Внедрение розничного решения для филиальной сети алкогольной компании

Заказчик:: ООО Лудинг
Поставщик: ООО "Бимсис" (www.bimsis.ru)
Год завершения проекта: 2016
Сроки выполнения проекта: Май, 2016 — Октябрь, 2016
Масштаб проекта: 2000 человеко-часов
40 автоматизированных рабочих мест
Цели: В рамках введения розничного ЕГАИС (система фиксации движений алкогольной продукции на предприятиях с розничной алкогольной лицензией) возникла необходимость обеспечить реализацию алкогольной продукции через собственную розничную филиальную сеть в соответствии с требованиями Росалкогольрегулирования (РАР). Для компании, специализирующейся на торговле алкогольной продукцией, обороты собственной розницы существенны и достигают десятков процентов от общего оборота. Также для профильных компаний соответствие требованиям РАР является основой всего бизнеса. Поэтому требования бизнеса к розничному решению существенно выше, чем, например, для продуктового ритейла, где также может осуществляться торговля алкоголем. Соответствие требованиям регулятора рынка и бизнеса являются основными критериями для целевого розничного решения.
Основные цели проекта:
1. Обеспечить розничный бизнес компании системой автоматизации в полном соответствии с требованиями регулятора рынка.
2. Реализовать в системе автоматизации повышенные требования бизнеса.
3. Обеспечить поэтапный перевод всех объектов компании на новое решение в рамках установленных регулятором сроков.

Уникальность проекта

В сжатые сроки была реализована и внедрена система сквозного помарочного учёта алкогольной продукции на базе типового промышленного решения 1С Розница. Переход на новую систему производился без дополнительных списаний или перемещений имеющейся в текущих базах данных продукции. Причём несмотря на некую трудозатратность сквозного помарочного учёта решение позволяет минимизировать потери.
Особенность реализации в минимизации доработок и максимальном использовании встроенных механизмов с тем, чтобы облегчить переходы на новые релизы 1С Розницы.
С учётом базового типового функционала решение может быть использовано как для отделнльных объектов, так и для сетей, в ассортименте которых есть алкогольная продукция, в т.ч. и пиво. Решение также может применяться при торговле товаром, требующим партионного учёта (сроковый товар) и контроля минимальных розничных цен (МРЦ).

Использованное ПО: 1. Стандартные ПК/кассовый модуль
2. Совместимый фискальный регистратор (в проекте - Штрих)
3. Сканер 2D (ЕГАИС-совместимый, в проекте – Symbol 4308) (терминал сбора данных – опционально)
4. 1С Розница 8.3 типовая
Описание проекта: В компании, специализирующейся на импорте и оптовых поставках алкоголя, одним из каналов сбыта является розничная реализация товара. В рамках собственной филиальной сети розничная реализация осуществлялась как через филиал (выписка товара и пробитие чека по расходной накладной посредством неавтоматизированного места кассира с помощью ККМ типа «Элвис»), так и через специализированные магазины при филиале и профильный аутлет (более 30 тыс. единиц товара). В последнем случае использовалось стандартное решение 1С Розница 8.3. В связи с переходом на помарочный учёт продаж с 01.07.16 с фиксацией в ЕГАИС через УТМ (универсальный транспортный модуль) и необходимостью печати специализированного QR-кода в чеке встал вопрос о доработке имеющегося решения на базе 1С Розница и приведение его в соответствие с требованиями регулятора. Вместе с тем в апреле 2016 г. появилось новое требование РАР об учёте алкогольной продукции на специализированных регистрах с 01.10.16. Подробности и детали предлагаемого РАРом решения выяснялись до середины июня, причём получаемые из разных официальных источников сведения были неполны и часто противоречивы. В этих условиях во второй декаде мая 2016 года был начат проект по модернизации имеющегося розничного решения и внедрении его для всех розничных точек продаж филиальной сети. Проект был разделён на 2 этапа: 1. К 01.07.16 обеспечить помарочную фиксацию продаж в ЕГАИС с печатью QR-кода в чеке. А также контроль на пробитие дубля акцизной марки (недопущение повторной продажи ранее уже проданного и невозвращённого товара). 2. К 01.10.16 обеспечить учёт алкогольной продукции и справок 1 и 2 в соответствующих регистрах инфосистемы. Соответственно, до 01.10.16 провести инвентаризацию по всем точкам продаж и постановку алкогольной продукции на баланс (всю на регистр 1 – программа-максимум). Анализ процессов поступления товара, перевода его между складами магазина, возврата, списания, инвентаризации, а также опыт закрытия магазинов в период реализации проекта показал, что обычный учёт продукции по алкокодам и списание по методам FIFO-LIFO не отвечают на некоторые специфичные вопросы или не дают на них однозначного ответа. Требования же контроля продаж дублей акцизных марок вкупе с партионным учётом в филиалах привели к выводу, что однозначным ответом на все возможные вопросы является сквозной помарочный учёт товара. А именно: А) оприходование поступившего в магазин нового товара и заведение его в базу происходит через сканирование совместно EAN13, PDF-417 и DataMatrix, справки 1 и 2 «подвязываются» к конкретной записи в базе марок; Б) перемещать товар со склада в торговый зал можно, сканируя только PDF-417 или DataMatrix (справки при этом резервируются) (возможно опциональное автоматическое перемещение товара в системе сразу на регистр 2), В) то же и при инвентаризации (справки списываются при списании товара); Г) то же при продаже на кассе (справки с регистра 1 списываются при фиксации продажи или в конце смены); Д) сведения из DataMatrix нужны в случае, если PDF-417 перестал читаться и/или для запроса новой марки взамен нечитаемой (для старой продукции); Е) ранее поставленная в магазин продукция полностью сканируется для занесения информации по маркам в базу и ставится на баланс (при необходимости). Данный функционал был реализован в ходе второго этапа проекта. Вместе с остальным функционалом, связанным как с законодательными требованиями по минимальным розничным ценам, так и со спецификой компании, в т.ч. необходимостью партионного учёта и отражения продаж продукции по расходным накладным непосредственно со склада. Основными трудностями проекта были: 1) Преодоление неготовности персонала на местах к новым бизнес-процессам и работе в новых для них системах. 2) Работа персонала на местах с окончательно нефинализированной версией ПО, претерпевающей порелизные доработки. Большая нагрузка на поддержку и консультантов в период стабилизации решения. 3) Трудности с переводом магазинов с уже имеющимися товарными базами – надо было избежать ненужных манипуляций с товаром в системе при переходе на помарочный учёт. Что удалось сделать при дополнительной проработке процесса перехода на новое решение. 4) Помарочный учёт в аутлете (более 30 тыс. единиц), проведение полной инвентаризации без остановки продаж. По факту основной объём разработок и предфинальное решение были реализованы к середине сентября, чтобы уложиться с учётом инвентаризаций и выравнивания остатков по регистрам в законодательно отведённые сроки. Вплоть до середины октября осуществлялся мониторинг корректности учёта продукции по регистрам и постепенная финализация решения. После чего решение было принято заказчиком.
География проекта: По всем точкам регионального присутствия компании – от Калининграда до Мирного.