Юридически значимый кадровый электронный документооборот с использованием облачной усиленной квалифицированной электронной подписи

Заказчик:

KPMG

Поставщик

KPMG, КриптоПро

Год завершения проекта

2020

Сроки выполнения проекта

Январь, 2019 - Октябрь, 2020

Масштаб проекта

20000 человеко-часов
3800 автоматизированных рабочих мест

Цели

Переход на полностью безбумажный кадровый электронный документооборот:

Ведение Кадрового Делопроизводства в удаленном режиме
Экономия денежных средств
Стандартизация и ведение кадровой информации в специализированных базах данных
Защита от утери документов
Контроль за процессом подписания документов
100% подлинность документов
Высокая скорость обмена документами
Повышение сохранности персональных данных
Обеспечение доступа к архиву документов 24/7
Оперативное предоставление документов контролирующим органам
Сохранение природных ресурсов

Уникальность проекта

Отказ от бумажных носителей ряда кадровых документов (в том числе Дополнительных Соглашений к Трудовому Договору) за счет использования облачной УКЭП (Формат подписи CAdES-X Long Type 1).

Управление организационными изменениями и мероприятиями по их внедрению в соответствии с моделью ADKAR.

Использование продуктового подхода в пользовательских тестированиях (A/B тесты для разработки интуитивно понятного и удобного интерфейса), создание Customer Journey Map для процесса выпуска сертификата УКЭП (Москва + регионы) для высокой конверсии и эффективности.

Гибридная модель управления проектом с применением гибких методологий (Kanban) и классических методик (с фиксацией сроков по фазам и жестким дедлайном для запуска системы в промышленную эксплуатацию). Ориентация при управлении проектом на создание максимального business value.

Интерфейс личного кабинета сотрудника с визуализацией действий и элементами геймификации на базе функционала системы 1С и собственной кастомной web-разработки.

Доступ сотрудников к личному кабинету через web-клиент с возможностью работать через любой браузер. Также пользователи имеют возможность работать в системе через мобильную версию с адаптивным интерфейсом под платформы IOS/Android, находясь вне своего основного рабочего места.

Использованное ПО

В качестве основы для внедрения были выбраны конфигурации «1С:Документооборот» и «1С:Зарплата и управление персоналом»
Платформа 1С:Предприятие 8.3
КриптоПро CSP, КриптоПро DSS, КриптоПро HSM – ПО и оборудование провайдера

Сложность реализации

Сжатые сроки реализации. Реализация проекта от выбора Удостоверяющего Центра до перевода системы в опытно-промышленную эксплуатацию (этап 3) составила 6 месяцев.

Модель взаимодействия с УЦ (Распределенная с оператором уполномоченной организации):

Обучение и сертификация операторов УО в аккредитованном учебном центре
Разработка комплекта Организационной Распорядительной Документации

Разработка интеграций:

Между системами 1С (доработаны типовые правила обмена)
С сервисами КриптоПро через API
С внутренними системами KPMG (SSIS пакеты)

Высокий уровень требований информационной безопасности и их соблюдение: было проведено 3 проверки на уязвимость (Penetration test), на тестовом стенде KPMG, на продуктовом стенде KPMG и на продуктовом стенде КриптоПро.

Массовая кампания по выпуску УКЭП:

Коммуникационная кампания сотрудникам (онлайн конференции, видео ролики)
Актуализация Персональных Данных сотрудников для выпуска сертификатов УКЭП

Описание проекта

Документы, полностью переведенные в электронный вид:

Дополнительное соглашение об изменении условий Трудового договора
Согласие на обработку ПДн
Журнал учета подписания Согласий на обработку ПДн
Лист ознакомления с ЛНА
Должностная инструкция
Уведомления
Интерактивный расчетный лист (с предоставлением расчета среднего заработка и страховых взносов, а также с функцией «Задать вопрос» с автоматической маршрутизацией
Справки: заявка, журнал учета выдачи, бумажный и электронный формат с автоматическим формированием всех видов справок в учетной системе)
Внеплановый и плановый перевыпуск УКЭП на новый срок: заявление на создание квалифицированного ключа проверки ЭП, копия сертификата ключа проверки ЭП
Заявление об изменении ПДн (с автоматическим занесением новых данных в учетных системах компании)

Текущие результаты использования системы:

Сформировано 9955 справок для сотрудников
Обработано 240 электронных листков временной нетрудоспособности
Решено 486 запросов по электронному расчетному листу
Выпущено 2907 УКЭП для сотрудников

Этап 1:

Запуск личного кабинета сотрудника для заказа 14 видов справок
Автоматическое формирование типовых справок
Отказ от ручной маршрутизации запросов

Этап 2:

Автоматизация процесса приема и обработки электронных листков временной нетрудоспособности

Этап 3:

Ввод в действие ЛНА по использованию УКЭП
Выпуск УКЭП для сотрудников
Массовое оперативное подписание кадровых документов об изменении условий труда в электронном виде

Этап 4:

Переход на электронные трудовые книжки
Реализация электронного процесса уведомления и принятия решения о выборе способа ведения трудовой книжки в ЛК работника
Реализация интерактивного расчетного листа

Этап 5:

Реализация электронного процесса перевыпуска сертификатов УКЭП для сотрудников
Реализация электронного процесса изменения ПДн сотрудников

География проекта

В настоящий момент автоматизированы подразделения во всех 10 филиалах КПМГ в России: Москва, Санкт-Петербург, Нижний Новгород, Новосибирск, Воронеж, Екатеринбург, Казань, Красноярск, Пермь, Ростов-на-Дону.

Внедрение и обучение работников компании происходило в офисе в Москве и в региональных офисах через систему видеоконференцсвязи.