Автоматизированный портал самообслуживания работников Высшей школы экономики "ВЫШКА-bpm"

Заказчик:: Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики»
Поставщик: Собственное внедрение при поддержке российского представительства K2.
Год завершения проекта: 2016
Сроки выполнения проекта: Январь, 2016 — Октябрь, 2016
Масштаб проекта: 8000 человеко-часов
8200 автоматизированных рабочих мест
Цели: 1. Значительное повышение качества оперативного управления административными службами за счет переориентации работы руководителей с диспетчеризации процессов на их контроль, анализ и оптимизацию.
2. Сокращение затрат времени получателей сервисов и трудоемкости реализации сервисов административными службами за счет фиксации алгоритмов бизнес-процессов и закрепления исполнителей и их ответственности в системе.
3. Обеспечение возможности реализации постоянных улучшений бизнес-процессов за счет их прозрачности для всех работников и возможности оценить каждое обращение за получением услуги.
4. Сокращение требований к квалификации работников среднего звена за счет автоматизации процессов управления оперативными функциями.

Уникальность проекта

Уникальность проекта обусловлена не только использованием новой для РФ промышленной bpm-платформы международного уровня, позволившей успешно развивать процессы университета и сформировать собственную независимую команду автоматизации, но и созданием фактически управляющей системы для административных служб, позволяющей наладить эффективное взаимодействие многих тысяч работников Университета.

Использованное ПО: Портал самообслуживания получил название "ВЫШКА-bpm".
В качестве платформы для Портала самообслуживания была выбрана BPM-система K2 BlackPearl и СУБД MS SQL.
В ходе проекта внедрения была проведена интеграция с Active Directory, а также со всеми основными корпоративными системами НИУ ВШЭ.
Описание проекта: Высшая школа экономики — исследовательский университет, осуществляющий свою миссию через научно-образовательную, проектную, экспертно-аналитическую и социокультурную деятельности на основе международных научных и организационных стандартов. Мы осознаем себя частью мирового академического сообщества, считаем международное партнерство, вовлеченность в глобальное университетское взаимодействие ключевыми элементами нашего движения вперед. Будучи российским университетом, мы работаем на благо России и ее граждан. В университете несколько сотен работников административных служб - финансовые, юридические, кадровые, хозяйственные, ИТ-службы. Каждая служба имеет множество функций, среди которых можно выделить сервисы, оказываемые большому коллективу абитуриентов, студентов, аспирантов, преподавателей, а также сотрудникам административных служб. Многие сервисы оказываются последовательно работниками нескольких служб. Из-за большого количества получателей услуг (более 90000 человек), а также работников, участвующих в их предоставлении (до 1000 человек), организация процессов оказания услуг приобретает огромное значение для университета. Во многом реализованный проект является не столько ИТ-проектом, сколько организационным проектом, призванным повысить прозрачность и эффективность административных процессов университета. Укрупненно этапы автоматизации каждого из административных подразделений можно представить следующими шагами: 1. Выделение из всего функционала подразделения сервисных функций. 2. Анализ и оптимизация (фактически, реинжиниринг) бизнес-процессов, их фиксация в схемах и регламентах. 3. Разработка функционала сервисных процессов в ИТ-системе. 4. Внедрение функционала в университете (включая массовые рассылки, приказы о вводе ПО в эксплуатацию, автоответы с почтовых ящиков, рекламные объявления при приеме на работу и на досках объявлений, отключение старых способов получения услуги, организация поддержки пользователей по новому функционалу). Во внедрении "ВЫШКИ-bpm" за первые 9 месяцев проекта участвовали процессы Дирекции информационных технологий, Управления делами, Административно-хозяйственных служб, Правового управления, Управления бухгалтерского учета, Управления персоналом и других служб. Всего реализовано более 20 массовых сервисов (например, подключение к информационным системам и общим папкам, сообщение об ошибках в системах, консультации пользователей, аренда оборудования и его выдача в постоянное использование, заявки на ремонты, получение справок и выписок, предоставление сведений о полномочиях и структуре и т.д.). Всего за несколько месяцев работы системы более 3500 пользователей самостоятельно создали более 7500 заявок (от 100 до 160 заявок в день), информационными сервисами "ВЫШКИ-bpm" воспользовались более 190000 раз (до 3600 раз за сутки). По состоянию на октябрь 2016 года в активной фазе находятся еще более 20 проектов по автоматизации сервисов университета, что в значительной степени должно будет сблизить получателей сервисов и административные службы.
География проекта: Проект охватывает всю географию НИУ ВШЭ - 4 кампуса (Москва, Санкт-Петербург, Нижний Новгород, Пермь), 69 адресов местонахождения, 5024 помещений.
Дополнительные презентации:: Шевцов АЮ Проект ВЫШКА-bpm.pdf