Автоматизация процессов формирования контрактов в подсистеме управления закупками ГИС «Электронный бюджет Волгоградской области»

Сегодня в Волгоградской области функционирует государственная информационная система (ГИС) «Электронный бюджет Волгоградской области». Процессы управления закупочной деятельностью в регионе централизованы и автоматизированы на базе решения Компании БФТ «АЦК-Госзаказ».

Для оптимизации деятельности государственных заказчиков внедрен программный модуль – конструктор контрактов (договоров), который позволил расширить функциональные возможности подсистемы управления закупками и автоматизировать подготовку документов.

В РАМКАХ ПРОЕКТА ВНЕДРЕНИЯ:

• разработаны многовариантные формы контрактов на основании типовых контрактов (договоров) и типовых условий контрактов. В том числе формы контрактов, рекомендованные на федеральном уровне, на основе типовых форм, размещенных на сайте ЕИС;

• создана библиотека для ведения реестра форм;

• настроен конструктор для формирования проектов контрактов с использованием библиотеки многовариантных форм документов и инструментов интерфейса конструктора.

КАКИЕ ВОЗМОЖНОСТИ ПОЯВИЛИСЬ

С помощью конструктора контрактов (договоров) в Волгоградской области автоматизирована подготовка документов для закупочных процедур в соответствии с законодательством РФ и нормативно-правовыми актами Волгоградской области. Можно автоматически сформировать и заполнить информацией:

• обращение на осуществление закупки,

• информационную карту заказчика,

• техническое задание,

• спецификацию,

• проект контракта.

Функциональные возможности конструктора позволяют в автоматическом режиме:

• Готовить формы проектов контрактов. Формы можно редактировать, копировать и заменять. Есть возможность запретить редактирование определенных форм документов или полей формы в соответствии с настроенными правами пользователей. Можно создавать новые формы для формирования проектов контрактов и сохранять их в реестре типовых многовариантных форм.

• Формировать проекты контрактов на основе данных из электронных документов (ЭД) подсистемы управления закупками: ЭД «Заявка на закупку», ЭД «Контракт», ЭД «Договор». Из перечня типовых многовариантных форм документов выбирается форма в соответствии с типом контракта. Далее структурированная форма автоматически заполняется информацией. Для этого достаточно отвечать на вопросы конструктора и выбирать соответствующие конкретному контракту условия и блоки. При формировании текста можно использовать формулы для автоматических вычислений, нумерацию, вставку таблиц, перекрестные ссылки внутри документа и другие функции редактирования документов. В режиме онлайн предпросмотра можно посмотреть, как проект контракта будет выглядеть в итоге.

• Формировать файл с печатной формой проекта контракта. Сформированные документы можно сохранить в формате pdf и/или docx c автоматическим сохранением как вложенный файл в составе соответствующих электронных документов в подсистеме управления закупками.

• Вести библиотеку типовых многовариантных форм документов и актуализировать формы в соответствии с изменяющимся законодательством.

• Сформировать готовый к подписанию государственный контракт на основании протокола подведения итогов закупки.

• Контролировать соблюдение условий контракта с момента подписания до реализации обязательств поставщиком.

ЧЕМ УДОБЕН КОНСТРУКТОР

Конструктор контрактов (договоров) автоматически:

• формирует содержание документа в зависимости от ответов на вопросы,

• загружает информацию из реестров, баз данных и IT-систем,

• меняет окончания, правильно расставляет ссылки на статьи, формирует приложения к документу.

ПОЛУЧАЕМЫЙ РЕЗУЛЬТАТ

Благодаря автоматизации процессов подготовки и формирования документов в Волгоградской области оптимизирована деятельность государственных заказчиков:

• Исключен двойной ввод информации и ошибки в документах как на стадии старта процесса закупки, так и по итогу (за счет автоматизации использования типовых форм контрактов (условий контрактов),

• Сокращены временные и трудовые затраты на формирование проектов контрактов (договоров) и на согласование (проверку) проектов контрактов Уполномоченным органом

• Обеспечено однообразное применение утвержденных форм документов,

• Обеспечен контроль соблюдения условий контракта поставщиком товаров, работ, услуг.

Реализация проекта позволит на 95 % сократить ошибки в документах, на 50 % сократить время подготовки документов и на 25 % снизить трудозатраты сотрудников.