Анализ эффективности закупок с применением технологии Process Mining

Заказчик:

Трубная Металлургическая Компания

Руководитель проекта со стороны заказчика

Дмитрий Якоб

Директор по ИТ

Поставщик

SAP CIS (САП СНГ), Российский Центр технологий и инноваций (ЦТИ) PwC

Год завершения проекта

2019

Сроки выполнения проекта

Сентябрь, 2019 - Декабрь, 2019

Масштаб проекта

5000 человеко-часов

Цели

Руководством Трубной металлургической компании (ТМК) была поставлена задача увеличить эффективность бизнес-процессов закупок на предприятиях Российского дивизиона.

Собранная для этих целей проектная команда должна была проанализировать организацию бизнес-процессов закупок, которые влияют на финансово-экономические показатели компании, провести их оптимизацию и унификацию, а также создать единую типовую схему закупок для предприятий Российского дивизиона ТМК.

С целью более детального анализа процессов закупки, сбора требуемой аналитики для принятия решений по оптимизации процессов был осуществлен подбор наиболее удобного и функционального инструмента.

Уникальность проекта

Один из первых проектов подобного масштаба среди российских компаний

Использованное ПО

Платформа SAP Process Mining by Celonis

Сложность реализации

Проектная команда столкнулась со следующими сложностями:

обработка большого массива данных;
разрозненный и неунифицированный процесс закупки среди предприятий российского дивизиона ТМК.

Указанные аспекты вызывали затруднение при подготовке данных для анализа.

Описание проекта

Для решения существующих проблем была выбрана технология Process Mining, которая позволяет отобразить процесс из любой информационной системы. Проектная группа при помощи функционала Process Mining, основываясь на загруженных из ИС «цифровых шагов» сотрудников компании, смогла: · проследить соответствие действий, выполняемых в ИС, корпоративным политикам и стандартам; · выявить возникающие ошибки, расхождения в организации процессов закупки на разных заводах компании; · выполнить анализ ключевых показателей эффективности; · выработать рекомендации в части дальнейшей организации процессов закупки.

В рамках реализации проекта на основании данных из информационных систем при помощи SAP Process Mining by Celonis были достигнуты следующие результаты:

построен цифровой двойник существующего процесса закупок,
разработано 2 схемы целевого процесса закупок,
выявлено 21 наблюдение, демонстрирующее наличие областей для улучшения процесса,
предложено 29 мероприятий для повышения эффективности процесса закупок.

Реализованные интерактивные отчеты позволили оценить:

длительность цикла закупок;
загруженность пользователей в системе;
уровень автоматизации процесса.

Предварительная оценка эффекта от внедрения рекомендованных мероприятий:

высвобождение до 102 штатных единиц после автоматизации до 60% всех событий в SAP;
сокращение издержек на привлечение доп. средств (26млн. рублей) при стандартизации отсрочки платежа в рамках одного поставщика;
потенциал к перераспределению 73% штатных единиц в случае применения внутреннего бенчмаркинга;
вывод из зоны риска поставок на сумму 69 млн. рублей при реализации процедур контроля и разграничения обязанностей при отражении операций закупки в ИС;
планирование удовлетворения потребности за счет регламентирования и мониторинга своевременного ввода основных документов закупки в ИС. Потенциал для улучшения можно оценить в 9,2 млрд. руб.

В ходе использования решения Process Mining были выявлены потенциальные области оптимизации, автоматизации и роботизации. Также были оценены возможные риски бизнес-процессов и разработана целевая схема процесса закупок. Оценка смежных процессов показала возможные области применения технологии Process Mining в ТМК.

География проекта

Предприятия российского дивизиона группы ТМК, на которых внедрена система SAP ERP (суммарная численность - более 30 тыс. работников.):

Волжский трубный завод (г. Волжский, Волгоградская обл.),
Северский трубный завод (г. Полевской, Свердловская обл.),
Таганрогский металлургический завод (г. Таганрог, Ростовская обл.),
Синарский трубный завод (г. Каменск-Уральский, Свердловская обл.).

Дополнительные презентации: