Аутсорсинг печати как первая ступень развития ИТ-сервисов

Заказчик:: АО ВЕРТОЛЕТЫ РОССИИ
Поставщик: Konica Minolta
Год завершения проекта: 2017
Сроки выполнения проекта: Февраль, 2017 — Апрель, 2017
Масштаб проекта: 300 человеко-часов
500 автоматизированных рабочих мест
Цели: 1. Оптимизация и сокращение расходов на печать;
2. Обновление и унификация парка печатной техники;
3. Повышение качества сервиса;
4. Оптимизация работы ИТ-отдела;
5. Создание контроля за процессами печати;
6. Сокращение склада расходных материалов до минимума;
7. Уменьшение количества закупочных процедур:
   7.1. техники
   7.2. расходных материалов
   7.3. сервисов по обслуживанию техники.

Уникальность проекта

a.    Контроль за печатью
b.    100% прогнозируемые затраты на печать
c.    Снижение расходов на печать:
i.     на 18% по первоначальному расчету
ii.     на 15% дополнительно
d.    Уменьшение количества печатных устройств на 68%
e.    Время простоя печатной техники сократилось до 0;
f.    Отсутствие перебоев с расходными материалами
g.    Оптимизация деятельности ИТ отдела

Использованное ПО: Печатное оборудование Konica Minolta: bizhub С3351, Bizhub С308, Bizhub 4750
Программное обеспечение для контроля и управления печатью: YSoft SafeQ 5
Описание проекта: В рамках подготовки проекта был проведен аудита текущаей инфраструктуры печати на двух локациях АО «Вертолеты России» в Москве и Московской области. На основе полученных результатов, а также с учетом потребностей заказчика в части документооборота и ИТ инфраструктуры, был разработан проект оптимизации и рассчитан экономический эффект от внедрения проекта. Одним из условий было функционирования ПО на серверах и клиенте под управлением Linux ОС. Внедрение пилотного проекта стартовало в новом офисе компании в условиях продолжающегося ремонта, что значительно усложняло процессы установки и настройки оборудования. Тем не менее внедрение было осуществлено в течение одной недели. В рамках реализации проекта специалистами Konica Minolta было произведено: • Замещение мультивендорного парка печатных устройств на унифицированное оборудование Кonica Мinolta; • Установка оборудования и решений для контроля доступа к функциям печатных устройств; • Создание отказоустойчивого программно-аппаратного комплекса, включающего в себя 2 отказоустойчивых сервера на каждой локации Специалисты Konica Minolta подготовили инструкции для пользователей по работе с новым печатным оборудованием; использованию функционалом «follow me» и системе авторизации на устройствах печати. Для сокращения затрат на печать были установлены правила: • Печать только после обязательной авторизации пользователи на устройствах печати с помощью бесконтактных магнитных карт; • Возможность управления печатными заданиями с панели МФУ. Благодаря внедрению программно-аппаратного решения SafeQ5 и защите от несанкционированного доступа к МФУ был значительно повышен уовень безопасности документооборота Установка система удаленного проактивного мониторинга позволила: • Настроить автоматизированный процесс пополнения склада расходных материалов • Автоматически информировать службы поддержки пользователей о возникновении инцидента; Все вопросы по печати решаются через выделенного менеджера по поддержке Заказчиков Konica Minolta. После успешного внедрения проекта на локации в Москве, было принято решение масштабировать проект на локацию в Московской области. Рекомендации по итогам внедрения: • Необходимость разработки, утверждения и внедрения политики печати, включающей дополнительные условия и ограничения, накладываемые на печать пользователями (лимиты на цветную печать и т.д.) как обязательного инструмента, закрепляющего и поддерживающего достигнутый положительный эффект от перехода на аутсорсинг; • Необходимость проведения детального расчета количества арендуемого оборудования, в том числе, учитывающего пожелания, потребности и востребованность сервиса печати у пользователей/групп пользователей; • Тиражирование результатов проекта (использованных методов, подходов, расчетов) на предприятия холдинга «Вертолеты России».
География проекта: 2 локации в Москве и Московской области