Как S7 Group сократило время на обработку бухгалтерских документов в 2,5 раза

Заказчик:: ООО "С7 Консалт"
Поставщик: ABBYY
Год завершения проекта: 2020
Сроки выполнения проекта: Октябрь, 2019 - Октябрь, 2020
Масштаб проекта: 60 автоматизированных рабочих мест
Цели: В 2019 году S7 Airlines перевезла 17,9 млн пассажиров. Это крупнейший частный авиаперевозчик России.

Каждый день в бухгалтерию компании, находящуюся в Общем Центре Обслуживания (ОЦО) S7 Consult, поступают финансовые документы из всех российских представительств S7 Group и ряда зарубежных филиалов: счета-фактуры, УПД, товарные накладные, акты и отчеты агентов на русском и иностранных языках. Сотрудникам бухгалтерии приходилось вручную вносить документы в учетные системы. Что отнимало время от решения более важных задач – контроля и анализа расходов, оплаты счетов и подготовки управленческой отчетности.

С помощью интеллектуальных технологий ABBYY S7 Group автоматизировала обработку данных, что обеспечило быстрое заведение документов, своевременное получение важных финансовых данных и сокращение нагрузки на специалистов бухгалтерии.

Уникальность проекта

Оцифровка скан образов и их конвертация в форматы данных позволило прировнять бумажный документооборот (БДО) к электронному, со всеми сопутствующими метриками, в виде статусов жизненного цикла и процесса электронного согласования. Преобразование формата допускает автоматизацию заведения объектов в учетные системы, благодаря чему мы сократила срок обработки бумажных бухгалтерских документов в 2,5 раза.

Функционал разработки собственных шаблонов-масок для распознавания документов, на базе приобретённого решения, позволил охватить отраслевые формы, не требуя при этом дополнительных финансовых затрат. В сочетании с классической автоматизацией и роботизацией нами были оптимизированы процессы сверки данных, заполнения форм и создания объектов в системах. В цифрах более 2500 страниц ежемесячно.

Разработанное нами решение универсально и легко масштабируемо, что позволило нам с минимальными затратами применить цифровизацию на 23 компании Холдинга.

Использованное ПО

ПО - ABBYY FlexiCapture 12
Системы – «Интранет. Архив финансовых документов», 1С: Бухгалтерия, 1С: ERP, OeBS
Оборудование - Персональные компьютеры пользователей, МФУ

Сложность реализации

При реализации проекта мы столкнулись со сложностями административного и технического характера:

Новая технология требовала изменения регламента взаимодействия подразделений при приёме документации.
S7 Group использует несколько учетных систем, что значительно усложнило построение интеграций при реализации проекта технологам. Сотрудникам приходилось учитывать множество аспектов и особенностей программ, выстраивая форматы загрузки данных.
Отсутствие формализации вида документа в рамках одной категории отражалось на трудоёмкости разработки универсального шаблона для распознавания. К таким формам можно отнести «Акты выполненных работ» и «Акты по аэропортовому обслуживанию».
Низкое качество (менее 200dpi) скан образов отраслевых и первичных документов, предоставляемых представителями авиакомпании, влияло на прохождение данных сквозь платформу, время верификации и эффективность решения на местах. Был проведён ряд административных работ и технических настроек офисного оборудования на всех площадках. Что позволило добиться 100% уровня распознавания по ряду отраслевых форм.

Описание проекта

Сотрудники ОЦО S7 Consult загружают и верифицируют скан-образы документов на станциях ABBYY. Система автоматически определяет 14 типов первичных и отраслевых документов, извлекая из них свыше 100 необходимых атрибутов:

Счет-фактура
УПД
ТОРГ12
Акт сверки
Акт выполненных работ
Акт на выполненные работы по аэропортовому и наземному обслуживанию
Кадровые приказы
Направление на приобретение проездных документов
Справка о подтверждающих документах
Отчеты Агентов по взаиморасчетам через систему BSP (Billing & Settlement Plan)
Invoice и Credit Note с сайта IATA (International Air Transport Association)
Банковские выписки (Формы стран: Узбекистан, Беларусь)

Далее скан-образ документа и полученный файл формата XML отправляются в электронный архив. На его основании автоматически создается заполненная необходимыми атрибутами карточка документа с вложениями PDF и XML в «Интранет. Архив финансовых документов». После прохождения жизненного цикла согласования, данные интегрируются в учетную систему. Бухгалтер получает уведомление, проводит необходимые проверки, принимает документы к учету.

Часть документов отрабатываются программными роботами (RPA, Robotic Process Automation), которые самостоятельно сверяют данные и заполняют отчеты без участия человека.

В период с октября 2019 по октябрь 2020 было реализовано два этапа внедрения:

распознавание бумажных документов с использованием приобретенных шаблонов (счет-фактура, товарная накладная, УПД)
распознавание документов с использованием самостоятельно разработанных шаблонов

Следующим шагом для S7 Group будет оптимизация работы финансовых документов от нерезидентов на иностранных языках с помощью модуля ABBYY for Invoices.

География проекта

г. Москва, Московская область, г. Новосибирск, Новосибирская область

Дополнительные презентации:

Схема для блока описание проекта.png