Оптимизация и автоматизация документооборота в строительной компании

Заказчик:

ООО "Велесстрой"

Руководитель проекта со стороны заказчика

Артур Антипин

Менеджер внутренних проектов

Поставщик

АКСИОМА-СОФТ

Год завершения проекта

2019

Сроки выполнения проекта

Январь, 2019 - Октябрь, 2019

Масштаб проекта

75 автоматизированных рабочих мест

Цели

Модернизация документооборота в компании ТОО "Велесстрой" была вызвана необходимостью повысить исполнительную дисциплину, упростить работу с документами, их поиск и хранение, уменьшить количество критических ошибок в управлении документами, произвести настройку бизнес-процессов сложной системы акцептации договорной деятельности и согласования операционной деятельности.

Перед проектом были поставлены следующие цели:

сократить физический документооборот;
закрыть требования по выработке ролей и процессов (маршрутов) создания договоров и спецификаций с дальнейшим подписанием созданных объектов;
выработать маршрут создания и согласования заведения и проверки СБ новых контрагентов;
настроить согласование обеспечения производственного процесса строительными материалами, настроить связи соответствующих закупок со статьями БДР;
настроить сложный путь согласования расходования денежных средств.

Уникальность проекта

При выборе системы электронного документооборота был учтен многолетний успешный опыт использования программных продуктов на базе "1С:Предприятие 8". Компанией было принято решение о построении корпоративной системы документооборота на базе продукта "1С:Документооборот для Казахстана".

Дополнительными критериями в пользу выбора данного программного продукта стали:

методическая поддержка программного продукта, уже зарекомендовавшая себя на ИТ-рынке;
оптимальная стоимость внедрения и сопровождения;
возможность использования имеющихся в Компании лицензий "1С:Предприятия 8";
существующая IT-инфраструктура;
гибкость, масштабируемость, возможность доработки функций под специфику Компании.

Использованное ПО

1С:Документооборот

Сложность реализации

Спецификой работы и требований к системе автоматизации для данного предприятия является сложная система акцептации договорной деятельности и сложная система согласования операционной деятельности.

В ходе реализации проекта была произведена настройка интеграции с программным продуктом "1C:ERP Управление предприятием", в котором создаются документы и справочники, требующие обработки в конфигурации "1С:Документооборот":

Контрагенты;
Договоры;
Спецификации (соглашения);
Заказ материалов в производство;
Тендер (созданный объект);
Заказ поставщику.

Описание проекта

ООО "Велесстрой" — одна из крупнейших компаний в России, реализующая сложнейшие проекты нефтегазового комплекса, внешнего электроснабжения и гражданского строительства, EPC-контрактов и проектирования. Объекты ООО "Велесстрой" расположены по всей территории Российской Федерации. Общая численность компании более 25 тысяч человек.

ТОО "Велесстрой" – дочерняя компания ООО "Велесстрой", ведущая строительные проекты в качестве подрядчика в Республике Казахстан. Количество сотрудников ТОО "Велесстрой" – более 1500 человек. Штаб-квартира ТОО "Велесстрой" расположена в городе Атырау, Республика Казахстан.

Причиной выбора и внедрения программного продукта "1С:Документооборот для Казахстана" в ТОО "Велесстрой" была потребность компании в системе, учитывающей специфику работы строительной компании, упрощение процессов создания документов.

Внедрение системы автоматизации документооборота было вызвано рядом неблагоприятных факторов сложившихся к до старта проекта:

сложная система акцептации договорной и согласования операционной деятельностей;
необходимость реализации документооборота (согласование и подписание договоров, документов прочих объектов \ действий) в одной информационной среде;
необходимость рационализации процессов и процедур работы с документами, в т.ч. совершенствование контроля исполнения документов, передачи документов между сотрудниками, хранения бумажных и электронных документов.

Для внедрения программного продукта, получения методологической поддержки и консультационных услуг выбрана компания "Аксиома-Софт". ПОдрядчик имеет успешный опыт внедрения информационных систем, подкрепленный соответствующими сертификатами и статусами, включая "Центр компетенции 1С:Центр ERP" и "Центр компетенции по Документообороту (ЦКД)".

В ходе внедрения были осуществлены работы по настройке и внедрению типового/отраслевого программного обеспечения, включая:

перенос данных из предыдущих систем автоматизации;
сбор и анализ требований к автоматизированной системе;
техническую реализацию специфических особенностей бизнес-процессов в системе автоматизации;
интеграцию с другими системами на базе "1С:Предприятие".

Кроме того, было проведено обучение персонала работе с системой:

индивидуальное обучение в офисе заказчика;
обучение в группе в офисе заказчика.

Внедрение программного продукта "1С:Документооборот 8" позволило автоматизировать следующие бизнес-процессы:

ведение номенклатуры дел;
учет и хранение документов;
обработка входящей/исходящей документации;
обработка распорядительной документации;
создание, согласование и акцептация договоров / контрагентов;
создание процесса по согласованию 6 объектов системы.

Основные результаты данного проекта:

сокращено время согласования документов, сокращены избыточные действия в документных процессах и рутинная работа;
поскольку все процессы стали вестись в одной информационной среде, видна полная цепочка ответственных пользователей;
увеличена скорость выполнения типовых операций и распространения информации в компании. Все приказы и распоряжения доводятся до подразделений и сотрудников без задержек;
значительно ускорен поиск документов за счет их хранения в единой базе данных.

География проекта

Республика Казахстан