Внедрение ECM-решения DirectumRX в ЗАО «Грузовой терминал Пулково»

Заказчик:: ОАО «Грузовой терминал Пулково»
Руководитель проекта со стороны заказчика: Игорь Рогозин

Руководитель отдела ИТ
Поставщик: DIRECTUM
Год завершения проекта: 2015
Сроки выполнения проекта: Декабрь, 2014 — Апрель, 2015
Масштаб проекта: 2200 человеко-часов
50 автоматизированных рабочих мест
Цели: Ключевая цель проекта – оптимизировать процессы канцелярии и договорной работы компании. Необходимо было автоматизировать делопроизводство и управление договорами, причем сделать это так, чтобы сотрудники могли приступить к работе как можно скорее, не дожидаясь полного завершения внедрения. Критически важна была и круглосуточная доступность системы, а также возможность ее обслуживания и администрирования со стороны вендора.

Уникальность проекта

Главной особенностью проекта стал отказ от проектных решений, больших технических заданий. Работы включали подготовку и согласование общей концепции, демонстрацию функциональности заинтересованным лицам, фиксацию и закрытие только ключевых потребностей с учетом сроков и бюджета. На протяжении всего проекта был доступен тестовый стенд.
При внедрении применялся итерационный подход: пользователи работали в системе, постепенно осваивая новые возможности, а команда внедрения получала оперативный отклик и ориентировалась на главные потребности заказчика. Поэтапно производился запуск:
- регистрации документов, импорт данных из 1С;
- работы с организационно-распорядительной документацией;
- работы с договорами.
По ключевым потребностям была проведена быстрая адаптация решения: для договоров настроена автоматическая пролонгация, введена кодификация подразделений для настройки журналов регистрации в разрезе разных отделов, руководителю обеспечена возможность рассмотрения и подписания документов только на бумаге.

Использованное ПО: ECM-решение DirectumRX. Применение итерационного подхода к внедрению.
Описание проекта: ЗАО «Грузовой терминал Пулково» – крупнейший авиационный терминал на Северо-Западе России, предлагающий полный спектр услуг на рынке грузоперевозок: от наземной обработки груза до таможенного оформления. Специфика работы компании подразумевает ежедневную обработку и оформление большого количества таможенной и грузосопроводительной документации. Для оптимизации внутренних процессов руководство терминала приняло решение о внедрении ECM-системы. Среди требований, предъявленных к ней, были: - автоматизация процессов делопроизводства и управления договорами; - быстрый старт работы; - доступность системы в режиме 24/7; - современный, удобный, понятный интерфейс; - обслуживание и администрирование системы силами вендора. Проект внедрения DirectumRX стартовал в декабре 2014 года, а уже 20 января 2015 года в системе начали работать первые пользователи. Быстрый старт обусловлен легкостью развертывания: решение поставляется по модели SaaS (ПО как услуга). Сегодня в DirectumRX работают 50 сотрудников компании: пользователи регистрируют входящую, исходящую корреспонденцию, внутренние организационно-распорядительные документы, создают проекты договоров на основе настроенных шаблонов. Согласование документов происходит автоматизированно в рамках регламентированных маршрутов. На протяжении всего проекта вендором оказывалась методическая поддержка, давались рекомендации по закрытию неключевых потребностей текущей функциональностью. Впоследствии мы производили настройку системы своими силами при консультировании со стороны DIRECTUM.
География проекта: Офис компании ЗАО «Грузовой терминал Пулково» в Санкт-Петербурге. С решением работает не только руководство компании и руководители профильных отделов, но и рядовые сотрудники, отвечающие за делопроизводство, договорную работу, специалисты отдела закупок. Поскольку при внедрении применялся итерационный подход, пользователи решения активно привлекались к проекту – осваивали систему, давали отклик о ее работе.