Автоматизированная система взаиморасчетов

Заказчик:: TENNANT Russia
Руководитель проекта со стороны заказчика: Алексей Никифоров

IT директор
Поставщик: отдел ИТ Tennant
Год завершения проекта: 2015
Сроки выполнения проекта: Январь, 2014 — Сентябрь, 2015
Масштаб проекта: 640 человеко-часов
20 автоматизированных рабочих мест
Цели: 1.Существенно сократить задолженность клиентов перед компанией, улучшить контроль за оплатами.
2. Повысить лояльность имеющихся клиентов и получить новых, предложив то, что другие не могут (в данной сфере).
3. Предложить клиентам любые, удобные им, схемы оплаты. Дать клиентам удобный инструмент контроля задолженностей.
4. Возложить весь контроль за взаиморасчетами на ИС.
5. Вписать систему автоматической генерации счетов, рассылок, отчетов в текущий документооборот.
6.Решить задачу, не увеличивая штат администраторов, а, напротив, уменьшить нагрузку на имеющийся административный персонал.

Уникальность проекта

1. В сфере клинингового оборудования, погрузочно-разгрузочной техники, услуг, подобного уровня систем не обнаружено.
2. В очередной раз удалось доказать, что малому и среднему бизнесу по средствам замахнуться на серьезные задачи уровня "старших братьев" (крупные телекоммуникационные компании, ИТ компании, крупнейшие интернет магазины).
3. Удалось привлечь новых клиентов, предложить новые схемы и направления (аренда), существенно сократить задолженность клиентов перед компанией, повысить "платежную дисциплину". При этом не потребовалось увеличивать штат администраторов, а, напротив, штат административного персонала сократился и большая часть работы возложена на систему.

Использованное ПО: 1.    1С Предприятие 7.7
2.    Технологии OLE.
3.    Microsoft CDO.
4.    Microsoft Office.
5.    PDF конвертер Microsoft.
6.    Почтовый сервер Kerio Connect.
7.    Microsoft Terminal Services.
Описание проекта: Задача в двух словах: Поставщик товаров / услуг хочет иметь возможность предложить своим покупателям любые условия оплаты и при этом возложить все функции за контролем взаиморасчетов любой сложности на систему. Разумеется, нужна полная интеграция с существующим документооборотом и отчетами и никакого двойного ввода данных. Система должна не только заниматься выставлением счетов, контролем взаиморасчетов, но и иметь настраиваемые триггеры, например, по заданному графику проверять просроченную задолженность по отмеченным клиентам и информировать клиентов и менеджеров поставщика об этих задолженностях в автоматическом режиме. Запросы бизнеса. Руководство компании считает, что многие тендеры можно выиграть, если предлагать клиентам гибкие условия оплаты. Однако, стандартные программы, вроде «1С: Бухгалтерия Предприятия» не обладают подобным функционалом. В подобных программах существует незыблемый принцип: • мы что-то отгрузили клиенту, это увеличивает долг клиента перед нами • клиент оплатил нам, это уменьшает долг клиента перед нами На этих принципах отчасти построен бухгалтерский учет и налогообложение. А бизнесу требуется следующее: АСР или выставление счетов. 1. Предоставить клиенту гибкие условия оплаты по конкретной сделке. Например, клиент покупает у нас оборудование на 1млн рублей и в контракте закрепляется следующий график платежей: - 100 000 рублей не позднее 01.06.2015 - 200 000 рублей не позднее 01.07.2015 - 200 000 рублей не позднее 01.08.2015 - 500 000 рублей не позднее 01.09.2015 Когда подходит срок очередного платежа, система должна автоматически генерировать счета. 2. Предоставить клиенту фиксированную отсрочку платежа (рамочный контракт), а именно, в контракте закрепляется следующее правило: - после каждой отгрузки клиенту товаров (оказанию услуг) клиенту дается фиксированное число дней (например, 30) в течение которых клиент обязуется оплатить возникшую задолженность. До истечения срока платежа (например, 30 дней после отгрузки) клиент не должен считаться должником. 3. Обеспечить документооборот по цикличным операциям (в данном случае, аренда). С клиентом заключается договор о предоставлении в аренду некоторого оборудования. Время от времени, клиент изменяет перечень арендного парка (берет в аренду новое оборудование, отдает уже ненужное, меняются условия аренды, заканчиваются сроки аренды по некоторым единицам техники и т.п.). Счета за аренду (акты и счета-фактуры) генерируются автоматически и выставляются ежемесячно. Счета (акты, счета-фактуры) должны содержать в себе информацию из всех текущих арендных контрактов. Контроль взаиморасчетов 1. Руководство компании, а также ответственные менеджеры должны получать отчет по взаиморасчетам не на основании данных бухгалтерского учета, а на основании условий оплаты, описанных в контрактах. С одной стороны, клиент не должен висеть в неплательщиках до тех пор, пока не истек срок оплаты по контракту. С другой стороны, руководству, разумеется, также интересно владеть информацией по планируемому поступлению денежных средств, при условии, что клиенты будут оплачивать счета в срок. Например, руководство должно получать ответ на вопрос: «Сколько денег мы получим в следующем квартале по всем уже заключенным контрактам?». 2. Если говорить об аренде (в начале месяца выставляем счет, в конце месяца представляем закрывающие документы), то здесь важно не забыть в конце месяца оформить закрывающие документы по каждому счету. Удобство работы и мощный функционал. 1. Практически любую задачу можно решить средствами электронных таблиц (например, с использованием средств Open Office), но огромное количество реестров – это не только трудоёмко, но и не эффективно. Автоматизация должна быть проведена с помощью общей базы данных и модуль должен быть интегрирован в существующую систему документооборота и отчетности. 2. В Идеале система после внесения условий оплаты по контракту должна всё делать сама: - После выставления счета зафиксировать задолженность клиента на определенную дату и с определенной суммой (когда применимо) - После оказания клиенту услуг / отгрузки товаров зафиксировать задолженность клиента на определенную дату и с определенной суммой (когда применимо) - Когда подходит срок очередного частичного платежа, автоматически генерировать и отправлять счет на частичную оплату по электронной почте клиенту и ответственному менеджеру (администратору) - Когда подходит срок выставления арендных счетов, автоматически генерировать и рассылать счета с учетом все действующий контрактов - С настраиваемым интервалом времени проводить оповещение клиентов и менеджеров о возникновении просроченной задолженности с полной детализацией: контракт, счет, дата оплаты, сумма оплаты по контракту, текущий долг, ответственный менеджер и т.п. К письмам-оповещениям прикладывать копии (сканы) счетов, чтобы клиент мог сразу произвести оплаты, если до сих пор оплата не была произведена из-за утери счета - При поступлении оплаты от клиентов и разнесении банковской выписки система должна автоматически делать не только проводки по бухгалтерскому учету и движения по регистрам, но и автоматически зачитывать платежи в данном модуле взаиморасчетов. 3. Полная гибкость в предоставлении условий оплаты o указание графика платежей o фиксированное число дней отсрочки после каждой отгрузки (каждого оказания услуг) o оплата на основании ежемесячных счетов с расчетом ставки и количества отработанных дней в отчетном месяце (аренда)
География проекта: Северо-Западный Федеральный Округ, Центральный Федеральный Округ, Уральский Федеральный Округ, Сибирский Федеральный Округ
Дополнительные презентации:: Автоматизация взаиморасчетов.pdf