Внедрение единой СЭД в компании ERG

Заказчик:

Eurasian Resources Group

Руководитель проекта со стороны заказчика

Шухрат Латыпаев

Директор по развитию бизнес-систем

Поставщик

WSS-Consulting

Год завершения проекта

2020

Сроки выполнения проекта

Апрель, 2018 - Сентябрь, 2020

Масштаб проекта

15000 автоматизированных рабочих мест

Цели

Обеспечение единого мультиязычного, масштабируемого и интегрируемого информационного пространства для всей Группы
Повышение уровня «управляемости» и прозрачности прохождения и согласования документов
Обеспечение современными инструментами групповой работы над документами
Ускорение цикла согласования документов
Реализация блока единой непротиворечивой аналитической отчётности по документообороту Евразийской Группы
Предоставление инструмента для Центра юридической экспертизы по договорам
Предоставление инструмента бухгалтерского центра обслуживания
Автоматизация коллегиальных органов
Внедрение безбумажного документооборота
Замена и централизация 6 слабо связанных устаревших СЭД на базе Lotus Notes

Уникальность проекта

Территориальная распределенность проекта – 66 предприятий по всему миру, 47 бизнес-процессов, более 15 000 пользователей

Единое решение, обеспечивающее комплексной автоматизацией юридического департамента, управляющего сектора, канцелярии и направления логистики.

Скорость настройки нового процесса в системе увеличена в 5 раз

25 вариантов настройки процессов согласования

Использованное ПО

Windows Server 2012 R2 Standard
SharePoint Foundation 2013
SQL Server 2014 Enterprise SP
WSS Docs
WSS Docs Storage
WSS Docs Config Transfer
WSS Docs Plus (мобильное приложение)

Сложность реализации

Из-за необходимости внедрения СЭД на всех предприятиях группы, требования от функциональных заказчиков каждого предприятия были разнообразными и даже противоречили друг другу. На этом этапе нам потребовалась взаимодействие проектных команд со стороны заказчика и исполнителя в части сбора и подробного анализа требований.

Описание проекта

В рамках проекта в общей сложности разработано 47 процессов, полностью автоматизирующих жизненные циклы создания, согласования, обработки, исполнения и хранения документов компании.

Автоматизирована работа с документами:

a. Переписка

b. Организационно-распорядительная документация

c. Внутренняя нормативная документация

d. Протоколы совещаний

e. Договорные документы

f. Юридические документы

g. Закупочные документы

h. Бухгалтерские документы

i. Автоматизация коллегиальных органов

Автоматизирована работа более 15000 пользователей на 66 предприятиях ERG. Система интегрирована с шестью сторонними системами. Внедрен модуль мультиязычности, ЭЦП, электронное хранилище WSS Docs Storage и мобильное приложение для iOS и Android.

География проекта

55 компаний в Казахстане
11 компаний вне Казахстана
15 000 пользователей