитных карт (исключение избыточной печати). • Возможность управления печатными заданиями с панели МФУ (исключение избыточной печати). • Централизованный запрет на цветную печать по умолчанию (экономия на стоимости отпечатка); • Печать в дуплексе по умолчанию (экономия на бумаге). Для контроля и учета всех работ печати, копирования и сканирования и управления инфраструктурой печати была разработана и внедрена гибкая система отчетности на основе данных о пользователях и подразделений «РЭП Холдинга» из службы каталогов Active Directory: • Отчеты по объемам печати по каждой единице техники, по каждому сотруднику или подразделения; • Отчет по степени загрузки устройства или группы устройств; • Отчет по количеству отпечатанных страниц за весь период эксплуатации. Для повышения уровня безопасности документооборота были реализованы: • Установка программно-аппаратного решения SafeQ для защиты от несанкционированного доступа к МФУ; • Внедрен функционал follow me для исключения несанкционированного доступа к распечатанным материалам; Для обеспечения требуемого уровня сервиса внедрена система удалённого проактивного мониторинга технического состояния печатных устройств CSRC, что позволило: • Автоматически информировать службу Service Desk «РЭП Холдинг» о возникновении инцидентов; • Отслеживать остаточный ресурс используемых расходных материалов и информировать о необходимости замены пополнения запасов. • Настроить сервис автоматического пополнения склада расходных материалов в помещениях «РЭП Холдинг». После установки и настройки печатного оборудования и программных решений, специалисты Konica Minolta провели обучение сотрудников «РЭП Холдинг» работе с новым печатным оборудованием; использованию функционала «follow me» и системе авторизации на МФУ по бесконтактным магнитным картам. В настоящее время решение всех вопросов, связанных с печатью происходит с помощью единого контакта – выделенного менеджера по поддержке Заказчиков Konica Minolta. Внедрение современных технологий и оптимизация сервиса печати открывает новые перспективы для ИТ-сервисов «РЭП Холдинг». Новая программно-аппаратная платформа несет в себе мощный потенциал развития и расширению возможностей сервиса печати для подразделений и бизнес-пользователей компании. «РЭП Холдинг» продолжает сотрудничество с Konica Minolta по вопросам оптимизации печати и документоемких процессов. Особый акцент при этом уделяется совместным проектам по защите бумажного документооборота, копирования и сканирования. Отдел разработки и внедрения ИТ-решений компании Konica Minolta разрабатывает специализированные приложения и программы для электронного документооборота, которые планируются к внедрению в «РЭП Холдинг». Развитие отношений с Konica Minolta как с экспертом в печатной индустрии продолжается и в других сферах деятельности «РЭП Холдинга» – готовятся ряд решений для маркетинга и промышленной печати.
География проекта: Санкт-Петербург