Автоматизация процессов согласования договорной документации, обработки заявок и первичной документации на базе платформы Docsvision 5.

Заказчик:: ООО "СТД "Петрович"
Руководитель проекта со стороны заказчика: Андрей Матвеев

Заместитель генерального директора по ИТ и логистике
Поставщик: ЗАО «ДИДЖИТАЛ ДИЗАЙН»
Год завершения проекта: 2016
Сроки выполнения проекта: Июль, 2015 — Февраль, 2016
Масштаб проекта: 1000 человеко-часов
400 автоматизированных рабочих мест
Цели: Повышение эффективности работы сотрудников за счет:
- сокращения сроков и повышения прозрачности процесса согласования и исполнения договоров;
- обеспечения достоверности, целостности и актуальности согласуемой информации;
- уменьшения времени и трудозатрат на подготовку и поиск необходимых документов;
- перенос в СЭД процессов размещения, согласования и исполнения заявок в отделы маркетинга и мерчендайзинга, ИТ-службы, юридического департамента, а также службы эксплуатации.

Уникальность проекта

1.    Автоматизирован большой объем документооборота: свыше 30 видов договоров, каждый из которых согласуется по своему конкретному маршруту.
2.    Реализована максимально плотная интеграция имеющимися системами 1С8 и СЭД.
3.    Обеспечена высокая скорость работы со справочником «Контрагенты», несмотря на большое количество наименований в нем – свыше 350 000. Данные о контрагентах в справочнике были разложены по 2 веткам: физические и юридические лица, а также по алфавиту, было изменено ядро быстрого поиска.
4.    К СЭД подключены сотрудники из всех подразделений «СТД «Петрович»: 16-ти строительно-торговых центров в разных регионах, а также металлобазы и 5 производственных площадок.

Использованное ПО: Для решения поставленных задач была выбрана система электронного документооборота на базе платформы Docsvision 5.
В ходе внедрения СЭД осуществлена максимально плотная интеграция нормативно-справочной информацией, договорами и их статусами с уже используемыми учетными системами на базе 1С8.
Описание проекта: Строительный торговый дом «Петрович» (ООО «СТД «Петрович») – российская компания, существующая с 1995 года и специализирующаяся на торговле строительными материалами и товарами для ремонта. В структуру СТД «Петрович» входит шестнадцать строительно-торговых центров на территории Санкт-Петербурга, Северо-Западного и Центрального федеральных округов, а также металлобаза и пять производственных площадок. Широкий ассортимент продукции для профессиональных строителей включает более 15 тысяч наименований. Документооборот в компаниях сферы ритейла такого уровня отличается особой масштабностью документопотока, большим количеством процессов работы с документами, типов документации, вовлеченностью множества сотрудников. С ростом сети «СТД «Петрович» и увеличением потока документов, появилась необходимость автоматизации документооборота для повышения эффективности работы сотрудников, задействованных в этом процессе. До начала проекта часть процессов документооборота ООО «СТД «Петрович» выполнялась в разных программах, а часть – не была автоматизирована полноценно, поэтому необходимо было решение, обеспечивающее удобную и эффективную работу с документами. К сотрудничеству был приглашен подрядчик – российская компания «Диджитал Дизайн», которая предложила решение задач заказчика путем внедрения СЭД на базе платформы Docsvision 5. В ходе внедрения СЭД было реализовано: 1. Полностью автоматизирован процесс согласования договоров, вариантов которых в «СТД «Петрович» – свыше 30 видов, каждый из них согласовывается по своему определенному маршруту. 2. Осуществлена максимально плотная интеграция нормативно-справочной информацией, договорами и их статусами с уже используемыми учетными системами на базе 1С8. 3. Автоматизирован процесс проверки и подписания первичной документации. 4. Обеспечена автоматизация блока заявок к специалистам ИТ-службы, юридического департамента, отделов маркетинга и мерчендайзинга, а также службе эксплуатации. Результаты проекта: 1. Ряд важнейших процессов документооборота был организован в едином прозрачном и удобном в использовании информационном пространстве. 2. Автоматизация согласования договоров позволила четко контролировать каждый этап процесса, сократить время прохождения документов и влияние человеческого фактора. 3. Интеграция интеграция нормативно-справочной информацией, договорами и их статусами с уже используемыми учетными системами на базе 1С8 существенно упростила и ускорила документооборот в части кадровой работы и взаимодействия с контрагентами. 4. Автоматизация процесса работы с первичной документацией обеспечила быстрое и комфортное взаимодействие головной организации и строительно-торговых центров в рамках обмена этими документами и их согласования. 5. Автоматизация блока заявок к специалистам различных департаментов, позволила сделать этот процесс четко организованным, логичным и контроллируемым для всех его участников.
География проекта: СЭД используется во всех подразделениях ООО «СТД «Петрович», находящихся на территории Санкт-Петербурга, Северо-Западного и Центрального федеральных округов.