Цифровизация процессов КАО «Азот» на базе Directum

• оптимизировать финансовые и временные затраты по обработке входящих, исходящих и внутренних документов;
• перейти на цифровые процессы, повысить их прозрачность и управляемость;
• создать удобное электронное хранилище для документов по поставкам;
• создать удобный инструмент для управления техобслуживанием и ремонтными работами;
• внедрить интеллектуальные механизмы в обработку первичных документов учета движения ТМЦ.

Directum

Для внедрения интеллектуальных сервисов на предприятии важно, чтобы договорные документы и первичные учетные документы от контрагента находились в одной системе. Благодаря единому электронному архиву, организованному в Directum, удалось выстроить полный процесс обработки документа. На этапе приемки ТМЦ происходит автоматическая классификация документов. Сервисы распознают данные из него, классифицируют, извлекают их, а затем проверяют и сопоставляют с информацией из источника, используя для этого возможности нечёткого поиска.

Все важные факты, которые сервисы смогли извлечь из документа, заносятся в его карточку. Поля заполняются в зависимости от вида первичного документа. Человеку остаётся лишь проверить правильность занесения данных.

Опечатки и ошибки часто возникают в бумажных документах, которые содержат несколько десятков номенклатурных позиций. Интеллектуальные сервисы помогают их избежать. Автоматически оценивается соответствие фактов о контрагенте тем, что хранятся в ERP-системе (ИНН, адрес и т.д.). Сервисы проверяют, правильно ли заполнены даты, верно ли произведены расчёты сумм. Если представлен комплект документов, то сравниваются ключевые значения в них.

Для верификации документа бухгалтером требуется информация из разных систем. Благодаря настроенной интеграции сотрудник получает одну задачу со скан-образами первичных документов, ссылкой на накладную в ERP-системе, а в тексте отображается информация об автоматически определенной ТХО и проверках, выполненных интеллектуальными сервисами.

Произведена интеграция с тремя системами источниками «Галактика ERP» – по первичным документам и связям между ними, ВЭД «Декларант» – по декларациям на товары, ЭТРАН – по железнодорожным квитанциям.

Процессы переносились в систему поэтапно. В 2013 году перевели в электронный вид работу с корреспонденцией и согласование договорных документов, организовали работу с поручениями руководителей. Для контроля исполнения разработали специальный отчёт, который строится автоматически в самой системе. Работы выполнили специалисты ООО «Финансовые технологии» – партнёра компании Directum.

В 2015 году цифровизовано управление совещаниями и HR-процессами. В системе ведется организация встреч и заседаний и согласование протоколов совещаний. Все поручения сразу же отправляются в работу ответственным, а руководители легко контролируют их исполнение. Переведена в электронный вид картотека кандидатов, управление вакансиями и требованиями к ним. Когда на предприятии появляется свободная должность, Directum автоматически подбирает и предлагает претендентов из базы кандидатов. Руководители рассматривают их, назначают собеседования, согласовывают трудоустройство – все процессы проходят по маршрутам, заранее настроенным в системе.

В 2016 году в системе создана единая база рационализаторских предложений, настроены процессы их согласования и рассмотрения. В электронном виде также утверждаются встречи технического совета, на которых руководители обсуждают идеи сотрудников.

2017 год цифровизировали процесс согласования финансовых обязательств перед поставщиками с помощью типовых маршрутов, благодаря которым при подписании документов всегда соблюдается регламент. Также настроили интеграцию с «Галактикой ERP». Теперь все согласования платежей проходят быстро и без переключений между системами – в едином информационном пространстве. Процесс стал прозрачнее, отслеживать ситуацию по отправленной заявке на оплату можно на всех этапах – от её создания до перечисления средств контрагенту.

В 2018 году организован электронный архив документов по направлению «Сбыт». Настроена интеграция системы Directum с тремя системами-источниками: «Галактика ERP» – по первичным документам и связям между ними, ВЭД «Декларант» – по декларациям на товары, ЭТРАН – по железнодорожным квитанциям. Теперь все УПД, счета-фактуры, ж/д доверенности, М-15 и другие документы по поставкам можно найти в одном месте. У каждого бумажного оригинала в едином архиве появился скан-образ, к каждому организован быстрый доступ из учётной системы.

В 2019 году в сиcтеме выстроен процесс управления техническим обслуживанием оборудования и ремонтными работами. Благодаря специализированному решению:

· ускорили согласование работ по ремонту и техобслуживанию – с 80 до 24-40 часов;

· сократили трудозатраты – экономия времени на операцию/процесс составила 40 ч. в месяц;

· снизили канцелярские расходы – на 10-15 % в месяц;

· заложили основу для разработки KPI-показателей по ремонтам.

В октябре 2019 года завершился пилотный проект по применению интеллектуальных сервисов для обработки документов и создания цифровой бухгалтерии. Корректность классификации входящих документов составила 95 % а полнота заполнения реквизитов – 92. Определение типовой хозяйственной операции прошло верно в 90 %.

Кемерово